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Intranets stecken weltweit noch in den Kinderschuhen
 Die Feststellung des Reifegrads und die Beurteilung des tatsächlichen Nutzwerts ihrer
Intranets fallen den meisten Intranet-Verantwortlichen schwer. Werden zur Bewertung nur
unternehmensinterne Faktoren oder das, was dem Intranet-Team "wichtig" erscheint,
berücksichtigt, macht die Betriebsblindheit auch vor dem Intranet als wichtigstem internen
Kommunikations- und Informationsinstrument nicht Halt.
Abhilfe aus dieser Situation können u.a. Benchmarkings und Studien schaffen, bei denen
anhand des Vergleichs verschiedener Intranets objektivere Messlatten zur Beurteilung des
eigenen Status quo gefunden werden können.
Die erste globale Intranet-Studie
Eine solche Intranet-Studie mit internationalem Bezug liegt in Form des 90seitigen Reports
"Global Intranet Strategies Today & Tomorrow" vor, die Einblicke in die Intranets von 101
Unternehmen aus 5 Kontinenten gewährt. Herausgeberin der Studie ist die international
anerkannte Intranet-Expertin Jane McConnell, Inhaberin der NetStrategyJMC, Paris.
Die Ergebnisse des Reports werfen neues Licht auf den "State of the Art" heutiger
Intranets und zeigen zukünftige Intranet-Trends auf.
Intranet-Potentiale bleiben ungenutzt
Die meisten Intranets haben den ersten Meilenstein ihrer Entwicklung erreicht und dienen
den Unternehmen als primärer Kommunikationskanal. Ihr volles Potential und einen hohen
geschäftlichen Nutzen realisieren jedoch nur die Wenigsten. So wird das Intranet bspw. nur
in 2% der befragten Unternehmen eindeutig als Mittel zur Generierung neuer
Geschäftsmöglichkeiten wahrgenommen.
Auch werden wichtige Prozesse nur selten über das
Intranet abgewickelt und die eigentlich leistungserbringenden sowie die kundenbezogenen
Geschäftseinheiten sind deutlich weniger in Intranet-Entscheidungsprozesse involviert als
bspw. die Kommunikations- oder die IT-Abteilung.
Ein erfreulicher Trend in diesem Zusammenhang ist hingegen, dass fast die Hälfte der
Unternehmen (47%) davon ausgeht, dass die Intranet-Budgets in den nächsten zwei Jahren
steigen werden. Dadurch sollten Handlungsspielräume entstehen, die viele Intranets aus
ihren "Kinderschuhen" herausführen könnten.
Das Intranet wird persönlicher
Obwohl die Vision eines einzigen Portals als Einstiegspunkt zu allen
Unternehmensinformationen und allen benötigten Anwendungen bisher nur in wenigen
Unternehmen realisiert ist, rückt das Intranet näher an die Benutzer heran: mit
Personalisierungsfunktionen, individuellem Content und der Unterstützung von mobilen
Endgeräten.
Dadurch könnte die heute häufige anzutreffende Situation, dass die Mitarbeiter nicht
ausreichend informiert sind, andererseits aber über eine stetig zunehmende
Informationsüberflutung klagen, verbessert werden.
Vor diesem Hintergrund verwundert es
allerdings, dass die Intranet-Homepage bei mehr als drei Viertel aller befragten
Unternehmen (78%) fast ausschließlich Informationen enthält, die für alle Mitarbeiter
gleich sind. Informationen, die der Bereichszugehörigkeit, der Funktion oder den
Interessen eines Mitarbeiters angepasst sind, finden sich demnach kaum auf der wichtigsten
Seite der Intranets wieder.
Gleichermaßen steht es auch um die verschiedenen Informationsflüsse der Intranets
bestellt: während 67% ausgeprägte Top-down-Informationsflüsse aufweisen, sind es bei den
horizontalen Informationsflüssen (also z.B. dem Informationsaustausch zwischen
verschiedenen Geschäftseinheiten) nur 26% und bei den Bottom-up-Informationsflüssen (also
z.B. dem Informationsfluss von einer Arbeitsgruppe zu übergeordneten Einheiten) sogar nur
20%.
Hier besteht dringender Handlungsbedarf in Richtung einer höheren Relevanzsteuerung auf
allen Ebenen eines Intranets um die Mitarbeiter mit den Informationen zu versorgen, die
für sie von individueller Bedeutung sind – und (möglichst) nur mit diesen, unabhängig
davon, wo diese herkommen.
Auch die stärker auf die Partizipation der Benutzer ausgelegten Ansätze des "Web 2.0"
halten langsam aber sicher Einzug in die Intranets. Wikis und interne Blogs sind mit
jeweils 18 Nennungen dabei die häufigsten Vertreter. Die Einsatzzwecke dieser "neuen
Instrumente" sind hingegen altbekannte Intranet-Themen, denen die sozialen und kulturellen
Einflüsse des "Enterprise 2.0" jedoch höhere Erfolgsaussichten bescheren könnten:
Ironischerweise kämpfen diese "Web 2.0"-Funktionen im unternehmensinternen Einsatz mit den
gleichen Schwierigkeiten, die auch den Intranets das Leben schwer gemacht haben: sie sind
meist nicht durchsuchbar, haben keinen zentralen Einstiegspunkt und bieten den Benutzern
kaum Möglichkeiten des interessenbezogenen Verfolgens der Inhalte.
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12/2006, Stephan Schillerwein
| | Stephan Schillerwein ist Head of Research bei der Infocentric Research AG in Baden (CH). Er leitet praxisnahe Forschungsprojekte die der Optimierung von Intranets und anderen Informations- und Kommunikationsmedien dienen.
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