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Content Integration - Teil 2
Bis auf die Systeme von SAP und ADP (Paisy) gibt es auf dem Markt für betriebswirtschaftliche Systeme kein Produktangebot mit einer veröffentlichten, zertifizierbaren "Standard"-Schnittstelle zu einem Enterprise Content Management System.
Auch "Standard"-Integrationen von ECM-Herstellern in marktgängige Fachanwendungen sind mit
Schwächen verbunden. Projektarbeit tut Not – doch welchen technologischen Ansatz, welche
Gesamtarchitektur sollte man wählen und wie kann ein ECM-System auf seine
Integrationsmöglichkeit bewertet werden? Im zweiten Teil des Artikels "Content
Integration" werden diese Fragen beantwortet.
Nachdem im ersten Teil des Artikels die Integrationsmöglichkeiten auf Client-Ebene geklärt wurden, geht es nun weiter mit den Server-basierten Schnittstellen, die vor allem für den Abgleich von Massendaten benötigt werden. So zum Beispiel für die Rückmeldung von
Dokumentennummern eines umfangreichen COLD-Jobs vom ECM an die Host-Datenbank.
Hierbei haben sich ganz unterschiedliche Konzepte etabliert, vom einfachen Datei-Austausch
mit anschließender Batch-Verarbeitung über die Nutzung von Message Queueing-Systemen bis
zur direkten Anbindung des ECM an die Datenbank der führenden Anwendung via SQL.
Einfacher Dateiaustausch für schnelle Verarbeitung
Der einfache Dateiaustausch ist übrigens die gängige Methode im Rahmen der
COLD-Archivierung: ECM-Lösungen erwarten hier typischerweise das lokale Vorliegen einer
Importdatei, die die zu archivierenden Dokumente enthält. Wie die Datei vom führenden
Anwendungssystem oder vom Drucksystem auf das ECM gelangt, liegt außerhalb der Kontrolle
der COLD-Lösung; ebenfalls die Rückmeldung an das abgebende System über Erfolg oder
Misserfolg der Archivierung.
Somit benötigen selbst "Standard" COLD-Lösungen häufig projekt-individuelle Integrationen,
um z.B. die Richtigkeit und Vollständigkeit der Archivierung zu protokollieren oder um die
im Archiv erzeugten Dokumenten-Kennungen der führenden Anwendung zur Verfügung zu stellen.
Die Vorteile der Integration via Dateiaustausch liegen jedoch in der einfachen
Einrichtung, die keine komplexe Infrastruktur voraussetzt. Im Projekt muss lediglich eine
Konvention über Gestalt und Inhalt der Austauschdatei(en) abgestimmt werden. Zusätzlich
kann auf etablierte Verfahren und Übertragungsprotokolle, wie zum Beispiel FTP,
zurückgegriffen werden. Letztlich ist die Verarbeitungsgeschwindigkeit sequentieller
Dateien typischerweise besonders hoch, da im Laufe der Verarbeitung keine Synchronisation
mit "fremden" Datenbeständen erfolgen muss. Es kommen somit alle Vorteile einer
klassischen Batch-Verarbeitung zum Tragen.
Unmittelbarer Datenbank-Zugriff via SQL
Daneben kann – soweit die ECM-Umgebung eine entsprechende Server-API bereitstellt, was nur
selten der Fall ist – eine direkte Datenbank-Anbindung des ECM z.B. über SQL erfolgen.
Hierbei würde das ECM die erzeugten Dokumentennummern unmittelbar in der Datenbank der
führenden Anwendung eintragen.
Die Probleme dieses Ansatzes liegen vor allem in der projektseitig zu regelnden
Synchronisierung, der Transaktionsabgrenzung und letztlich der relativ geringen
Verarbeitungsgeschwindigkeit, die sich als Folge der vorgenannten Probleme einstellt.
Zusätzlich muss projektseitig eine Datenpufferung implementiert werden, die die
Vollständigkeit und Korrektheit der Datenübertragung selbst bei Verbindungsausfällen
sicherstellt.
