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ECM-Strategie: Konsolidierung der Vielfalt im Unternehmen
Anwender haben ein sehr unterschiedliches Verständnis von Dokumenten und Content
Management. Die Spanne reicht von der einfachen MS Office-Dateiverwaltung auf dem Server
mit Volltextsuche bis hin zur Prozessunterstützung in Content-zentrischen Prozessen, die
in eine heterogene Anwendungslandschaft unter Einhaltung regulatorischer Anforderungen
integriert werden können. Dementsprechend vielfältig und selten direkt miteinander
vergleichbar sind auch die verschiedenen Angebote der Hersteller.
Abbildung 1: ECM umfasst …
Detailansicht
In den 80-90er Jahren gab es kaum integrierte Komplettlösungen, die alle genannten
Funktionen in einem homogenen System mit einer einheitlichen Architektur abdeckten.
Anwender, die in dieser Zeit Anforderungen im Bereich Archivierung, Content Management,
Web Content Management oder Workflow umsetzen wollten, waren gezwungen, sich bei
unterschiedlichen Herstellern zu bedienen.
Abbildung 2: Angebotsvielfalt in den 90er Jahren
Detailansicht
Die Anwender mussten also mit Content- und Funktionsinseln leben, wenn Anforderungen der
unterschiedlichen Abteilungen und Tochterunternehmen mit diesen Systemen realisiert werden
mussten.
Daher verfügen mittlerweile viele Unternehmen über ein umfangreiches ECM-Biotop
aus Einzellösungen mit komplexen Abhängigkeiten zwischen Einzelkomponenten, die kaum noch
pflegbar und funktional sowie technisch veraltet sind.
Abbildung 3: ECM-Lösung in den 90er Jahren
Das hat betriebswirtschaftliche Konsequenzen: Der Betrieb dieser Vielfalt führt zu unnötig
hohen IT-Kosten durch erhöhten Aufwand in Wartung, Betrieb und Schnittstellenpflege
unterschiedlicher Systeme, die aber ähnliche Aufgaben haben und häufig individuell
miteinander integriert werden müssen. Weitere Nachteile sind:
- Unterschiedliche und zum Teil überlappende Funktionalität mit jeweils individueller
Benutzerführung
- Unterschiedliche Architekturen, vor allem auf der Client-Seite und in der Middle-Tier
- Notwendigkeit zur Beherrschung unterschiedlicher Entwicklungsumgebungen
- Unterschiedliche Ansprechpartner und Support-Strukturen
- Release-Abhängigkeiten durch unterschiedlichen Plattformsupport der Komponenten
So entstand der Druck auf die Anbieter, ihre ehemaligen Funktionsinseln, die häufig nur
spezifische Content-Funktionen abdeckten, zu Content-Komplettlösungen für alle
Anwendungsbereiche in einem Unternehmen auszubauen.
Vor allem die großen Anbieter haben
versucht, sich dieser Aufgabe durch Zukäufe zu entledigen. Die Folge ist ein seit Jahren
zu beobachtender Reigen von Übernahmen und Fusionen, nicht immer zum Nutzen der Kunden:
Diesen gingen im Zuge der personellen Konsolidierungen nicht nur vertraute Ansprechpartner
verloren. Ihre Geduld wurde auch auf die Probe gestellt durch Unsicherheiten bei der
Fortführung von Produktlinien, die aufgrund von Redundanzen zu bereinigen waren. Der
"Broschürenintegration" folgte daher häufig genug jahrelanges Warten, bis die
Produkt-Roadmaps funktional, aber vor allem auch architektonisch synchronisiert waren.
Abbildung 4: Fusionen und Übernahmen der 4 größten ECM-Anbieter
Detailansicht
Diese Heterogenität der Systeme ist vor allem bei jenen Anbietern typisch, deren
ECM-Suiten durch Zukauf entstanden sind und die bezüglich der oben genannten Merkmale noch
nicht konsolidiert sind. Kleinere Anbieter, die ihre Systeme durch Eigenentwicklung
erweitert haben, können dann vielleicht in einer Ausschreibung weniger Häkchen setzen; die
vorhandene Funktionalität ist aber häufig mit deutlich weniger Aufwand nutzbar, als bei
den durch Akquisitionen entstandenen ECM-Suiten. Dadurch verstärkt sich aber das Problem,
dass es von den großen Anbietern derzeit eigentlich keine attraktiven Komplettlösungen für
kleine und mittelständische Anwender gibt, weil in der Kostenbetrachtung in den
allermeisten Fällen nicht die Anschaffungskosten für Lizenzen sondern die Kosten für
Integration, Betrieb, Erweiterung sowie Wartung und Support den Löwenanteil der
Gesamtprojektkosten ausmachen.
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04/2007, Bernhard Zöller
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