|  |
Informationsverwaltung im Konzern: Strategisches Enterprise Content Management
 Die Verwaltung von Inhalten – neudeutsch als Content Management bezeichnet – zählt zu den
größten Herausforderungen in Marketing, Produktmanagement und anderen
informationsproduzierenden Abteilungen. Insbesondere in Konzernstrukturen, mit
unterschiedlichen Teilkonzernen, Tochterunternehmen und internationaler Präsenzen in
verschiedenen Ländern, stellt die konzernweite Verwaltung von Informationen eine komplexe
Herausforderung dar. Durch den strategischen Einsatz von Content-Management-Lösungen
können hier Prozesse vereinfacht und Kosten deutlich gesenkt werden.
Die Ausgangssituation in jedem klassischen Konzern in Deutschland, von Bayer bis
ThyssenKrupp, von Siemens bis zur Lufthansa, ist ähnlich: Eigenständige Teilkonzerne
verfügen über eigene Marketing- und IT-Abteilungen, die mit eigenen Konzepten und
Partnern, die die Herausforderungen des Content-Managements im Inter- oder Intranet
angehen. Zu diesen, durch eigenständige AGs oder GmbHs bedingten, strukturellen
Unterschieden kommen länderspezifische Online- und IT-Strategien. So setzt Bayer in
Österreich beispielsweise auch eine andere Web-Content-Management-Lösung als die Bayer AG
in Leverkusen. Gleiches stellt man fest, wenn man die technische Basis für Intra- oder
Internet von der Bayer HealthCare AG und das Bayer CropSience AG miteinander vergleicht.
Multimedia-Agenturen beeinflussen die IT-Strategie
Seit der Einführung der ersten Web- und Enterprise-Content-Management-Systeme waren in der
Regel Entscheider aus Marketing und Produktmanagement für die Auswahl der entsprechenden
Lösungen verantwortlich. So wurden CMS-Lösungen meist im Rahmen von Internetprojekten als
Bestandteil des Gesamtkonzeptes mitgekauft. Die Entscheidung für oder gegen eine Lösung
wurde teilweise gar aus dem Bauch heraus getroffen und fiel, weil die jeweilige
Benutzeroberfläche dem Geschmack des Marketingleiters entsprach. So konnten durchaus
Lösungen durchgesetzt werden, die gegen jede – mehr oder weniger kommunizierte -
IT-Strategie sprachen und auf eine technisch völlig eigenständige Basis setzen. Die
Multimedia- und Werbeagenturen des Marketings beeinflussten indirekt die IT-Strategie der
Konzerne.
Macht der IT-Abteilungen wächst
Mittlerweile lässt sich ein stärkerer Einfluss der IT-Abteilungen bei der Auswahl und
Einführung von CMS-Lösungen beobachten. Nicht mehr nur Funktionalität und Bedienerkomfort,
sprich die für Marketing und Anwender entscheidenden Fakten, zählen bei der Auswahl eines
Content-Management-Systems. Detaillierte Anforderungskataloge, in Zusammenarbeit mit der
IT-Abteilung erstellt, zwingen die Multimedia-Dienstleister sich mehr und mehr mit der
Technik auseinanderzusetzen.
Entscheidungen über den Einsatz eines Content-Management-Systems werden daher zunehmend
erst nach Zustimmung durch die IT-Abteilung getroffen und hängen mehr und mehr von
Faktoren, wie der technischen Basis, den unterstützten Datenbanksystemen oder vorhandenen
Schnittstellen ab.
Insbesondere die Integration in bestehende IT-Konzepte und -Strategien wird hierbei immer
wichtiger: Die Anbindung von bestehenden Datenbanksystemen, die Kommunikation mit
Fachanwendungen über WebServices oder die Publikation in diversen Formaten, mittlerweile
auch im Print-Bereich, zählt zu den Anforderungen, die moderne Content-Management-Systeme
erfüllen müssen. Bei der Integration in bestehende IT-Landschaften kommen dann Themen wie
die Portaleinbindung in SAP NetWeaver oder IBM Websphere hinzu, die bei zahlreichen
CMS-Anbietern nicht einmal mehr auf der Entwicklungsroadmap erscheinen.
