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Auswahlverfahren vorbereiten: Pflichtenheft für ein Content-Management-System
 Bei der Beschaffung eines Content-Management-Systems für den Aufbau und die Pflege einer
Inter- oder Intranetseite, muss eine Entscheidung getroffen werden, die sich auf mehrere
Jahre auswirkt. Nur durch die Auswahl einer passenden und zukunftssicheren
Content-Management-Lösung kann der Betrieb und die problemlose Erweiterung von
Online-Projekten langfristig gewährleistet werden. Fällt die Entscheidung für eine
unpassende, unflexible Lösung, können bereits nach kurzer Zeit hohe Mehrkosten entstehen.
Um diese Art von Problemen zu verhindern, ist es vor der Auswahl einer
Content-Management-Lösung sinnvoll, ein detailliertes Pflichtenheft zu entwickeln, das als
Basis für den Auswahl- und Einkaufsprozess dient. Im Rahmen einer Konzeptionsphase sollten
sowohl technische, als auch inhaltliche Rahmenbedingungen definiert und verschriftlicht
werden. Ein entsprechendes Dokument hilft so nicht nur bei der Auswahl der passenden
Content-Management-Lösung, sondern bietet CMS-Anbietern auch eine Basis für die Erstellung
verbindlicher Angebote und kann später als Vertragsbestandteil dienen.
Form und Aufbau
Bei der Strukturierung eines CMS-Pflichtenheftes sind zwei Faktoren besonders wichtig:
Präzision und Vergleichbarkeit entscheiden über den späteren Nutzen. Nur wenn Fragen und
Anforderungen so definiert wurden, dass eindeutige Antworten möglich sind, können die
Angebote der unterschiedlichen Hersteller miteinander verglichen werden.
Daher macht eine tabellenartige Strukturierung, jeweils mit Angaben zur Anforderung, Art
der Anforderung (Soll, Muss, Kann) und einer Checkbox für den Anbieter (Anforderung wird
erfüllt, wird nicht erfüllt) Sinn. Zudem sollte den Herstellern Platz für Kommentare und
Anmerkungen eingeräumt werden.
Oft werden die gewünschten Funktionen und Features einfach in Listenform herunterdefiniert
und unstrukturiert abgebildet. Hierbei wird zwischen Ja/Nein-Kriterien (Unterstützt das
CMS MySQL 4.2.1?), Anforderungen (Das CMS muss unter dem Datenbanksystem MySQL 4.2.1
laufen) und Fragen (Welche Datenbanksysteme werden unterstützt?) hin und her gewechselt,
was eine spätere Vergleichbarkeit und Bewertung der Antworten erschwert.
Letztendlich sollte auf eine präzise Formulierung und einen allgemein verständlichen
Sprachgebrauch geachtet werden: Fachbegriffe, die innerhalb einer Organisation oder eines
Unternehmens eine bestimmte Bedeutung haben (z.B. Benutzerrolle), können durch den
CMS-Anbieter anders interpretiert werden. Sinnvoll ist es daher, unklare Begriffe
innerhalb eines anhängenden Glossars zu erläutern und auf dieses zu verweisen.
Sind Form und Aufbau des Pflichtenheftes festgelegt, so gilt es dieses sinnvoll zu
gliedern. Hierbei sollten die im Folgenden dargestellten Absätze und Kategorien
keinesfalls fehlen. Was den Umfang und die Anzahl der Kriterien betrifft, so hängt dies
insbesondere vom Einsatzbereich des Content-Management-Systems und den Gegebenheiten
(technische Rahmenbedingungen) ab. Ein Web-CMS für die Verwaltung einer kleinen Microsite
muss weniger detailliert beschrieben werden, als eine
Enterprise-Content-Management-Lösung, die innerhalb eines ganzen Unternehmens oder einer
Firmengruppe eingeführt werden soll.
Allgemeine Rahmenbedingungen
Durch die Definition der allgemeinen Rahmenbedingungen sollte dem CMS-Hersteller ein
Überblick über den Stand der Entwicklung seitens des Kunden, den strukturellen
Anforderungen (Konstellation der Projektpartner) und der Redaktions- und Arbeitsstruktur
geboten werden.
Eine allgemeine Beschreibung des Internet- oder Intranetprojektes, die Darstellung des
Status-quo sowie die Festlegung von Zielen (z.B. Synergieeffekten), sollte Bestandteil
dieser Einleitung sein. Auch ist es sinnvoll, hier bereits die Zahl und Art der zu
verwaltenden Projekte, die Anzahl der Redakteure sowie ein grobes Mengengerüst (Anzahl von
Seiten und Dokumente, Zugriffszahlen, Pageimpressions) zu nennen. Letztendlich sollte
bereits in diesem Abschnitt erklärt werden, ob die Beschaffung des
Content-Management-Systems in Form einer Kauf-Lizenz oder durch ein ASP-Modell (zur Miete)
gewünscht ist.
