10 Anzeichen auf ein Enterprise Content Management umzustellen

Die meisten Unternehmen wissen bereits, dass sie eines Tages ein Enterprise-CMS benötigen.

Die Marketing-Strategie ist festgelegt, alle Werkzeuge für gute Resultate sind vorhanden und die Übersetzungen für mehrere Sprachen sind im Gange. Jetzt fragen Sie sich, wie Sie alle Systeme so miteinander integrieren können, dass kanalübergreifend ein einheitliches Gesamtbild für Marke und Botschaften entsteht.

Vielleicht sind auch grundsätzlich schon alle Funktionen vorhanden, welche die Marketingabteilung für ihre Arbeit benötigt. Aber Angebotsänderungen, Gutscheine, Kampagnen oder den Markenauftritt weltweit zu koordinieren wird immer schwieriger.

Sie fragen sich, welche Lösungen skalierbar und flexibel sind. Die meisten Unternehmen wissen bereits, dass sie eines Tages ein Enterprise-CMS benötigen. Die Frage ist nur, wann es Zeit für diesen Schritt ist. Hier sind 10 Zeichen dafür, dass es soweit ist.

  1. Zu viele Systeme und nicht genug Zusammenspiel

 Am Anfang werden Unternehmens-Webseiten mit einem ersten CMS angelegt. Im Laufe der Zeit kommen aber weitere Systeme wie CRM oder PIM sowie vielleicht neue Produktversionen des CMS hinzu. Das passiert z.B. wenn, neue Sites lanciert werden, die alten Sites aber nicht auf die neue Version migriert werden. Es wird immer schwerer, dieses Sammelsurium zu pflegen. Hinzu kommen noch verschiedene, länderspezifische Seiten in verschiedenen Sprachen. Sie brauchen folglich Multi-Channel kompatible Sites, die leicht an verschiedene Drittsystem angebunden werden können. Ihr CMS muss genau diese Punkte abdecken, idealerweise von einer Plattform aus, individuell anpassbar auf Inhalte und lokale Märkte. Ein Enterprise-CMS bietet Integrationsmöglichkeiten aber auch  Headless Zugriff auf das CMS, um Inhalte von verschiedenen Quellen zu beziehen und gleichzeitig auf verschiedenen Kanälen zu publizieren.

  1. Es fehlt die Möglichkeit zur Personalisierung

Ihre Seite und die Inhalte sind ansprechend und Sie kennen Ihre Zielgruppe. Jetzt müssen die Inhalte aber noch so personalisiert werden, dass die Zielgruppe gerne auf Ihrer Site verweilt und auch etwas kauft. Persönliche Profile werden von verschiedenen Analyse-Systemen bezogen. Danach ist es aber wichtig, Personas erstellen zu können und diesen dann Inhalte häppchenweise, nach Segment, zu servieren.

Und um das beste aus Personalisierung herauszuholen, denken Sie immer daran zu testen, ob und wie erfolgreich alles funktioniert – mit A/B Testing oder Analytics. Dafür zu sorgen, dass die gesamte Palette an Werkzeugen miteinander funktioniert, ist die Aufgabe eines Enterprise CMS.

  1. Die Kunden-Experience ist nicht einheitlich

Eine Musikseite, die ich nutze, bietet Online-Klavierunterricht an. Nachdem der erste Kurs erfolgreich produziert wurde, haben die Betreiber einfach neue Kurse auf neuen Seiten angeboten, um jeweils ein anderes Zielpublikum anzusprechen. Natürlich wurden neue Ideen, Designelemente oder Dienste nur auf der jeweils neuesten Plattform lanciert, denn die alten Kurse funktionieren ja. Mit dem wachsenden Geschäft (i.e. der steigenden Anzahl von Kanälen) begann die Kunden-Erfahrung zu leiden. Die Unabhängigkeit der Seiten wird zum Problem, sobald der Kunde mehrere Angebote wahrnehmen will oder diese vom Anbieter gebündelt verkauft werden. Beispielsweise weist der Blog auf neue Dienstleistungen für registrierte Nutzer hin, aber die Webseiten-Bilder werden von einer früheren Seite eines anderen Kurses bezogen, und die Zugriffsrechte sind jeweils pro Dienst vergeben. Somit sehen die Nutzer keine Bilder und der Webmaster merkt das nicht, denn er hat ja überall Zugriffsrechte. Mit einem Enterprise-CMS passiert das nicht. Hier können neue Ideen auch für bestehende Angebote nachgezogen werden und Zugriffsrechte über alle Kurse einheitlich verwaltet werden.