Die Zukunft: Strategische Lösungen und Konzepte
Dennoch bleibt die Auswahl der Content-Management-Lösung meist eine Entscheidung, die
durch den Anwender, mittlerweile zwar mit dem Segen der IT-Abteilung, getroffen wird.
Konzepte für den strategischen, konzernweiten Einsatz von Content-Management-Systemen
werden bisher erst selten entwickelt.
Dabei bietet der unternehmens- oder konzernweite Einsatz einer Content-Management-Lösungen
zahlreiche Vorteile. Nicht nur Kosten lassen sich, durch eine entsprechende Volumenlizenz,
senken; insbesondere die technische Umsetzung, der laufende Support und die
Software-Pflege lassen sich vereinfachen und so die Betriebskosten deutlich senken.
Vorteil 1: Geringere Lizenzkosten
Durch die zentrale Beschaffung einer konzernweiten Lizenz lassen sich, selbst mit
etablierten CMS-Anbietern, günstige Konditionen verhandeln und Lizenzmodellen entwickeln,
die eine langfristige Nutzung der jeweiligen Software ermöglichen. Auch greifen in der
Regel Mengenstaffeln bei userbezogenen Lizenzkonzepten, die bei weiter Verbreitung die
Kosten pro Anwender sinken lassen.
Auch die Kosten für die technische Basis und deren Pflegeaufwand reduzieren sich deutlich.
Benötigen unterschiedliche Content-Management-Systeme auch jeweils ein eigenes
Datenbank-System, einen Application Server oder funktionieren nur unter einem bestimmten
Betriebssystem, so kann eine einheitliche Lösung stets unter den gleichen Voraussetzungen
betrieben werden.
Vorteil 2: Einheitliche Schnittstellen
Durch den unternehmensweiten Einsatz einer Content-Management-Lösung kann insbesondere der
Datenaustausch zwischen den einzelnen Installationen, aber auch die Anbindung von
Fremdsystemen (z.B. Media-Asset-Management, Dokumenten-Management, User-Verwaltung usw.)
vereinfacht werden. Schnittstellen müssen, falls nicht bereits standardmäßig vorhanden,
nur einmalig entwickelt und gepflegt werden. Das einheitlicher Speicherung der Daten, wird
zusätzlich der Austausch von Inhalten zwischen den einzelnen CMS-Installationen
vereinfacht. Dank gleicher technischer Basis kann zudem der Zugriff auf Datenbanksysteme
standardisiert und so die Kommunikation der verschiedenen CMS-Installationen
vereinheitlich werden.
Vorteil 3: Einheitliche Templates, wieder verwendbare Applikationen
Die größte Kostenersparnis lässt sich allerdings durch die Vereinheitlichung der Templates
oder einen standardisieren Template-Baukasten erzielen. Da bei der technischen Umsetzung
der Projekte, sprich der Programmierung von Templates und der Integration von
CMS-Funktionen, der meiste Aufwand entsteht, lässt sich hier, durch Vorlagen der
Arbeitsaufwand deutlich reduzieren.
Insbesondere im Rahmen von Konzernen, die über Corporate Design Vorgaben und Style Guide
verfügen, kann hier ein enormes Einsparpotential realisiert werden. So kann die Umsetzung
entsprechender Internet- und Intranetprojekte basierend auf standardisierten Schablonen
erfolgen, was sowohl die Einhaltung der grafischen Vorgaben unterstützt als auch die
Umsetzung beschleunigt.
Vorteil 4: Geringere Support- und Schulungskosten
Auch die Kosten für Support, Schulungen und die Betreib eines User-Helpdesks lassen sich
dank einheitlicher CMS-Infrastruktur reduzieren. Regelmäßige Schulungs- und
Weiterbildungstermine ermöglichen es den Redakteurinnen und Redakteuren den Umgang mit der
Content-Management-Software zu erlernen und ihr Wissen auszubauen. Ein zentralisierter
Support, beispielsweise über die IT-Abteilung des Konzerns, kann bei einer heterogenen
CMS-Landschaft kaum bewältigt werden. Wird allerdings auf eine einheitliche Plattform für
die Verwaltung von Inhalten gesetzt, so kann diese Aufgabe durch einen zentralen
User-Helpdesk übernommen werden.
