Integratives Dokumentenmanagement

Datenintegration und Prozessabbildung durch die Einbindung von SAP in das Open Source-System Alfresco

SAP ist ein de-facto-Standard für ERP. Die Software-Module des Walldorfer Marktführers decken fast alle Geschäftsbereiche ab. Aber trotz des allumfassenden Charakters von SAP liegen viele Unternehmensdaten und Informationen außerhalb der SAP-Welt. Anwendungen für Bürokommunikation (E-Mail, Geschäftsbriefe), Dokumentenmanagement, Kundenbeziehungsmanagement, Qualitätsmanagement etc. werden meistens nicht mit SAP abgedeckt, sondern mit Drittprodukten. Dennoch enthalten sie viele Informationen, die wichtig für den korrekten Ablauf der Geschäftsprozesse sind – genauso wie die Daten, die in den SAP-Systemen liegen.

Was das im Geschäftsalltag heißt, kennt jeder: Der Weg zur Information führt meistens über mehrere Anwendungen, Mitarbeiter und Fachbereiche hinweg. Das ist mühsam, kostet Zeit und Motivation. Wie werden Daten, Informationen und Dokumente „transparent“, sprich für jeden Mitarbeiter als Vorgang zugänglich? Lässt sich die berüchtigte Kluft zwischen dem SAP-Universum und den anderen Anwendungen überwinden? Die Antwort lautet ja, wenn SAP und Dokumentenmanagement miteinander verbunden werden. Und das ist sogar relativ einfach möglich, wenn ein offenes System wie die Open Source Enterprise Content Management-Software von Alfresco eingesetzt wird. Mit solch einer Integration lassen sich Informationen und Dokumente unabhängig von der verwendeten Software machen. Die Verknüpfung ermöglicht es, Belege, die in SAP erzeugt wurden, in Alfresco zu automatisieren und strukturiert abzulegen. Dadurch können sie von jedem aufgerufen und zur Weiterverarbeitung genutzt werden (unabhängig von einem SAP-Zugang). Außerdem lassen sich weiterführende Informationen, die zu dem Vorgang gehören, in den Strukturen als Vorgangsmappe anzeigen. Umgekehrt ist es möglich, SAP-Funktionen aus Alfresco heraus aufzurufen. Die Vorteile liegen damit auf der Hand: Informationen werden anwendungsunabhängig. Aufgrund des Open Source Subskriptionsmodells von Alfresco fallen keine Lizenzkosten an, sondern nur eine jährliche Subskriptionsgebühr. Die grafische, webbasierte Oberfläche von Alfresco ist übersichtlich gestaltet und lässt sich schon nach kurzer Einarbeitungszeit bedienen. Durch die Web-Architektur ist es nicht nur möglich, innerhalb eines Unternehmens von verschiedenen Standorten gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Wenn gewünscht, können auch Kunden oder Lieferanten standortübergreifend über das System auf gemeinsame Informationen zugreifen, die für sie relevant sind, z.B. wenn sie Rechnungen oder Bestellungen mitsamt des Geschäftsvorfalls einsehen möchten. Um die Erreichbarkeit noch zu verbessern, kann das System zusätzlich in Unternehmensportale eingebunden werden.

Zusammenhänge zwischen Geschäftsvorfällen identifizieren

Anlegen eines Belegs in SAP

Anlegen eines Belegs in SAP

Werden wir nun konkret: Wo im Geschäftsalltag kann es sinnvoll sein, SAP und DMS zu integrieren? Betrachten wir den klassischen Praxisfall des Ausgangsbelegs: ERP-Systeme wie SAP besitzen einen sehr geordneten Belegaufbau, der für sich betrachtet aus einer Vielfalt von Informationen und Buchungssätzen, den Metadaten, besteht. Wird ein Beleg innerhalb eines Geschäftsvorfalls, z.B. eine Ausgangsrechnung benötigt, wird in SAP der erforderliche Beleg zunächst erzeugt und einem dahinterliegenden elektronischen oder nichtelektronischen Archivsystem übergeben. Üblicherweise ist dieses Archivsystem in der Lage, neben dem normalen Dokumentenzugriff aus SAP dem archivierten Beleg zusätzliche Buchungssätze (eben die Metadaten) mitzugeben. Nach diesen Metadaten kann der Anwender dann im Archivsystem suchen. Sollen darüber hinaus Dokumente, die zu dem betroffenen Geschäftsvorfall gehören, aus anderen Anwendungssystemen mit dem Vorgang verbunden werden, braucht man eine Logik, die in der Lage ist, am Prozess beteiligte Dokumente und Informationen zu erkennen und in einer übersichtlichen Ansicht bzw. einer Vorgangsakte abzubilden. Durch eine Verknüpfung von SAP und Alfresco ist es möglich, Zusammenhänge zwischen Geschäftsprozessen zu identifizieren und sie über logische Verknüpfungen miteinander zu verbinden. Ändern sich die Prozesse, werden Systemänderungen an der Schnittstelle über Konfigurationen parametrisiert und die Abläufe so angepasst.

