|  |
Nach mir die Sintflut? – Warum gute Konzeption die Content-Pflege berücksichtigt
Ist das Projekt beendet, geht die Arbeit erst richtig los – eine leidvolle Erfahrung vieler Betreiber von kommerziellen und privaten Websites. Denn nach dem Launch tauchen Fragen nach der Aktualisierung des Contents auf, nach zusätzlichem Arbeitsaufwand, der nicht kalkuliert wurde und nach Zeit, Nerven und der Kompetenz von Mitarbeitern, die eigentlich einem ganz anderen Job nach gehen als der regelmäßigen Aktualisierung einer Website.
Die Problematik ist nicht neu – in Zeiten zunehmender Komplexität von Inhalten gewinnt sie jedoch an Brisanz. Häufig geht es nicht mehr darum, einfach nur einen Text auszutauschen, wenn die Lage es erfordert – es gilt, sich im Gewirr komplexer Seitenstrukturen zurechtzufinden, unterschiedlichste Medienformate wie Bilder, Videos, Präsentation oder Textdateien zu verwalten, ein Content Management System zu bedienen und sich in vielfältigen Sprachinstanzen zu bewegen. Nicht zuletzt spielt der Faktor Zeit eine große Rolle – das Netz ist schnell und eine fundierte Einarbeitung dauert meist zu lange.
Das Dilemma der Content-Pflege
Die Pflege bestehender Online-Inhalte entwickelt sich häufig zu einem echten Dilemma, denn einerseits sind die Profis, die die Seite erstellt haben, für die regelmäßige Aktualisierung schlicht zu teuer, andererseits können die eigenen Mitarbeiter den Aufwand nur selten abfangen. Das potentielle Lösungsspektrum reicht dann vom wenig webaffinen Vertriebsmitarbeiter bis zu einer professionellen Content-Agentur.
Wer auch immer diese anspruchsvolle Aufgabe übernimmt, wird spüren, ob die Projektverantwortlichen in den relevanten Projektphasen ausreichend Zeit und Engagement in eine wirklich durchdachte Online Konzeption gesteckt haben. Denn eine gute Konzeption richtet immer auch den Blick auf das "danach" – unter Berücksichtigung zahlreicher individueller Faktoren, die für jedes Projekt neu definiert werden müssen.
Es lohnt sich in jedem Fall, einige grundlegende Themen in der Online-Konzeption zu berücksichtigen – für den Auftraggeber, denn er spart bares Geld: Sinnvoll konzipierte Informationsvermittlung spart bei der Aktualisierung vor allem Zeit und schont Nerven und Geduld von Mitarbeitern. Für den Auftragnehmer gilt: Mit gut geplantem Content und sinnvoll vermittelbaren Strukturen bleiben Sie in guter Erinnerung – und zwar immer dann, wenn eine Aktualisierung fällig wird und Ihr Kunde von Ihrem Sachverstand profitiert.
Die folgenden Punkte verstehen sich als Denkanstöße: Sie sind sowieso Bestandteil soliden Projektmanagements, werden aber selten im Zusammenhang mit nachgelagerter Content-Pflege gesehen. Ihre Berücksichtigung sorgt für Übergaben mit möglichst geringen Reibungsverlusten.
Archivierung und Dokumentation
Nicht nur für Ihr gutes Gewissen und mögliche Referenz im Falle von Forderungen oder Konflikten sollte ein Projekt übersichtlich dokumentiert sein: Auch jene, die später mit den Seiten und Anwendungen arbeiten, müssen zumindest auf die Grundlagen des Projekts zugreifen können, zum Beispiel auf die logische Darstellung der Informationsarchitektur und einen Verweis auf verwendete Software.
Unterschiedliche Medien im Einsatz
Welche Medien Sie auch immer in den Content integrieren: Sorgen Sie dafür, dass die Dateien auch für andere zugänglich sind. Denken Sie dabei zum Beispiel an die Original-Versionen von Files, die zum Download in ein PDF umgewandelt wurden. Oder an Bilder, von denen Sie nur einen bestimmten Ausschnitt gewählt haben – vielleicht wird es später in einem anderen Zusammenhang in größeren Abmessungen benötigt. Außerdem wichtig: Wenn Sie ein CMS mit einem Verzeichnis-System für Bilder und Downloads genutzt haben, hinterlassen Sie eine klare Ordnerstruktur und verständliche Dateinamen.
Workflows und Wege
Selbst wenn etablierte Workflows und Wege existieren – an irgendeiner Stelle sitzt immer ein Mensch, ein Kollege mit einem Namen und einer Telefonnummer, und genau diese Informationen können im Verlauf der weiteren Contentpflege wichtig werden. Stellen Sie sie zusammen!