Vorteil 5: mehr Flexibilität, höhere Transparenz
Letztendlich bewirkt der unternehmensweite Einsatz einer einheitlichen CMS-Plattform aber
vor allem ein: eine Steigerung der Transparenz, Synergieeffekte und eine höhere
Flexibilität im Unternehmen. Mitarbeiter müssen bei einem Wechsel in eine andere Abteilung
oder in einen anderen Teilkonzern sich nicht ein neues Werkzeug zu Pflege von Intranet-
oder Internetseiten aneignen. Entwicklungen, die in einem Teilkonzern oder innerhalb einer
zentralen IT-Abteilung erfolgen, können mehrfach genutzt und Kosten entsprechend umgelegt
werden. Und die Kostentransparenz steigt: Einmalige Investitionen in eine
Content-Management-Lösungen können aufgeteilt und günstige Preismodelle durch verschiedene
Teilkonzerne, Tochterfirmen oder Abteilungen genutzt werden.
Einheitliche Lösung und strategische Konzepte statt CMS-Wildwuchs
Da Content-Management-Systeme zu über 90% vergleichbare Funktionen bieten und stets das
gleiche Ziel – die layoutneutrale Verwaltung von Inhalten – verfolgen, macht es Sinn hier
eine homogene Software-Landschaft zu realisieren. Kein Unternehmen käme mittlerweile mehr
auf die Idee jeder Abteilung ein eigenes Office-Paket zu lizenzieren, geschweige denn
unterschiedliche Versionen von unterschiedlichen Herstellern zu nutzen. Gleiches Prinzip
sollte auch bei der Verwaltung von Inhalten, einem wesentlich sensibleren
Unternehmensprozess, angewandt werden. 11/2006, Matthias Steinforth
| | Matthias Steinforth ist Geschäftsführer der kernpunkt GmbH und für den Bereich Marketing und Vertrieb zuständig. Zu den Kunden der kernpunkt GmbH gehören namhafte Unternehmen und öffentliche Auftraggeber wie Bayer, die Polizei NRW oder Vaillant.
 Alle Experten
Publizieren Sie Ihren eigenen Fachbeitrag
|
Kommentare zu diesem Beitrag | | |
 | Informationsverwaltung im Konzern: Strat... | | | |
| Fachartikel | 08.11.06 | | Frank Putzmann | 30.11.06 |
Weitere Beiträge zu diesem Thema | | |
|  | | Formularroboter stellen ein zunehmendes Problem für Websitebetreiber dar. Sie sorgen für große Datenmengen auf dem Server, für unerwünschte Spammails und letztlich sinkende Performance... | |  | | Die Feststellung des Reifegrads und die Beurteilung des tatsächlichen Nutzwerts ihrer Intranets fallen den meisten Intranet-Verantwortlichen schwer... | |  | | Ruby on Rails ist der neue Ansatz für die Web-Entwicklung; und einer, der mit großem Erfolg die Entwicklungsarbeit vereinfacht... | |  | | Mit Text-to-Speech-Software (TTS) können Websites und RSS-Feeds vertont und Podcast-Files in Echtzeit erstellt werden. Im zweiten Teil werden Fragen der Technik und Schnittpunkte zu CMS skizziert... | |  | | Mehrere namhafte Webangebote nutzen heute Sprachservices. Beschleunigt wird die Entwicklung durch die Trends des WEB 2.0: Community, Podcasting und RSS... | |
Beiträge aus anderen Themenbereichen | | |
|  | | Im Interview spricht der Schirmherr der Initiative Prof. Dieter Spath über "Das Konstruktionsbüro für Dienstleistungen" und vieles mehr. Am 12. Oktober eröffnet Prof. Dieter Spath den VOICE Days plus Kongress... | |  | | Die Gestattung der privaten Nutzung der betriebseigenen IT-Infrastruktur durch die Mitarbeiter bringt nicht zu unterschätzende rechtliche Komplikationen mit sich – gerade was auch die Archivierung von E-Mails anbelangt... | |  | | Datenschutz spielt auch im eCommerce eine große Rolle. So müssen z.B. für den Betrieb eines Onlineshops die gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz eingehalten werden... | |
| | | |