Automatisierte Verschlagwortung

Weiteres Beispiel: Der Eingangsbeleg. Geht ein Dokument im Unternehmen ein, z.B. eine Rechnung, wird sie normalerweise zunächst einem Geschäftsvorfall zugeordnet. Um diese Zuordnung eindeutig vorzunehmen, wird zuerst der Geschäftsvorfall gesucht, welcher der Rechnung vorgelagert war. In der Praxis wird meist die eingehende Rechnung vorerfasst und zur fachlichen sowie sachlichen Prüfung im Unternehmen weitergeleitet. Die Zuordnungen zu dem Beleg werden häufig manuell gesucht. Daher ist die Vollständigkeit dieser Zuordnungen auch eher von der Pfiffigkeit der Mitarbeiter als von im Vorfeld fest definierten Prozessen und Strukturen abhängig. Auch für eine automatisierte Verschlagwortung bietet sich die Schnittstelle an. Beziehungen zwischen den Dokumenten und den Geschäftsvorfällen lassen sich herstellen, indem über die Schnittstelle eine eindeutige Nummer vergeben wird. Über diese Nummer findet sie die Metadaten der vorgelagerten Prozesse und macht sie dem aktuellen Beleg verfügbar. Auf ähnliche Weise lassen sich alle Informationen finden, die Bezug auf die vorgelagerten Prozesse besitzen.

Für die Realisierung dieses Szenarios gibt es bereits eine Schnittstelle, den ITN Connector DMS. Der Connector ist als eigenständige Komponente konzipiert und entwickelt und lässt sich je nach Bedarf auf einem unabhängigen Webserver wie z.B. Apache Tomcat betreiben. Technisch betrachtet, ist der ITN Connector DMS zweigeteilt. Während der ITN Content Server hauptsächlich Dateien von Alfresco in SAP bekannt macht und sie in Alfresco ablegt, übernimmt der Konnektor den Austausch von allen anderen Informationen wie beispielsweise der Metadaten. Bei manchen Funktionen überschneiden sich die Komponenten, um keine dritte Komponente einführen zu müssen.

Der Vorteil dieser modularen Architektur ist, dass sich die Schnittstelle leichter in eine IT-Landschaft integrieren lässt. Zum Beispiel können beide Module direkt auf dem Alfresco-Server eingesetzt werden. Sie können jedoch auch einzeln auf einem eigenen Server oder aber auf dem SAP-Server laufen. Ein weiterer Vorteil: Durch den modularen Aufbau ist der ITN Connector DMS weitgehend von SAP entkoppelt. Bei anderen SAP-Schnittstellen (ArchiveLink-Modulen) muss man viele Funktionalitäten durch Eingriffe in SAP oder durch ABAP-Programmierung schaffen. Bei der unserer Schnittstelle werden die Funktionalitäten durch die Konfiguration des Connektors aktiviert. Dadurch können zum einen SAP-Belege automatisiert, strukturiert und vorsortiert als Dokumente in Alfresco abgelegt werden. Zum anderen lassen sich Vorgangsmappen übersichtlich in Form von Anlagelisten in SAP darstellen. Über die Metadaten können alle Belege und Dokumente über Suchfilter gefunden werden, die in Alfresco eingestellt werden – auch in der Kombination.

Schlankere Unternehmensprozesse

Zu einem Kunden gehörende Auftragsbestätigungen in Alfresco

Zu einem Kunden gehörende Auftragsbestätigungen in Alfresco

Wie sieht das nun in der Praxis aus? Nehmen wir das eingangs erwähnte Beispiel eines SAP-Eingangsbelegs: Hier handelt es sich um eine Aktivität, die in Alfresco beginnt und SAP-Aktivitäten anstößt. Eingangsbelege, die in Alfresco abgelegt wurden und in SAP verarbeitet werden, können auf verschiedene Art und Weise mit SAP verknüpft werden. Der ITN Connector DMS bietet die Möglichkeit, die Verknüpfung nach der eigentlichen Buchung automatisch über SAP Workitems vorzunehmen. Dabei wird die Erfassung des Eingangsbelegs aus Alfresco heraus angestoßen, sodass alle zur Verknüpfung benötigten Daten mit Hilfe eines Workitems nach SAP übertragen werden.  Durch die Schnittstelle lassen sich auch nachträglich Verknüpfungen herstellen. Dabei muss die SAP-Buchungsnummer, die vom ITN Connector DMS überprüft wird, in Alfresco eingegeben werden. Sobald ein Eingangsbeleg mit SAP verknüpft wurde, kann der Beleg über die Schnittstelle mit den in SAP erfassten Daten in den vordefinierten Ablagestrukturen abgelegt werden. Beim Erzeugen eines Ausgangsbelegs in SAP läuft der Prozess andersherum ab: Das Dokument wird über die Schnittstelle als digitale Version in Alfresco abgelegt. Die Schnittstelle berücksichtigt dabei alle Ablagestrukturen und mit dem Beleg verbundenen organisatorischen Abläufe. Der Zugriff auf das Dokument ist sowohl aus SAP als auch aus Alfresco möglich. Dafür reichert die Schnittstelle den abgelegten Beleg mit Metadaten an. Alfresco bietet die Möglichkeit einer Volltextsuche, die das Auffinden von Dokumenten erleichtert, für die keine Metadaten zur Verfügung stehen oder zu denen man keine Metadateninformationen besitzt.

Der ITN Connector DMS ist also eine Methode, um den Graben zwischen SAP und Alfresco zu schließen. Eine Integration der beiden Systeme bietet dem Anwender viele Vorteile und dem Unternehmen schlankere und effizientere Unternehmensprozesse.

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Über den Autor

Sebastian Wenzky

Sebastian Wenzky

Sebastian Wenzky ist Open Source Evangelist seit der ersten Stunde. Seit 2008 ist Sebastian sowohl mit den Lösungen Alfresco als auch Liferay in Projekten konfrontiert. Themen rund um Enterprise Content Management, Workflows, Collaboration, Intranet 2.0, Social Networking, eLearing und Co. sind seine täglichen Begleiter. Aktuell arbeitet er als Head of ECM/Portals bei den Open Source & SAP-Spezialisten it-novum GmbH in Fulda.

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