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Erfolgsfaktoren für E-Learning
Noch vor einem Jahr wäre die Frage, ob E-Learning ein effizientes, sinnvolles und effektives Instrument zur Schulung von Mitarbeitern darstellt, ohne weiteres positiv beantwortet worden. Das abrupte Stocken der New-Economy hat aber auch die Marktentwicklung für E-Learning zu einer Pause gezwungen. Genauso wie der "Hype" um das Internet und seine Möglichkeiten übertrieben war, so ist nun auch übertriebene Sparsamkeit fehl am Platze. Die neuen Möglichkeiten, die der Einsatz des Internets und insbesondere auch Intranets für Unternehmen bezüglich der Aus- und Fortbildung ihrer Mitarbeiter bieten, sollten genutzt werden. Die Prognosen für das Wachstum des E-Learning Marktes sind immer noch beeindruckend. Die meisten Unternehmen setzen auch schon auf E-Learning Methoden, in vielen Fällen aber noch in einem relativ eingeschränkten Maße. Wie auch die Implementierung anderer internetbasierter Dienste wie Content Management Systeme oder Knowledge Management Systeme, so ist auch der Erfolg des Einsatzes einer E-Learning Applikation von der Beachtung wichtiger Erfolgsfaktoren entscheidend abhängig. Definition und Abgrenzung von E-Learning Im Gegensatz zum klassischen C-Learning steht beim E-Learning nicht der Lehrer, sondern der Student im Mittelpunkt der Schulungsmethode. Der Student kann zu seiner eigenen Fortbildung verschiedene Möglichkeiten des E-Learning flexibel einsetzen. In diesem Sinne definiert Cap Gemini TMN E-Learning als "die Konvergenz von Lernen und Internet, mit dem Ziel, Wissen Just-in-Time aufzubauen und zwar jederzeit, an jedem Ort und durch jeden Mitarbeiter". Durch den Einsatz von E-Learning können bis zu 70 Prozent Reisekosten für Schulungen eingespart werden. Außerdem können die Organisation der Schulungen, Qualitätssicherung, Erfolgskontrolle oder auch das Update der Unterlagen kosteneffizient gestaltet werden.
Beim E-Learning steht der Student im Mittelpunkt der Schulungsmethodik Die Methoden, die dabei zum Einsatz kommen können unterschiedlich sein: "Computer Based Trainings" (CBT) sind eine klassische Form des E-Learning. Viele Mitarbeiter sind mit der Nutzung von CBTs bereits vertraut. Über sie können unabhängig vom Internet oder Intranet qualitativ hochwertige Schulungen angeboten werden. Allerdings ist bei CBTs die Distribution insbesondere bei auswärtigen Mitarbeitern umständlich. Ein weiterer Nachteil sind die mangelhaften Möglichkeiten, die CBTs zur Kommunikation mit anderen Schulungsteilnehmern oder Lehrern bieten. Diese Nachteile kompensieren hingegen die "Web Based Trainings" (WBT). Durch den Einsatz des Unternehmensnetzwerkes werden Kommunikationsmöglichkeiten geschaffen, es können aktuelle Schulungen angeboten werden und somit ist das Update von Wissen sowie Lerninhalten schnell möglich. Ihr Einsatz empfiehlt sich, wenn es sich bei den zu kommunizierenden Schulungsinhalten um global gleich einsetzbares Wissen handelt, welches schnell vermittelt werden muss. Gerade im Einsatz von WBTs sind "Quick Wins" im E-Learning erreichbar. In "Virtual Classrooms" können Schulungen zu bestimmten Zeiten, von einem Trainer live begleitet durchgeführt werden. Die Teilnehmer können live mit dem Lehrer interagieren und kommunizieren. Weitere E-Learning Methoden können Produktsimulationen, virtuelle Labore, E-Books, Video-on-Demand oder auch kombinierte Audio-Präsentationen sein. All diese Methoden lassen sich entsprechend den Anforderungen an die Schulung einsetzen und sinnvollerweise unter einem Lernportal vereinen. E-Learning in der Praxis Etwa ein Drittel der deutschen Unternehmen setzen bereits E-Learning Methoden für Mitarbeiterschulungen ein. Zu diesem Ergebnis kam eine Studie des "Instituts für Innovationsforschung und Technologiemanagement" der Ludwig-Maximilians-Universität in München. 