Message-Queueing für hohe Verarbeitungssicherheit
Um z.B. die Rückführung massenhafter Archiv-Dokumentenkennungen eines COLD-Jobs an die
führende Anwendung über ein Verfahren zu etablieren, das selbständig die Vollständigkeit
und Richtigkeit der Übertragung regelt, integrieren einige ECM-Anwender Message
Queueing-Systeme, vornehmlich IBMs MQ-Series. Der Vorteil liegt vor allem in der
automatischen Synchronisierung, die auch die zeitweise Nicht-Verfügbarkeit eines der
beteiligten Systeme automatisch und korrekt behandelt. Aus Sicht der Datensicherheit und
Handhabbarkeit stellt dieser Lösungsansatz sicherlich das Optimum dar.
Wer allerdings ausschließlich zwischen ECM und führender Anwendung diesen hohen
Datenaustausch bewerkstelligen muss, wird nicht alleine hierfür extra ein Message
Queueing-System anschaffen, sondern zumeist mit den oben dargestellten "Schwächen" des
einfachen Dateiaustauschs leben.
Die bisherigen Ausführungen haben gezeigt, dass in einer komplexen ECM-Umgebung nicht
eine, sondern gleich mehrere Integrationen zum Einsatz kommen können. Dies erfordert die
Erstellung und Pflege ganz unterschiedlicher Lösungskonzepte, so dass von einer
einheitlichen ECM-Schnittstelle nicht die Rede sein kann, auch wenn die ausgetauschten
Daten in einem gemeinsamen Kontext einer einheitlichen Gesamtlösung verwendet werden.
Middleware-Ansatz noch längst nicht überall vorhanden
Da generell die Integration von Systemen in immer komplexeren Umgebungen zur ständigen
Herausforderung wird, haben sich zwischenzeitlich mit Applikations-Servern (J2EE) und EAI
Produkte und Technologien zur System- und Anwendungsintegration auf dem Markt etabliert.
Immer mehr Rechenzentren verwenden diese "Hub-and-Spoke" Middleware-Lösungsansätze zur
Integration ihrer komplexen Anwendungsumgebungen und kehren damit ab vom klassischen
Ansatz der Point-to-Point Integration, die immer eine individuelle Integration zwischen
exakt zwei Systemen darstellte. "Hub-and-Spoke" ermöglicht die Anbindung gleich mehrerer
Systeme an einen einzigen Hub – über Adapter sind diese mit dem Hub verbunden, der die
Kommunikation zwischen den Beteiligten regelt.
Abbildung 1: Point-to-Point vs. Hub-and-Spoke
Allerdings sind viele Hersteller von ECM-Produkten diesem Trend noch längst nicht in
vollem Umfang gefolgt und stellen Middleware-Adapter zu Ihren Systemen entweder noch gar
nicht, funktional unvollständig oder lediglich auf exotischen Plattformen bereit. Bei der
Auswahl einer geeigneten ECM-Lösung reicht somit nicht die einfache Frage: "Unterstützt
das Produkt Java?" aus – es ist ebenso die Funktionstiefe der API und die Ablauffähigkeit
auf dem bevorzugten Application Server sicherzustellen.
Dabei erhöht die Verwendung von Middleware-Umgebungen die Flexibilität bei der
Metadaten-Integration des ECM in führende Anwendungsumgebungen. Für die unterschiedlichen
Dokumenten-Erfassungsanwendungen – von der zentralen Scan-Station über die
Batch-gesteuerte Druckdatenverarbeitung (COLD) und die Archivierung via Exchange
Server-Schnittstelle bis zur Archivierung unmittelbar aus dem Client heraus – kann dann im
Idealfall eine einheitliche Datenübertragungsschnittstelle auf Basis der Middleware
implementiert werden.
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10/2006, Ulrich Gerke
| | Ulrich Gerke ist seit 1996 für die Planung und Einführung von Content-Management-, Workflow- und Archivsystemen verantwortlich. Seit März 2002 ist er Senior-Berater bei der Zöller & Partner GmbH.
Mehr Informationen zu Zöller & Partner GmbH
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