Zusätzlich können in der Einleitung die unterschiedlichen Kriterienarten (Muss, Soll,
Kann) sowie das Bewertungsschema (Welche Kriterien werden wie gewichtet) erklärt werden.
Technische Rahmenbedingungen
Bei der Definition der technischen Rahmenbedingungen gilt es so viele Anforderungen wie
möglich festzulegen, um eine nahtlose Integration des Content-Management-Systems in die
bestehende IT-Landschaft zu erreichen. Neben Server-Betriebssystem, dem gewünschten
Datenbanksystem und den nutzbaren Scriptsprachen, sollten in diesem Abschnitt bestehende
IT-Systeme und deren Schnittstellen beschrieben werden. Auch können vorhandene
Hardware-Ressourcen definiert oder entsprechende Anforderungen abgefragt werden.
Letztendlich sollten die vom CMS angebotenen Schnittstellen durch den Anbieter detailliert
erläutert werden.
Zusätzlich sollte die Hard- und Software-Struktur seitens der Clients
(Redaktionsarbeitsplätze) sowie mögliche Einschränkungen beschrieben werden. Liegt
beispielsweise eine Linux- oder MacOS-basierte Struktur vor, so scheitern viele
Content-Management-Systeme an dieser Herausforderung. Gleiches gilt für die
Installationsmöglichkeit von Plug-Ins oder für Einschränkungen seitens der Browser und
genutzten Versionen (Internet-Explorer, Mozilla).
Die wichtigsten technischen Rahmenbedingungen sollten als Muss-Kriterien definiert werden,
da es einerseits für den CMS-Anbieter wenig Sinn macht, den Kriterienkatalog weiter
auszufüllen und zudem ein späteres Auswahlverfahren verkompliziert.
Bedienung
Die Bedienungsfreundlichkeit einer Content-Management-Software ist in der Regel eine recht
subjektive Empfindung. Erfahrene, computeraffine Anwender können sich schnell in die
Bedienung neuer Software-Systeme einarbeiten. Ungeschulte Redakteure haben hingegen
Schwierigkeiten mit komplexen Benutzeroberflächen und sollten daher in den Auswahlprozess
mit einbezogen werden.
In diesem Abschnitt sollten daher anwenderrelevante Fakten, wie beispielsweise das
Vorhandensein einer Online-Hilfe, die Darstellung von Fehlermeldungen, die verfügbaren
Systemsprachen oder die Konfigurations- und Anpassungsmöglichkeiten der Benutzeroberfläche
abgefragt werden.
Sinn macht es zudem Screenshots für wichtige und häufig genutzte Funktionen (z.B. Anlegen
von Inhalten, Erstellen von Navigationspunkten, Hochladen von Bildern) abzufordern und
diese als Bestandteil einer Anlage zu wünschen.
Funktionalität
Beim Funktionsumfang des Content-Management-Systems gilt es zwischen Nutzen und Kosten
abzuwägen und gleichzeitig einen Blick auf kommende Herausforderungen zu haben. Auch auf
dem Markt der Content-Management-Systeme ist die "eierlegende Wollmilchsau" noch immer
Utopie. Jedes Content-Management-System hat seine Stärken sowie Schwächen und natürlich
seinen Preis. Viele Funktionen sind zudem reine Verkaufsgimmicks und funktionieren nur in
gut vorbereiteten Präsentationen oder sind schlechtweg nicht alltagstauglich.
Daher sollte die Funktionswunschliste realistisch sein und bei der Erstellung stets ein
Blick auf das Projektbudget geworfen werden. Wichtige Funktionen, beispielsweise eine
Trennung von Layout und Inhalten, die Möglichkeit Inhalte über einen so genannten
WYSIWYG-Editor (What you se eis what you get) zum Formatieren oder multimediale Inhalte im
CMS abzulegen, bietet jede Content-Management-Lösung.
Weitergehende Funktionen, die den Redakteuren den Arbeitsalltag erleichtern, sollten
gezielt ausgewählt und nicht willkürlich, frei nach dem Motto "das System muss alles
können" abgefordert werden. Auch sollte darauf geachtet werden, dass entsprechende
Funktionen konfigurierbar und über ein Rechtesystem nur bestimmten Anwendern
freigeschaltet werden können. Nichts überfordert einen Redakteur mehr und sorgt für
Bedienungsfehler, als eine überladene Benutzeroberfläche mit Funktionen, die so gut wie
nie genutzt werden.