Langfristig planen
Nach Ihnen die Sintflut – damit machen Sie sich keine Freunde. Dabei ist es ganz einfach: Wenn das genutzte CMS Lifecycles vorsieht, nach denen Seiten zum Beispiel verfallen, dann weisen Sie in der Dokumentation darauf deutlich hin: Formulieren Sie klare Regeln zum Einstellen von Content.
Wohin mit aktuell nicht genutzter Information?
Vielleicht sieht Ihr CMS Archivierungs-Funktionen vor – falls nicht, nutzen Sie seine Möglichkeiten und entwickeln Sie eine Option, nicht genutzte Information nicht sichtbar abzulegen – oder nutzen Sie die Möglichkeiten des Versionsmanagements so, dass nachfolgende Content-Manager ohne ermüdende Suche finden, was Sie suchen.
Service- und Wartungsbereitschaft signalisieren
Selbstverständlich kennen Sie sich am Besten aus – nutzen Sie diesen Vorteil und signalisieren Sie die Bereitschaft, im Falle von Fragen und Problemen Ihrem Kunden zur Seite zu stehen. Das stärkt die Kundenbindung und steigert die Wahrscheinlichkeit von Folgeaufträgen.
Informationsquellen offen legen
Eigentlich eine Selbstverständlichkeit und bestimmt auch Bestandteil Ihrer Dokumentation – wenn Sie allerdings im Vorfeld schon absehen können, dass bestimmte aktuelle und redaktionelle Informationen regelmäßig von einer bestimmten Quelle bezogen werden können, wird man es Ihnen danken, wenn Sie diese Quelle gesondert benennen.
Neubeschaffung aktueller Informationen: Kann man gute Quellen zur Verfügung stellen?
Natürlich müssen Sie nicht alles ausplaudern, was Grundlage Ihrer erfolgreichen Arbeit ist – aber wenn das Produkt in Zukunft darunter leidet, dass dem Content-Verantwortlichen Informationen und Zugänge fehlen, wirft das auch ein schlechtes Licht auf die Konzeption. "Chronologischer Wissenstransfer" kann da sinnvoll sein. Dazu gehört auch die Bereitschaft Ihrerseits, bei Bedarf Schulungen zu geben.
Nur mit professioneller Pflege kann das Projekt, das Sie betreut haben, gedeihen und damit zu einem erfolgreichen Träger Ihrer Werbebotschaft werden. Wer auch in der Konzeptionsphase die Arbeit der Content-Pfleger im Auge behält, tut sich und dem Kunden den größten Gefallen. 01/2007, Katrin Reuter
| | Katrin Reuter ist Project Managerin der text2net GmbH, einer Content Management Agentur in Bonn.
|
Kommentare zu diesem Beitrag | | |
 | Nach mir die Sintflut? – Warum gute Konz... | | | |
| Fachartikel | 29.01.07 | | Harry | 11.07.07 |
Weitere Beiträge zu diesem Thema | | |
|  | | Was im Sport eine nicht weg zu denkende Selbstverständlichkeit ist – nämlich Spielregeln und Personen, die deren Einhaltung sicherstellen – sollte auch für das Intranet eine ganz natürliche Einrichtung sein... | |  | | Trotz großen Interesses und hohen Erwartungen herrscht nach wie vor eine zögerliche Stimmung, wenn man auf das Hype-Thema AJAX zu sprechen kommt. PENTASYS hat erfolgreich AJAX-Technologie eingesetzt... | |  | | Die Vergleiche zwischen den führenden ECM-Anbietern leiden darunter, dass sich an der Spitze des Feldes mehrere IT-Unternehmen tummeln, die ihre Ergebnisse für die DMS- und CMS-Sparten nicht gesondert ausweisen... | |  | | Wer kennt folgende Situation nicht:Der Autor recherchiert, führt Interviews, sichtet Material. Alle nötigen Informationen liegen vor. Fehlt nur noch die texterische Umsetzung... | |  | | Glaubwürdigkeit wird in der Geschäftswelt groß geschrieben. Das ist leicht anhand einiger Negativbeispiele zu belegen... | |
Beiträge aus anderen Themenbereichen | | |
|  | | Im Interview spricht der Schirmherr der Initiative Prof. Dieter Spath über "Das Konstruktionsbüro für Dienstleistungen" und vieles mehr. Am 12. Oktober eröffnet Prof. Dieter Spath den VOICE Days plus Kongress... | |  | | Die Gestattung der privaten Nutzung der betriebseigenen IT-Infrastruktur durch die Mitarbeiter bringt nicht zu unterschätzende rechtliche Komplikationen mit sich – gerade was auch die Archivierung von E-Mails anbelangt... | |  | | Datenschutz spielt auch im eCommerce eine große Rolle. So müssen z.B. für den Betrieb eines Onlineshops die gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz eingehalten werden... | |
| | | |