90 Prozent dieser Unternehmen setzen allerdings auf CBTs und nur 62 Prozent nutzen auch die Möglichkeit von WBTs. Nur 20 Prozent der Befragten setzen "Virtual Classrooms" als Schulungsmethoden ein. Die Inhalte für die WBTs bzw. CBTs werden bei über der Hälfte der Unternehmen zusammen mit externen Anbietern entwickelt bzw. vollständig von diesen gekauft. Immerhin ein Drittel der befragten Unternehmen entwickelt Inhalte für "Virtual Classrooms" selbst. Als häufigste Schulungsinhalte nennt die Studie fachspezifisches Wissen und EDV-Inhalte. Einführungsprozess von E-Learning Systemen und Erfolgsfaktoren Da es - wie bereits oben beschrieben -viele verschiedene E-Learning Methoden gibt, bedarf es einer systematischen Vorgehensweise für die Auswahl, Implementierung und den Einsatz der richtigen Tools für ein Unternehmen. Cap Gemini TMN gliedert die zu berücksichtigenden Einflussgrößen beim Einsatz von E-Learning in die vier Abschnitte "Strategische Analyse", "Umsetzungskonzept", "Implementierung" und "Instandhaltung, Entwicklung, kontinuierliche Verbesserung".
Erfolgsfaktoren während des Einführungsprozesses von E-Learning Systemen Nach der strategischen Analyse der E-Learning Anforderungen eines Unternehmens ist eine Tool-Entscheidung zu treffen. Nach der endgültigen Auswahl eines Tools wird das Umsetzungskonzept erstellt, auf dem dann die Implementierung als dritte Phase basiert. Ebenso wichtig wie die ersten drei Phasen ist die kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems und der Inhalte nach einem erfolgreichen Betrieb. Alle aufzuzeigenden Erfolgsfaktoren sind in der jeweiligen Phase des Einführungsprozesses zu berücksichtigen. Diese Erfolgsfaktoren sind im Einzelnen: 1. Vision und Zieldefinition: Viele Unternehmen planen den Einsatz von E-Learning Systemen, ohne diese an den spezifischen Anforderungen ihres Unternehmens auszurichten. Eine visionäre und gleichzeitig detaillierte Zieldefinition sowie die Spezifizierung von Routinen, die den späteren Erfolg der Systeme messen, sind eine unabdingbare Voraussetzung für die Implementierung von E-Learning Systemen. 2. Top-Management Unterstützung: Das Top-Management muss die Ziele des E-Learning und die Möglichkeiten der effizienten Mitarbeiterschulungen verstehen und vertreten, um E-Learning im Unternehmen durchsetzen zu können. Das Top-Management kann auch selbst Schulungsbeiträge in Form von (Audio-) Präsentationen liefern, um seine Strategien im Unternehmen bekannt zu machen. 3. Themen und Zielgruppenbestimmung: Möglichst unter Einbeziehung der Mitarbeiter müssen die Themen und Zielgruppen des E-Learning bestimmt werden. Nur dann können die richtigen Methoden für die unterschiedlichen Anforderungen identifiziert und definiert werden. 