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Software-Lizenz-Management (Teil 2): Von Outsourcing bis Open Source
Zweiter Teil des Artikels Software-Lizenz-Management OutsourcingEine ordnungsgemäß in Deutschland erworbene Lizenz kann im Einzelfall die Lizenzrechte auf Deutschland beschränken. Dies mag auf den ersten Blick trivial klingen, gewinnt in Outsourcing-Projekten jedoch schlagartig an Bedeutung. So kann die mit der Auslagerung angestrebte Kostensenkung in Gefahr geraten, wenn zum Beispiel Zusatzlizenzen erworben werden müssen. Die darauf ausgelegte Prüfung des Lizenz-Ist-Bestands ist deshalb Pflicht.Zwar ist es Aufgabe des Dienstleisters, fehlende Lizenzen zu erwerben, verringert sich dadurch allerdings seine Gewinnmarge, wird er spätestens bei Nachverhandlungen versuchen, die nachträglich entstandenen Kosten wieder auszugleichen. Im schlimmsten Fall lässt er die Software vorsätzlich unlizenziert und macht sich somit strafbar. Darüber hinaus sollte der Kunde vor dem Übergang zum Outsourcing prüfen, wie lange seine aktuellen Lizenzen noch laufen. Ein guter Service-Provider wird die auszulagernden Leistungen Zug um Zug übernehmen, sodass der Kunde bereits bezahlte Produkte/Lizenzen noch bis zum Ende des Gültigkeits- oder Wartungszeitraums nutzen kann. Ist die von der Auslagerung betroffene Hard- und Software nicht in einer IT-Tochter konzentriert, muss sie einzeln übertragen werden. Dann muss mit Due Diligence die Übertragbarkeit der Softwarelizenzen geprüft werden. Wenn eigene Mitarbeiter des auslagernden Unternehmens die Software hingegen selbst entwickelt haben, liegen sämtliche erforderlichen Rechte beim Outsourcer. Der IT-Dienstleister muss dann nur darauf achten, dass ihm die erforderlichen Rechte eingeräumt werden. Anders ist es, wenn freie Mitarbeiter oder Software-Entwicklungsbüros die Anwendungen entwickelt haben: Dann richtet sich das Urheberrecht nach den individuellen Verträgen. Und auch umgekehrt beim Insourcing gilt: Der CIO muss sich zuvor ein klares Bild über die aktuelle Lizenzsituation und die Auswirkung einer Rückverlagerung machen. Auch hier kann ein Software Asset Management (SAM) die Transparenz der Software-Lizenzsituation entscheidend verbessern. Dies zahlt sich dann insbesondere bei einer Überprüfung der Business Cases und im Rahmen der Due Diligence aus, die Unternehmen vor der Entscheidung zu einem Sourcing durchführen sollten. Software as a ServiceEine Möglichkeit, sich dem Thema Software Lizenz-Management zu stellen, ist, Lizenzen nicht zu kaufen, sondern zu mieten. Vor allem On-Demand- und SaaS-(Software-as-a-Service-)Modelle gewinnen an Attraktivität. On-demand-Services werden nur teil- oder zeitweise gekauft bzw. genutzt, während SaaS extern bereitgestellte Applikation(en) zum regelmäßigen Einsatz im Unternehmen umfasst. Interessant erscheint diese Möglichkeit insbesondere für kleinere bis mittlere Betriebe und dies in relativ standardisierten Anwendungsbereichen, wie beispielsweise für die Lohn- und Gehaltsbuchführung. Software-Service-, Leasing- oder Mietmodelle können sowohl die Eigenkapitalquote als auch die Liquidität der Unternehmen verbessern. Insbesondere in Krisenzeiten ist die Sicherstellung einer ausreichenden Liquidität erfolgsentscheidend. Unternehmen können in Software-as-a-Service-Modellen zeitlich flexibler reagieren, z.B. beim temporären Zuschalten von zusätzlichen Anwendern.GebrauchtsoftwareSoftware