  1. Das Potential von Tools wird nicht voll ausgeschöpft

Die meisten Unternehmen haben ein CRM oder zumindest eine Datenbank mit Kundenkontakten und natürlich auch eine Buchhaltungs-Softwares – beide sind jedoch wahrscheinlich nicht miteinander verbunden. Ebenfalls separat ist das CMS mit seinen  Inhalten. Diese System arbeiten jedoch nicht zusammen. Zwar haben Sie die Möglichkeit, mithilfe von Filtern eine Mailing-Liste aus Ihrem Marketing Automation Tool zu erstellen und Inhalte aus dem CMS zu exportieren, aber da hört es spätestens auf. Das CMS ist nicht mit dem CRM verbunden und es gibt keine Möglichkeit nachzuverfolgen, welche Kommunikation an welchen Kunden ging, was danach passierte oder ob z.B. Rechnungen verschickt werden konnten. Ein Enterprise-CMS verbindet die verschiedenen Systeme, gibt Ihnen die Werkzeuge in die Hand, um Inhalte zu optimieren und diese auch Kunden auf verschiedenen Endgeräten zu präsentieren.

  1. Es fehlt die effiziente Herangehensweise an E-Commerce

Die vorhin erwähnte Musik-Site bekommt einen neuen Kunden, aber da die Kunden-Experience so fragmentiert ist, gehen Möglichkeiten zum Cross- und Up-Selling verloren. Beispielsweise sollte, nachdem ein Kunde erfolgreich den Einsteigerkurs abgeschlossen hat, die Datenbanken so miteinander kommunizieren, dass das Follow-up anhand konkreter Kundendaten erleichtert wird. So könnte mit einem Gutschein für den Fortgeschrittenenkurs der Umsatz potentiell verdoppelt werden.

  1. Verschiedene Technologien, die nicht miteinander verbunden sind

Wenn Sie mit verschiedenen IT-Diensten arbeiten, nutzen Sie auch disparate Technologien. Das bedeutet normalerweise eine uneinheitliche und somit sub-optimale Kundenerfahrung. Ein offenes Enterprise-CMS kann die Brücke zwischen diesen Technologien schlagen. Es ermöglicht die Einbindung praktisch aller Systeme, die Sie nutzen und bietet Skalierbarkeit. Wenn ihr CMS Integrationen unterstützt, dann können Sie z.B. Asset Management, Authentication, Marketing Automation und CRM-Systeme ohne zusätzlichen Programmieraufwand einbinden.

  1. Das Inhalts-Inventar ist ein Chaos

Sie haben ein reichhaltiges Inventar an Dokumenten, Fotos, Grafiken und Videos – diese sind aber ungeordnet und schwer auffindbar. Falls Sie sich beispielsweise gerade einem Rebranding unterzogen haben, wissen Sie wie wichtig es ist, alte Logos oder Broschüren zu entfernen und mit aktuellem Material zu ersetzen. Es ist frustrierend, wenn Sie nach sechs Monaten feststellen, dass andere Märkte noch immer altes Inhalts-Inventar nutzen. Ein Enterprise-CMS hilft beim Ordnen von Inhalten beispielsweise durch verschlagworten oder automatischer Aktualisierung verwandter Materialien.

  1. Inhalte müssen strenger kontrolliert werden

Wenn ein Unternehmen wächst, wird es schwerer, Inhalte und Teams zu verwalten. Beispielsweise im Hinblick auf Brand Guidelines und Qualitätskontrolle. Ein Enterprise-CMS besitzt Funktionen, mit denen Inhalte einfach erstellt, angesehen und bearbeitet werden können. Backups werden unterstützt und die Einstellung von Nutzerrechten garantiert eine effiziente und sichere Arbeitsweise. Durch stetige Synchronisierung von Inhaltsquellen wird Einheitlichkeit gewährt.