4. Berücksichtigung der Lernkultur in einem Unternehmen: Das Unternehmen, das E-Learning einsetzt, muss über eine wissensorientierte Unternehmenskultur verfügen. Lernen muss selbstverständlicher Bestandteil einer Mitarbeiterentwicklung sein, und Fehler beim Lernen dürfen nicht bestraft werden. Die Lernmethoden müssen der Lernkultur in einem Unternehmen entsprechend ausgerichtet sein. 5. Entwicklung eines Nutzungskonzepts: Für den erfolgreichen Einsatz von E-Learning ist ein detailliertes Nutzungskonzept auszuarbeiten, das beschreibt, wie die Mitarbeiter auf verschiedenen Levels in verschiedenen Bereichen geschult werden sollen. Außerdem sollten Schulungskontingente und Erfolgskriterien definiert werden, die für die jeweiligen Mitarbeiter relevant sind. 6. Auswahl und Design relevanter Inhalte: Von zentraler Bedeutung sind die Schulungsinhalte, die über E-Learning an die Mitarbeiter weitervermittelt werden sollen. Nicht jede Art von Inhalt eignet sich für jede E-Learning Methode. Entsprechend sind die relevanten Inhalte zu identifizieren und die jeweilige Methode für eine effiziente Schulung auszuwählen. Ein vorgeschaltetes Assesment, das die bisherigen Kenntnisse des Studenten zu dem Thema abfragt, sodass dann nur noch die für ihn relevanten Schulungsinhalte angeboten werden, ist für den Erfolg der Schulung unabdingbar. 7. Kommunikation im Unternehmen: Noch während der Implementierung des E-Learning Systems kann damit begonnen werden, die E-Learning Philosophie im Unternehmen zu kommunizieren. Schließlich soll das System auch dazu genutzt werden, um nach und nach Präsenzschulungen zu substituieren bzw. zu ergänzen. Daneben ist eine möglichst intensive Kommunikation mit den Lernenden notwendig, um ihre Bedürfnisse und Anforderungen an E-Learning kennenlernen und umsetzen zu können. 8. Schaffen von Akzeptanz bei Mitarbeitern: Um eine umfassende Nutzung der E-Learning Systeme auch wirklich zu erreichen, müssen Anreize für die Mitarbeiter geschaffen werden. Auch Wissensträger sollten dafür eingesetzt werden, Inhalte für das Unternehmen zu produzieren. Auch hier sind entsprechende Anreizmechanismen zu schaffen. 9. Monitoring der Lernaktivitäten: Die Nutzung der Schulungen wie auch die im Rahmen einer Abschlussprüfung erzielten Erfolge der Studenten können über Monitoring Systeme (anonym) verfolgt werden. Anhand dieser Daten müssen das E-Learning System und seine Inhalte regelmäßig den Anforderungen der Nutzer entsprechend angepasst werden. 10. Regelmäßige Erfolgsmessung: Nicht zuletzt gilt es den Erfolg des gesamten Systems zu messen. So ist ein entsprechendes Controlling-Verfahren einzurichten, über das die Effizienz der eingesetzten E-Learning Methoden und des richtigen "Mixes" zwischen E-Learning und Präsenzschulungen errechnet werden kann. Nur so ist es möglich, durch E-Learning tatsächlich Kosten einzusparen. Zukunft: "Blended Learning" Die Zukunft des E-Learning ist also nicht in einem einseitigen und ausschließlichen Einsatz von E-Learning Tools über das Internet sowie das Intranet zu sehen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass eben nicht alle Inhalte mit dem gleichen Erfolg ausschließlich über elektronische Medien vermittelt werden können. Eine Kombination von E-Learning Methoden und klassischen Präsenzveranstaltungen mit engem Bezug zu den elektronischen Schulungsinhalten kann hier weitaus mehr Erfolg bringen. In der Entwicklung einer entsprechenden Strategie und einer sinnvollen Kombination dieser beiden Möglichkeiten im Sinne des "Blended Learning" liegen bisher selten genutzte Chancen. Heute geht es also nicht mehr um die Entscheidung, ob E-Learning ODER Präsenzveranstaltungen zur Schulung von Mitarbeitern eingesetzt werden sollen, sondern es geht darum wie beide Methoden GEMEINSAM eingesetzt werden können. Die Berücksichtigung der genannten Vorgehensweise zur Umsetzung eines E-Learning Konzepts kann hier nur eine noch größere Bedeutung gewinnen. 03/2002, Christian Schmidkonz
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