Zudem muss bei Funktionalität klar zwischen Frontend- und Backendfunktionen unterschieden
werden. Anforderungen wie Barrierefreiheit, Diskussionsforen oder eine
Seite-Empfehlen-Funktion, können zwar vom Content-Management-System unterstützt werden,
sind aber letztendlich Funktionen, die im Template, sprich im Frontend der Webseite,
realisiert werden.
Anforderungen an die Templates
Daher empfiehlt sich bei der Auswahl des Content-Management-Systems auch auf die geplanten
Funktionalitäten der Internet- oder Intranetseiten zu achten. Soll eine Webseite
beispielsweise barrierefrei realisiert werden, so muss das CMS unter anderem in der Lage
sein, validen HTML-Code zu erzeugen. Diese Funktion lässt sich klar als Kriterium
definieren, wohingegen die Anforderung "Barrierefreiheit" einen komplexen Aspekt der
Konzeption und Entwicklung von Internetseiten darstellt.
Wichtiger sind flexible Script- und Templatesprachen, dokumentierte APIs
(Programmierschnittstellen) und ein umfangreiches Netzwerk von Integrationspartnern, die
bei der Entwicklung von Templates aktiv zur Seite stehen können.
Auch das Themengebiet der Suchfunktionalität betrifft im Wesentlichen das Frontend, sprich
die Templates. Hier gilt es zu definieren, welche Funktionen das Content-Management-System
standardmäßig bieten soll und welche Dokumententypen zu indizieren sind.
Dokumentation und Support
Letztendlich sollte besonderer Wert auf die Themen Dokumentation, Schulung, Support und
Software-Pflege gelegt werden. Hier zeigt sich, ob das Content-Management-System
professionell entwickelt ist. Auch kann eine Entwicklungsroadmap abgefragt werden, die bei
kommerziellen CMS-Anbietern umfangreich sein und mindestens einen Blick von zwölf Monaten
in die Zukunft erlauben sollte.
Beim Thema Support und Software-Pflege sollten konkrete Aufwandsangaben durch den
CMS-Anbieter abgefragt werden. In der Regel basieren diese auf einem Prozentsatz der
Lizenzkosten und werden jährlich abgerechnet. Auch Reaktionszeiten können hier definiert
und bei kritischen Intranet-/Internet-Projekten als Muss-Kriterium festgelegt werden.
Anforderungen für komplexe Projekte
Steigt der Komplexitätsgrad des geplanten Intra- oder Internetprojektes, so werden
zwangsläufig weitergehende Funktionen seitens des Content-Management-Systems benötigt, die
es zu definieren gilt. Hierzu zählen Möglichkeiten des Workflow-Managements, sprich
Module, die es ermöglichen Arbeitsprozesse im CMS zu definieren und auszuführen. Auch die
Themen Archivierung, Versionierung und Protokollierung sind für umfangreiche Projekte
essentiell: Hier sollten Sicherheitsanforderungen, beispielsweise für eine
revisionssichere Ablage der Daten, geklärt und verschriftlicht werden.
Letztendlich sollte das Thema Benutzer- und Rechtemanagement vorab durchleuchtet werden:
Welche Benutzertypen und Rollen sind geplant? Wie sehen klassische Freigabeprozesse aus?
Diese und ähnliche Fragen müssen intern beantwortet werden können und anschließend als
Muss-Kriterien in das Pflichtenheft einfließen. Zusätzlich sollte definiert werden, ob
bestehende Benutzerverzeichnisse (LDAP-Server, Active Directory) an das
Content-Management-System anzubinden sind.
Mitwirkung aller Parteien notwendig
Bei der Erstellung eines umfangreichen Pflichtenheftes sollten Personen aus
unterschiedlichen Abteilungen mitwirken. Neben klaren Parametern seitens der Technik, sind
auch Einkauf (Lizenzbedingungen, Software-Pflege), die Redakteure und Anwender sowie das
Marketing (Funktionalität im Frontend) gefragt. Oft macht es zudem Sinn, sich aktiv durch
einen herstellerneutralen Berater oder einen in diesem Bereich erfahrenen Projektleiter
unterstützten zu lassen. Die Fehlinvestition in ein Content-Management-System betrifft
nicht nur die Lizenzkosten, sondern erfordert meist eine erneute Umsetzung des gesamten
Projektes sowie hohen Migrationsaufwand. 09/2006, Matthias Steinforth
| | Matthias Steinforth ist Geschäftsführer der kernpunkt GmbH und für den Bereich Marketing und Vertrieb zuständig. Zu den Kunden der kernpunkt GmbH gehören namhafte Unternehmen und öffentliche Auftraggeber wie Bayer, die Polizei NRW oder Vaillant.
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| Fachartikel | 25.09.06 | | Harry | 11.07.07 | | Jerzy Hirsz | 25.07.08 | | Conny Fehr | 16.02.09 | | Viola Schwarz | 27.11.09 |
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