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Die vernetzte Welt des Enterprise 2.0
Übersicht Fragen
Was verbirgt sich hinter einem "Enterprise 2.0"? Der Begriff "Enterprise 2.0" selbst wurde von Andrew McAfee, Associate Professor an der Harvard Business School, geprägt. Für ihn bezeichnet Enterprise 2.0 den Einsatz sich selbst entwickelnder Social-Software-Plattformen innerhalb des Unternehmens beziehungsweise zwischen dem Unternehmen und seinen Partnern und Kunden. Maßgeblich für ein Enterprise 2.0 sind Art und Umfang der erfolgreichen Selbstorganisation, die es ermöglicht. Während sich klassisch strukturierte Unternehmen durch hierarchische Strukturen und Prozesse auszeichnen, werden im Enterprise 2.0 an vielen Stellen Hierarchien bewusst abgebaut, um damit den notwendigen Raum für eine erfolgreiche Selbstorganisation zu schaffen. Mit der dadurch ermöglichten dauerhaften Innovationsdynamik und Kreativität, lässt sich die Leistung eines Unternehmens um ein Vielfaches steigern. Während die Vernetzung von Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden das Leitmotiv des Enterprise 2.0 ist, sind seine Werkzeuge innovative Web 2.0-Technologien. Sie geben allen Mitarbeitern die Kontrolle über ihr Tun, lassen ihnen Handlungsspielraum und machen sie unabhängig von den Vorgaben und Restriktionen traditioneller IT. Solche Enterprise 2.0-Plattformen basieren auf klassischen Content Management Systemen mit Social Software-Erweiterungen um Web 2.0-Funktionen wie Profil-Management, Multimedia-Blogs, User Generated Content, Bewertungs-Tools, Tag Clouds, RSS-Feeds und Voting, Kollaboratives Filtern oder Kommentarfunktionen. Die Einführung von Social Software und Web 2.0-Technologien bedeutet vor allem einen Wandel der Unternehmenskultur. Technologie kann ein effektives Werkzeug sein, doch maßgeblich ist das Miteinander der Menschen. Bei allen Social Software-Tools geht es immer um den zentralen, für Unternehmen relevanten Punkt des Web 2.0: die bestmögliche Nutzung der kollektiven Intelligenz. CMS im Web 2.0-Gewand? Wie schafft man mehr kollektive Intelligenz? Mit Content Management Systemen, die Web 2.0 Funktionalitäten anbieten, kann eine innovativ organisierte Arbeitswelt geschaffen werden. Eine softwarebasierte, prozessorientierte Projektorganisation ersetzt traditionelle Abteilungsstrukturen, denn eine Unternehmenskultur im Sinne von Enterprise 2.0 nivelliert Hierarchiestufen und erfordert neue Organisations- und Führungssysteme. Obwohl nicht alle Ideen und Technologien des Enterprise 2.0 neu sind, fallen sie derzeit auf fruchtbaren Boden. Unternehmen sehen sich einem massiv veränderten globalen Umfeld gegenüber, dem alte Kommunikations- und Organisationsstrukturen nicht immer gerecht werden können. Unabhängig von Organisationsstrukturen arbeiten verschiedene Partner in wechselnden Rollen an Projekten zusammen – und dies über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg. Die Grenzen zwischen internen Mitarbeitern, externen Kooperationspartnern und Kunden verschwimmen zunehmend. Gleichzeitig erfordern verkürzte Produktlebenszyklen von Unternehmen, schnell und flexibel zu reagieren und Entscheidungen zu treffen, um neue Produkte und Dienstleistungen an den Markt zu bringen. Starre, hierarchische Kommunikations- und Organisationsstrukturen erscheinen in diesem Umfeld langfristig wenig überlebensfähig. Enterprise 2.0-Technologien und –Konzepte bieten in diesem Umfeld neue Ansatzpunkte, um vernetzte