Informationsverwaltung im Konzern: Strategisches Enterprise Content..

Informationsverwaltung : Die Verwaltung von Inhalten – neudeutsch als Content Management bezeichnet – zählt zu den größten Herausforderungen in Marketing, Produktmanagement und anderen informationsproduzierenden Abteilungen. Insbesondere in Konzernstrukturen, mit unterschiedlichen Teilkonzernen, Tochterunternehmen und internationaler Präsenzen in verschiedenen Ländern, stellt die konzernweite Verwaltung von Informationen eine komplexe Herausforderung dar. Durch den strategischen Einsatz von Content-Management-Lösungen können hier Prozesse vereinfacht und Kosten deutlich gesenkt werden.

Die Ausgangssituation in jedem klassischen Konzern in Deutschland, von Bayer bis ThyssenKrupp, von Siemens bis zur Lufthansa, ist ähnlich: Eigenständige Teilkonzerne verfügen über eigene Marketing- und IT-Abteilungen, die mit eigenen Konzepten und Partnern, die die Herausforderungen des Content-Managements im Inter- oder Intranet angehen. Zu diesen, durch eigenständige AGs oder GmbHs bedingten, strukturellen Unterschieden kommen länderspezifische Online- und IT-Strategien. So setzt Bayer in Österreich beispielsweise auch eine andere Web-Content-Management-Lösung als die Bayer AG in Leverkusen. Gleiches stellt man fest, wenn man die technische Basis für Intra- oder Internet von der Bayer HealthCare AG und das Bayer CropSience AG miteinander vergleicht.

Multimedia-Agenturen beeinflussen die IT-Strategie

Seit der Einführung der ersten Web- und Enterprise-Content-Management-Systeme waren in der Regel Entscheider aus Marketing und Produktmanagement für die Auswahl der entsprechenden Lösungen verantwortlich. So wurden CMS-Lösungen meist im Rahmen von Internetprojekten als Bestandteil des Gesamtkonzeptes mitgekauft. Die Entscheidung für oder gegen eine Lösung wurde teilweise gar aus dem Bauch heraus getroffen und fiel, weil die jeweilige Benutzeroberfläche dem Geschmack des Marketingleiters entsprach. So konnten durchaus Lösungen durchgesetzt werden, die gegen jede – mehr oder weniger kommunizierte – IT-Strategie sprachen und auf eine technisch völlig eigenständige Basis setzen. Die Multimedia- und Werbeagenturen des Marketings beeinflussten indirekt die IT-Strategie der Konzerne.

Macht der IT-Abteilungen wächst bei der Informationsverwaltung

Mittlerweile lässt sich ein stärkerer Einfluss der IT-Abteilungen bei der Auswahl und Einführung von CMS-Lösungen beobachten. Nicht mehr nur Funktionalität und Bedienerkomfort, sprich die für Marketing und Anwender entscheidenden Fakten, zählen bei der Auswahl eines Content-Management-Systems. Detaillierte Anforderungskataloge, in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung erstellt, zwingen die Multimedia-Dienstleister sich mehr und mehr mit der Technik auseinanderzusetzen.

Entscheidungen über den Einsatz eines Content-Management-Systems werden daher zunehmend erst nach Zustimmung durch die IT-Abteilung getroffen und hängen mehr und mehr von Faktoren, wie der technischen Basis, den unterstützten Datenbanksystemen oder vorhandenen Schnittstellen ab.

Insbesondere die Integration in bestehende IT-Konzepte und -Strategien wird hierbei immer wichtiger: Die Anbindung von bestehenden Datenbanksystemen, die Kommunikation mit Fachanwendungen über WebServices oder die Publikation in diversen Formaten, mittlerweile auch im Print-Bereich, zählt zu den Anforderungen, die moderne Content-Management-Systeme erfüllen müssen. Bei der Integration in bestehende IT-Landschaften kommen dann Themen wie die Portaleinbindung in SAP NetWeaver oder IBM Websphere hinzu, die bei zahlreichen CMS-Anbietern nicht einmal mehr auf der Entwicklungsroadmap erscheinen.

Die Zukunft: Strategische Lösungen und Konzepte

Dennoch bleibt die Auswahl der Content-Management-Lösung meist eine Entscheidung, die durch den Anwender, mittlerweile zwar mit dem Segen der IT-Abteilung, getroffen wird. Konzepte für den strategischen, konzernweiten Einsatz von Content-Management-Systemen werden bisher erst selten entwickelt.

Dabei bietet der unternehmens- oder konzernweite Einsatz einer Content-Management-Lösungen zahlreiche Vorteile. Nicht nur Kosten lassen sich, durch eine entsprechende Volumenlizenz, senken; insbesondere die technische Umsetzung, der laufende Support und die Software-Pflege lassen sich vereinfachen und so die Betriebskosten deutlich senken.