nutzt weder ab noch verschleißt. Seitdem die Rechtslage durch einige Gerichtsurteile geklärt ist, etabliert sich ein Second-Hand-Markt für Software.Dennoch kann der Erwerb von Second-Hand-Lizenzen nicht generell empfohlen werden. Insbesondere bei geschäftskritischen Anwendungen, die einer vertraglichen Wartung unterliegen (z.B. SAP), sollte zumindest überprüft werden, ob die zum Verkauf stehende Software in den letzten Jahren gewartet wurde. War dies nicht der Fall, kann bei einer erneuten Software-Aktivierung, eine fällig werdende Nachzahlung der Wartungsgebühren den Kauf von Gebrauchtsoftware unrentabel werden lassen. Open Source SoftwareNoch günstiger als Second-Hand-Software erscheint auf den ersten Blick Open Source Software (OSS). Diese quelloffenen Lösungen sind zunächst kostenfrei und etablierten kommerziellen Lösungen oft ebenbürtig, wenn nicht sogar überlegen. Zugleich sind diese kostenfreien Lösungen nicht frei von Rechten oder gar Public Domain. Die Regelungen sind nur anders als bei kommerziellen Lösungen. Mögliche Folgen der Nichtbeachtung von Rechten können auch im Bereich der Open-Source-Software direkte monetäre Ansprüche wie Schadenersatzzahlungen und Anwaltskosten, beziehungsweise Forderungen nach kompletter Offenlegung des Quellcodes nach sich ziehen.Deshalb sollte ein aktives Licence Compliance Management (LCM) betrieben werden. LCM schützt eigene Softwareprodukte gegen die illegale Verwendung von Open Source-Komponenten bzw. vermeidet diese. Daher sollten sich Unternehmen auch bei Open Source genau darüber im Klaren zu sein, welche Rechte und Pflichten aus der Nutzung der jeweiligen Anwendung oder Komponente entstehen. Zudem sollten diese Rechte und Pflichten den Produkten direkt über eine Software-Lizenzdatenbank zuzuordnen sein. DatensicherungOft wird unterschätzt, dass durch die im Unternehmen angewendete Datensicherungsstrategie oft unwissentlich der Lizenzvertrag verletzt wird. Zwar stellt §69d Abs.2 UrhG8 klar, dass die Erstellung einer Sicherungskopie durch eine Person, die zur Benutzung des Programms berechtigt ist, nicht vertraglich untersagt werden darf. In der Praxis werden aber üblicherweise auch Volldatensicherungen vorgenommen, welche neben den Arbeitsdaten auch die Anwendungs- und Systemdaten sichern – je nach Datensicherungsstrategie durchaus mehrfach. Die Gesamtheit der gesicherten Daten beinhaltet somit eine mehrfache Sicherung der lizenzpflichtigen Software; das geht über den im Gesetz verankerten Begriff der "Sicherungskopie" hinaus. Im Zweifelsfall empfiehlt sich ein Abgleich der Datensicherungsstrategie mit dem Lizenzgeber und das Einholen einer entsprechenden Erlaubnis.Wer trägt welche Verantwortung?Die Einführung und der ordnungsgemäße Betrieb eines Lizenz-Managements in einem Unternehmen haben neben systemtechnischen Veränderungen tiefgehende Einflüsse auf eine Vielzahl von Prozessen und Organisationseinheiten:
 Vorgehensmodell zur Einführung eines Lizenz-Managements Systems Detailansicht Das Vorgehensmodell macht deutlich, dass professionelles Lizenz-Management alles andere als trivial oder lediglich eine simple Datenbankanwendung darstellt. Vielmehr verbirgt sich hier eine betriebswirtschaftlich-technische Optimierungsaufgabe mit erheblichem Einfluss auf die Kosten und die Cash-Flow-Situation großer und mittlerer Unternehmen. 01/2010, Torsten Knier
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