Kommunikations- und Organisationsstrukturen zu unterstützen. Kurz: um als schnell lernendes Unternehmen innovationsfähiger zu sein. Dazu gilt es über Jahre verfestigte Mauern zwischen Mitarbeitern einzureißen. Welche Vorteile sehen Sie – gerade für Großunternehmen – im Einsatz von Web 2.0-Technologien? Auch wenn die Entwicklung noch relativ jung ist zeichnet sich eines schon klar ab: Es sind deutliche Effizienzgewinne durch den Einsatz von Enterprise 2.0-Werkeugen nachweisbar. Dadurch, dass Mitarbeiter unternehmensweit einfach und schnell Wissen austauschen, wird beispielsweise Doppelarbeit vermieden. Die Einarbeitung in neue Themen und Ad-hoc-Lösungen von Problemen können schneller und effizienter bewältigt werden weil die richtigen Ansprechpartner zeitnah aufgefunden werden. Darüber hinaus steigert der direkte Austausch innerhalb großer Teams über Social Media die Innovationsdynamik deutlich. Die Erfahrung hat gezeigt: Je besser die Vernetzung ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit für neue Lösungsmuster. Effizientes Wissensmanagement bedeutet nicht, das ganze Wissen eines Unternehmens in Datenbanken zu dokumentieren – ein Ohnehin recht fragwürdiges Ziel mit trügerischem Nutzen – sondern vielmehr, die Träger und Nachfrager des Wissens situativ in Kontakt miteinander zu bringen. Sind Enterprise 2.0-Technologien für jedes Unternehmen geeignet? Social Software ist sicherlich kein Wundermittel für effektive Geschäftsprozesse. Eine unternehmensweite Anwendung von Enterprise 2.0 setzt zunächst eine offene, von Vertrauen geprägte Unternehmenskultur und –kommunikation voraus, in der alle Mitarbeiter am Innovations- und Problemlösungsprozess teilnehmen. Vertrauen ist ein Schlüsselthema, wenn es um Enterprise 2.0-Technologien in Unternehmen geht. Entscheidend ist eine sichere und vertrauensvolle Einbindung sowohl der Mitarbeiter als auch externer Partner sowie Kunden. Darüber hinaus spielen technische Faktoren eine wesentliche Rolle. Nicht nur den Strukturen des Unternehmens, auch den Computersystemen sollte eine Architektur der Beteiligung zugrunde liegen. Social Software-Tools eignen sich insbesondere für Unternehmen, die global agieren und in denen die Mitarbeiter dezentral und über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeiten. Enterprise 2.0-Technologien leisten hier effektives Wissensmanagement. Bei kleineren, lokal agierenden Firmen ist der Bedarf dagegen vergleichsweise gering. Ein herausragendes Ergebnis der Studie "Enterprise 2.0 in Deutschland", die im vergangenen Jahr gemeinsam von Berlecon und CoreMedia durchgeführt wurde, war, dass Web 2.0-Technologien zu über 90% weder abteilungsübergreifend noch unternehmensübergreifend eingesetzt werden. Noch fehlt dem Großteil der deutschen Unternehmen das Bewusstsein für den großen Nutzen von Web 2.0-Technologien. Dies ist jedoch die Grundvoraussetzung für den erfolgreichen Einsatz. Wie sehen die ersten Schritte ins Enterprise 2.0 aus? Hilfreich ist es, mit überschaubaren Projekten im Kleinen zu beginnen. Entwicklung vollzieht sich in Schritten. Das beste Change Management besteht darin, erfolgreiche Projekte zu ermöglichen. Die unternehmensweite Kollaboration ist das Ergebnis und nicht der Anfang. Ein weiterer wesentlicher Erfolgsfaktor sei ebenfalls erwähnt: die möglichst einfachste technische Bedienbarkeit der Werkzeuge. Allen Mitarbeitern sollte es ohne zusätzliche Schulungen möglich sein, sich zu beteiligen. Und es sollte Spaß