Vorteil 1: Geringere Lizenzkosten

Durch die zentrale Beschaffung einer konzernweiten Lizenz lassen sich, selbst mit etablierten CMS-Anbietern, günstige Konditionen verhandeln und Lizenzmodellen entwickeln, die eine langfristige Nutzung der jeweiligen Software ermöglichen. Auch greifen in der Regel Mengenstaffeln bei userbezogenen Lizenzkonzepten, die bei weiter Verbreitung die Kosten pro Anwender sinken lassen.

Auch die Kosten für die technische Basis und deren Pflegeaufwand reduzieren sich deutlich. Benötigen unterschiedliche Content-Management-Systeme auch jeweils ein eigenes Datenbank-System, einen Application Server oder funktionieren nur unter einem bestimmten Betriebssystem, so kann eine einheitliche Lösung stets unter den gleichen Voraussetzungen betrieben werden.

Vorteil 2: Einheitliche Schnittstellen

Durch den unternehmensweiten Einsatz einer Content-Management-Lösung kann insbesondere der Datenaustausch zwischen den einzelnen Installationen, aber auch die Anbindung von Fremdsystemen (z.B. Media-Asset-Management, Dokumenten-Management, User-Verwaltung usw.) vereinfacht werden. Schnittstellen müssen, falls nicht bereits standardmäßig vorhanden, nur einmalig entwickelt und gepflegt werden. Das einheitlicher Speicherung der Daten, wird zusätzlich der Austausch von Inhalten zwischen den einzelnen CMS-Installationen vereinfacht. Dank gleicher technischer Basis kann zudem der Zugriff auf Datenbanksysteme standardisiert und so die Kommunikation der verschiedenen CMS-Installationen vereinheitlich werden.

Vorteil 3: Einheitliche Templates, wieder verwendbare Applikationen

Die größte Kostenersparnis lässt sich allerdings durch die Vereinheitlichung der Templates oder einen standardisieren Template-Baukasten erzielen. Da bei der technischen Umsetzung der Projekte, sprich der Programmierung von Templates und der Integration von CMS-Funktionen, der meiste Aufwand entsteht, lässt sich hier, durch Vorlagen der Arbeitsaufwand deutlich reduzieren.

Insbesondere im Rahmen von Konzernen, die über Corporate Design Vorgaben und Style Guide verfügen, kann hier ein enormes Einsparpotential realisiert werden. So kann die Umsetzung entsprechender Internet- und Intranetprojekte basierend auf standardisierten Schablonen erfolgen, was sowohl die Einhaltung der grafischen Vorgaben unterstützt als auch die Umsetzung beschleunigt.

Vorteil 4: Geringere Support- und Schulungskosten

Auch die Kosten für Support, Schulungen und die Betreib eines User-Helpdesks lassen sich dank einheitlicher CMS-Infrastruktur reduzieren. Regelmäßige Schulungs- und Weiterbildungstermine ermöglichen es den Redakteurinnen und Redakteuren den Umgang mit der Content-Management-Software zu erlernen und ihr Wissen auszubauen. Ein zentralisierter Support, beispielsweise über die IT-Abteilung des Konzerns, kann bei einer heterogenen CMS-Landschaft kaum bewältigt werden. Wird allerdings auf eine einheitliche Plattform für die Verwaltung von Inhalten gesetzt, so kann diese Aufgabe durch einen zentralen User-Helpdesk übernommen werden.

Vorteil 5: mehr Flexibilität, höhere Transparenz

Letztendlich bewirkt der unternehmensweite Einsatz einer einheitlichen CMS-Plattform aber vor allem ein: eine Steigerung der Transparenz, Synergieeffekte und eine höhere Flexibilität im Unternehmen. Mitarbeiter müssen bei einem Wechsel in eine andere Abteilung oder in einen anderen Teilkonzern sich nicht ein neues Werkzeug zu Pflege von Intranet- oder Internetseiten aneignen. Entwicklungen, die in einem Teilkonzern oder innerhalb einer zentralen IT-Abteilung erfolgen, können mehrfach genutzt und Kosten entsprechend umgelegt werden. Und die Kostentransparenz steigt: Einmalige Investitionen in eine Content-Management-Lösungen können aufgeteilt und günstige Preismodelle durch verschiedene Teilkonzerne, Tochterfirmen oder Abteilungen genutzt werden.

Einheitliche Lösung und strategische Konzepte statt CMS-Wildwuchs

Da Content-Management-Systeme zu über 90% vergleichbare Funktionen bieten und stets das gleiche Ziel – die layoutneutrale Verwaltung von Inhalten – verfolgen, macht es Sinn hier eine homogene Software-Landschaft zu realisieren. Kein Unternehmen käme mittlerweile mehr auf die Idee jeder Abteilung ein eigenes Office-Paket zu lizenzieren, geschweige denn unterschiedliche Versionen von unterschiedlichen Herstellern zu nutzen. Gleiches Prinzip sollte auch bei der Verwaltung von Inhalten, einem wesentlich sensibleren Unternehmensprozess, angewandt werden.