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Revisionssichere Archivierung im Licht neuer rechtlicher Anforderungen I
Wenn man an Archive denkt, so fallen einem immer zuerst die staubigen Hallen tief im Keller mit endlosen Reihen selten benutzter Aktenordner ein, in die man möglichst nicht mehr reingucken möchte. Aber durch den sanften Druck des Gesetzgebers, die hier bereits vielfach zitierten GDPdU, sind wir nun alle wieder gehalten, uns ein wenig mit dem Thema Archivierung auseinander zu setzen.
Themenübersicht
Heute möchte ich Ihnen einen generellen Überblick über das Thema elektronische Archivierung geben, und ich werde mich dabei nicht nur auf die bekannten fünf Buchstaben des Akronyms GDPdU beschränken, sondern auch einen Blick über den Gartenzaun werfen.
Als Einstieg werde ich mich der Abgrenzung und der Definitionen der sehr vielfältig und sehr unterschiedlich benutzten Begriffe widmen. Anschließend werfen wir einen Blick über das Handelsrecht und Steuerrecht hinaus auf die anderen Gesetze, die sich in den letzten Monaten geändert haben. Im dritten Teil meines Vortrages werde ich auf das Thema eingehen, das Sie wahrscheinlich am meisten interessiert - was macht überhaupt ein revisionssicheres Archiv aus, welche Funktionalität wird geboten und welche Anforderungen müssen erfüllt werden. Zum Abschluss möchte ich über die umfassende Bedeutung des Themas Archivierung sprechen, das größere Umfeld einmal darstellen.
Alles nur eine Frage der Definition: Dokumente, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung?
Ein Blick auf die vielfältigen Begriffe macht eines deutlich: wir sprechen hier über Interpretationen. Dies gilt besonders für die GDPdU, jeder versucht sie nach seinem Gusto auszulegen. Eigentlich müsste die Situation ja klar sein: die Änderungen von HGB und Abgabenordnung sind rechtskräftig durchgeführt, die GDPdU sind gültig. Aber bereits die GDPdU stellen eine Auslegung der knappen Paragraphen des HGB und der Abgabenordnung dar; eine Verordnung für die Verwaltung, wie mit den Änderungen der Gesetze bei der Steuerprüfung umgegangen werden soll. Hält man sich die Diskussion vor Augen, die seit 1½ Jahren läuft, dann geht es darum, wie interpretiert man welchen Begriff, welchen Satz, welche Passage des Textes; wie lege ich ihn in meinem Interesse aus? Dies betrifft besonders die Hersteller, die Systeme und Software für kaufmännische Lösungen und Archivierung anbieten. Sie wittern neue Geschäfte. Die Verwendung immer neuer Interpretationen und Schlagworte hat natürlich auch noch einen weiteren Zweck: Sie als potentiellen Kunden zu verwirren. Die babylonische Sprachverwirrung in der Begriffswelt des Dokumentenmanagement hilft jedoch niemanden, weder den Anbietern, noch den Anwendern.
Ein uraltes Thema
- Wissensmanagement gibt es seit 100.000en von Jahren:es basierte zunächst auf mündlicher Überlieferung
- Durch die Erfindung der Schrift vor 5000 Jahren wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen zu überliefern: das Dokument war geboren
- Die Verwaltung der Dokumente, modern Dokumentenmanagement genannt, entstand ebenfalls bereits vor 5000 Jahren in den frühen Kulturen
Beginnen wir bei den frühen Anfängen. Ich bin der Überzeugung, dass es beispielsweise Wissensmanagement schon seit Hunderttausenden von Jahren gibt. Das Bewahren, Weitergeben und Nutzen von Wissen unterscheidet uns von den Tieren. Es basiert auf dem "Knowledge Sharing", dem Teilen von Wissen; zunächst durch mündliche Weitergabe, dann als schriftliche Aufzeichnung, die es uns ermöglicht, unabhängig von Zeit, Autor und Situation Wissen zu vermitteln.
Dokumentenmanagement gibt es ebenfalls schon seit rund 5000 Jahren. Wenn Sie sich vielleicht noch an die Fernsehbilder des Irak-Kriegs erinnern, wo amerikanische Panzer durch die Ruinen sumerischer Städte pflügen, und wenn Sie sich an die Nachricht entsinnen, dass die Keilschriftarchive aus dem Nationalmuseum in Bagdad entwendet und vernichtet worden sind, dann ist dies erst einmal kulturhistorisch gesehen eine schlichte Katastrophe. Es gibt aber auch eine direkte Verbindung zu unserem Thema, denn die Keilschriftarchive stellen mit die frühesten Archive dar, die uns überliefert sind. Die meisten der frühen Keilschriftdokumente enthielten zudem steuerrelevante Daten, Aufzeichnungen der Tempelwirtschaft. Ich glaube allerdings nicht, dass irgendein Steuerprüfer sie heute noch prüfen möchte, da sie keineswegs maschinell auswertbar sind und ohne eine Ausbildung in Akkadistik oder Sumerologie auch nicht lesbar sind. Diese frühen Archive waren übrigens nach ähnlichen Prinzipien organisiert, wie wir sie noch heute anwenden, nach Jahrgängen, nach Lieferanten, nach Sachgebieten. Im Vergleich zu unseren papiergebundenen Archiven hat es also einen echten Fortschritt kaum gegeben.
Das Thema elektronisches Dokumentenmanagement. Elektronisches Dokumentenmanagement gibt es erst seit ungefähr 25 Jahren. Nur was heißt in der Informationstechnologie "erst" 25 Jahre? 25 Jahre sind gemessen an den immer kürzer werdenden Innovationszyklen und jährlich neuer Softwarereleases ein ziemlich langer Zeitraum. Man kann heute davon ausgehen, dass diese Technologie weitgehend matur, ausgereift, sind. Unser Problem ist jedoch, dass wir mit dem elektronischen Dokumentenmanagement, der elektronischen Archivierung, einen Schritt aus einer greifbaren, physischen Welt in eine immaterielle, virtuelle Welt vollziehen. Man kann noch soviel über den Einsatz moderner Technologien philosophieren, von unserer Veranlagung her sind wir längst noch nicht fit für das Informationszeitalter. Lesen Sie das nächste Kapitel | | | weiter |  |
09/2003, Dr. Ulrich Kampffmeyer
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