machen. Ansonsten werden die Werkzeuge kaum eine Akzeptanz finden. Wie kann die kollektive Intelligenz eines Unternehmens mit Social Software konkret unterstützt werden? Die Kommunikation und die Zusammenarbeit von Kollegen, Partnern und Kunden werden mit Web 2.0-Tools organisiert. Dies sind CMS-Erweiterungen, die gemeinhin als zentrale Funktionen des Web 2.0 gelten: Registrierung, personalisierte Startseiten der einzelnen Benutzer, eine umfassende Blog-Funktion einschließlich RSS-Feed, Kommentaren, Trackbacks und gegebenenfalls RPC-Pings zur Benachrichtigung der Blog-Suchmaschinen. Diese Social Software-Extension berücksichtigt verschiedene Anforderungen: Es wird davon ausgegangen, dass die Zahl der Autoren, die Inhalte produzieren, ebenso groß sein kann wie die Zahl derjenigen, die Inhalte konsumieren. Kollaborative Funktionen sind nicht nötig, da von Benutzer erstellter Content immer von einem einzigen Autor stammt. Sämtliche Inhalte werden innerhalb weniger Sekunden für andere Benutzer sichtbar. Filtern und Löschen unzulässiger Inhalte findet wiederum im Nachhinein statt und wird entweder von einem Administrator oder von der Gruppe selbst durchgeführt. Von einem Benutzer erstellte Daten wie beispielsweise Kommentare oder Rating werden in dedizierten Datenbanktabellen abgelegt. Dialogplattformen machen die Unternehmenswebsite zu einem Netzwerktool für Mitarbeiter, Partner und Kunden. Bei CoreMedia wurde die Onlineplattform CoCo (www.blog.coremedia.com) als weiterer Ort des Austausches neben den direkten Kontakten und Veranstaltungen eingerichtet. In offenen und geschlossenen Communities diskutieren hier Partner und IT-Manager mit CoreMedia-Spezialisten über Ideen, Deployment oder Betrieb, Redakteure über Prozesse und Usability und Entscheider über Chancen und Risiken des Enterprise 2.0. Entscheidend hierbei ist die Geschwindigkeit des direkten Feedbacks. Die schnellen Rückkoppelungen ermöglichen einerseits das Zueinanderfinden der Experten und gleichzeitig ein beschleunigtes Lernen des Unternehmens. Wenn es um den schnellen Informations- und Gedankenaustausch geht, wird Microblogging eingesetzt. Im Gegensatz zu Blogs noch ein verhältnismäßig unbekanntes Web 2.0-Werkzeug. Hierbei handelt es sich um extrem kurze Textnachrichten, die von anderen Teilnehmern abonniert werden können. Auf diese Weise übermitteln Fragen, Ideen und Gedanken sehr zeitnah Impulse oder dokumentieren Ereignisse wie Meetings oder Messen. Beispielhaft stehen hierfür Twitter.com und auch Trillr.com, eine Entwicklung von CoreMedia, um mit Kollegen, Kunden und Partnern im stetigen Kontakt und Austausch zu sein. Web TV ist eine weitere, innovative Möglichkeit, alle Mitarbeiter eines Unternehmens in Form von Video-Meeting oder Interviews zu speziellen Themen zu involvieren und zeitnah über neue Produkt- und Marketingstrategien zu informieren. Dazu bieten sich Testläufe, Gruppendiskussionen, Präsentationen oder Meeting-Beiträge an, die per Handy oder einer Video-Cam aufgenommen, ausgetauscht, kommentiert und bewertet werden können. Welche Herausforderungen können bei der Einführung von Web 2.0 Technologien entstehen? Warum heißt der Titel Ihres gerade erschienenen Herausgeberbands "Die Kunst, loszulassen"? Eines der größten Probleme für das Führungsteam ist sicherlich die "Kunst, loszulassen." Der Verlust von Kontrolle in ihrer bekannten Form ist jedoch eine gewollte Wirkung des Enterprise 2.0. David Weinberger, Fellow am Berkman Center for Internet and