  1. Die Anforderungen an Sicherheit und Performance wachsen

Ein Enterprise-CMS bietet Entwicklern und Redakteuren den Arbeitsraum, um vorab zu testen und zu verbessern. So werden Fehler vermieden, bei denen beispielsweise Nutzer Zugriff auf Inhalte erhalten, die sie nicht bezahlt haben. Mithilfe von Automatisierung wird sichergestellt, dass Neuigkeiten, Produkte und Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt in allen relevanten Märkten publiziert werden.

  1. Es wird Wachstum angestrebt

Wenn die Zugriffszahlen auf Ihrer Seite ansteigen, sollte Ihr CMS mit dem größeren Seitenumfang, verschiedenen Unterseiten, URLs und Domains umgehen können. Es muss sichergestellt werden, dass Ihre Sites immer online sind, auch zu Spitzenzeiten.

Sich auf ein Enterprise-CMS einzulassen bedeutet nicht, dass Sie Ihr gesamtes aktuelles System erneuern müssen. Sie können auch einfach bestehende Systeme einbinden. Bestimmte Strukturen können also bestehen bleiben. Das Enterprise-CMS dient als Kernsystem, dass alles zentral und effizient miteinander verbindet.

Wenn nur einer dieser Punkte auf Sie zutrifft, dann ist es Zeit den Schritt zu einem Enterprise-CMS zu wagen.

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Bildquellen

  • disconnected: unsplash.com - Randall Bruder
Boris Kraft

Boris Kraft

Boris Kraft ist seit über 30 Jahren in der Softwareindustrie tätig. Er ist Mitbegründer und Chief Visionary Officer von Magnolia International. Magnolia ist eine Plattform für das digitale Geschäftswesen, mit Content Management als Kernfunktionalität.

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1 Reaktion

  1. Moin zusammen,

    Enterprise Content Management ist ein Begriff, den ich sehr gerne aus allen Lexika entfernen würde:

    Wenn ich mich recht erinnere wurde er so um die Jahrtausendwende von Analysten geprägt, die ein neues Wundermittel erfunden hatten. Es bezeichnete seinerzeit das Konzept, Dokumentenmanagement und Web Content Management unternehmensweit in einer einheitlichten Lösung beherrschen zu können. Diese schöne Idee scheiterte, als sie auf die Realität prallte. Die Anforderungen an die Verwaltung revisionssicherer Dokumente und an die Verwaltung schnell veränderlicher, wiederverwendbarer Content Fragmente sind offenbar doch recht unterschiedlich. Mir ist jedenfalls kein Hersteller bekannt, der sie erfolgreich in einem universellen Objekt abstrahieren konnte.
    In der Folge wurde der Begriff dann mehrheitlich von den Marketingabteilungen der DMS Hersteller gekapert, wohl weil er moderner und cooler klingt als das angestaubte ‚Dokumentenmanagement‘.

    Tatsächlich gab es aber auch Hersteller von CMS Frameworks, die diese von den einfacheren CMS Produkten abheben wollten und sich das ‚Enterprise‘ angeklebt haben. Ich bekenne mich schuldig, auch ich war dabei – aber natürlich nur, weil mir mein Chef eine Bazooka an die Schläfe gehalten hat 😉
    Später haben sich die CMS Hersteller dann mehrheitlich Richtung WCM differenziert, was dann in den letzten Jahren mit der Erfindung von personalisiertem dynamischen Content zu W(C)XM oder WEM mutierte. Inzwischen ist das ‚W‘ darin auch irgendwie überflüssig geworden, weil es zu sehr Richtung Desktop/Notebook Screen zeigt und die Mobilgeräte irgendwie mental ausschließt. Vielleicht sollten wir es heute also mal umdrehen zu einem ‚M‘? 😉

    Inzwischen sind wir im gemeinsamen Projekt „Kundenverwirrung duch Akronyme“ also schon sehr weit vorangeschritten. Trendsetter reden inzwischen über ‚Content as a Service‘, was im Zeitalter der Cloud einen guten Coolness Faktor mitblingt. Da erscheint es mir heute wirklich nicht opportun, den Begriff ‚ECM‘ von den DMS Herstellern zurück zu klauen. Auch wenn ich den Boris Kraft sehr schätze, wie er sicher weiß, lasst ihn einfach da!

    Nichts für ungut, nur meine 0,02 € zur Begriffsverwirrung.

    Grüße aus Dortmund
    Bernd

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