Society der Harvard Law School und einer der Autoren unseres Buches, vertritt die These, dass der Verlust von Kontrolle das Web und das Internet zu den bedeutendsten Schauplätzen von Innovation in der Geschichte der Menschheit macht. * Wer seine Mitarbeiter möglichst umfassend untereinander verbinden will, der muss akzeptieren, dass Informationen nicht mehr in den gewohnten Bahnen von oben nach unten oder umgekehrt fließen und auf diesem Weg viele Filter durchlaufen, sondern dass sie sich weitgehend ungehemmt ausbreiten. Erfassung von Arbeitszeit, Abteilungsgrenzen, enge Aufgabengebiete und in größeren Konzernen die Trennung in viele Tochtergesellschaften verhindern die im Enterprise 2.0 gewollten Netzwerkeffekte. Wissen wird geteilt und nicht in erster Linie benutzt, um die eigene Herrschaft zu sichern. Technologien, die das Wissens- und Innovationsmanagement in Unternehmen unterstützen, hatten in der Vergangenheit häufig das Problem, dass sie von den Anwendern in Unternehmen nicht in ausreichendem Umfang akzeptiert und damit nicht voll genutzt wurden. Eine breite Nutzer- und Nutzungsbasis ist allerdings zentrale Voraussetzung für den effizienten Einsatz von Wissensmanagement- und Kollaborationslösungen. Zudem besteht die Gefahr, dass bei der Einführung von Enterprise 2.0-Plattformen zwar die Informationsbedürfnisse der Mitarbeiter, nicht aber die spezifische Unternehmenskultur berücksichtigt wird. So sind in den vergangenen zwei Jahrzehnten bei der Einführung von transaktionsorientierten Enterprise-Plattformen die natürlich gewachsenen Unternehmensprozesse häufig der Software angepasst worden. Interne Widerstände der Mitarbeiter und lange Einführungsphasen hatten oft hohe Projektkosten und –risiken zur Folge. Wie schätzen Sie die Entwicklung ein: Welche Rolle werden Web 2.0-Technologien zukünftig spielen? Computergestützte Teamarbeit gibt es seit mehr als 20 Jahren, die Gruppenarbeit in der Automobilproduktion ist legendär. Investmentbanker arbeiten in Teams, Entwickler in großen Konzernen machen rund um den Globus gemeinsame Sache, über alle Zeitzonen hinweg und verbunden durch die konzerninternen Computersysteme. In wenigen Jahren dürften Web 2.0-Technologien in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag gehören. Treiber dieser Entwicklung wird unter anderem die Generation heutiger privater Nutzer von sozialen Anwendungen sein. Interessant daran ist, dass es nicht nur um den Einsatz neuer Technologien und Anwendungen geht, sondern vor allem auch um neue Denkansätze, die mit Veränderungen in der Unternehmenskultur einhergehen werden. Vielfältige Fragestellungen werden die Enterprise 2.0-Unternehmen in Zukunft bewegen. Zum einen geht es darum, wie das innovative Potenzial der Mitarbeiter stärker genutzt werden kann, da sie näher an den Kunden und an Produktionsprozessen sind und daher ein anderes Gespür für Innovationen, Trends und Problemlösungen entwickeln. Zum anderen müssen die Voraussetzungen an Web 2.0-Technologien stets neu definiert werden, um einen Wandel hin zu mehr Kreativität, Innovationsfähigkeit, Partizipation und selbst organisierter Generierung von Wissen in Unternehmen zu vollbringen.  * "Das Web und das Internet sind die bedeutendsten Schauplätze von Innovation in der Geschichte der Menschheit, eben gerade, weil sie nicht kontrolliert werden." (Original-Zitat aus "Enterprise 2.0 – Die Kunst, loszulassen")09/2008, Willms Buhse
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