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Revisionssichere Archivierung im Licht neuer rechtlicher Anforderungen II
Die rechtliche Situation zum Dokumentenmanagement Wenn wir uns nun mit der rechtlichen Situation in Umfeld Archivierung und Dokumentenmanagement beschäftigen, möchte ich eingangs einige Grundsatzpositionen festhalten: ich halte es für unbedingt notwendig, dass die Finanzbehörden die GDPdU herausgegeben haben. Dafür gibt es verschiedene Gründe. Erstens bewegen wir uns in einer Welt, wo immer mehr Information nur noch digital entsteht und auch nur noch digital bewertet werden kann. Schon aus Gründen der Steuergerechtigkeit, um jeden Steuerpflichtigen gleich behandeln zu können, war es notwendig die elektronische Welt endlich in die Realität der Steuerprüfung einzubeziehen. Zum Zweiten waren die GDPdU unumgänglich, denn das haben wir uns in nicht einfach so in Deutschland ausgedacht, wir sind sogar gemessen am internationalen Standard am Ende der Tabelle. Die elektronische Steuerprüfung ist im Ausland seit Jahren längst Usus. Drittens bin ich der Überzeugung, dass man die GDPdU nicht immer nur unter dem Blickwinkel "Zitronenpresse" betrachten darf, dass jetzt die Finanzbehörden die Steuerpflichtigen auspressen und ihnen auf die Finger klopfen wollen. Man kann den GDPdU auch etwas Positives abgewinnen: Sie zwingen Sie, sich einmal ernsthaft Gedanken über die langfristige Bewahrung, Sicherung und Nutzung des elektronischen Wissens in Ihrem Unternehmen zu machen. Die Spitze des Eisberges Die Diskussion um die Archivierung steuerrelevanter Daten und Dokumente ist nur die Spitze des Eisberges! Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt, z.B.:
Die rechtliche Gleichstellung von Papier - und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter. Letztlich muss man aber konstatieren, dass die Diskussion um die GDPdU, um die steuerrelevanten Daten, eigentlich nur die Spitze des Eisberges ist. Es wird deshalb über die GDPdU diskutiert, weil es um Ihr Geld und Einblick in Ihre Unternehmensdaten geht. Es gibt aber Bereiche, die viel wichtiger werden können als die paar steuerrelevanten Daten. Hintergrund ist, dass immer mehr Information elektronisch entsteht, die nicht mehr für eine physische Repräsentation ausgelegt ist. Alles, was Sie hier auf Ihren Tischen an Informationsmaterial liegen haben, ist ursprünglich einmal elektronisch entstanden, "digital born" wie der Amerikaner sagt. Wenn es denn keine Papieroriginale mehr gibt, als nur elektronisch originär entsteht, dass muss man auch auf die elektronischen Informationen durchgreifen können. Deshalb war die Gleichstellung von Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten auch die entscheidende Grundlage, um wirklich ernsthaft einmal über E-Commerce, E-Business und all diese anderen schönen Modetrends zu diskutieren. Ohne diese rechtliche Gleichstellung gibt es das vielzitierte Informationszeitalter nicht. HGB Handelsgesetzbuch Die §§ 239, 257 HGB regeln die grundsätzlichen Voraussetzungen für die Archivierung von kaufmännischen Dokumenten - unabhängig davon, ob in Papier oder in elektronischer Form. In Bezug auf die rechtliche Gleichstellung hat sich einiges im vergangenen Jahr getan. Der Ursprung der GDPdU ist auf Änderungen des HGB zurückzuführen. Das HGB hat aber noch eine andere, sehr wichtige Stelle, wo nämlich im § 239 HGB definiert wird, was denn eigentlich die Kriterien für eine revisionssichere elektronische Archivierung sind. Dort lassen sich all die Begriffe wie Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit des Gesamtverfahrens, Schutz, Nutzung nur durch Berechtigte, Dokumentation des Verfahrens, Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit etc. ableiten. Grundsätzliche Anforderungen an die revisionssichere Archivierung nach § 239 HGB
Ein zweiter wichtiger Gesetzestext ist die AO, die Abgabenordnung, zuletzt geändert im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes. Die GDPdU lassen sich auf die §§ 146 und 147 zurückführen - dort ist das Recht auf die Einsichtnahme in Ihre Daten rechtswirksam verankert. Abgabenordnung AO
Für das Thema Archivierung sind für das Thema elektronische Archivierung sind die GoBS, Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme, wesentlich wichtiger als die GDPdU. Die GoBS gibt es schon seit Jahren und so richtig scheint sich niemand um die Anforderungen dieser Grundsätze gekümmert zu haben. Eigentlich sollte jeder von Ihnen eine GoBS-konforme Buchhaltung haben. Wie Sie heute morgen von den Kollegen von Ernest & Young in ihrem Praxisbericht gehört haben, scheint das nicht überall immer so der Fall zu sein. Probleme mit der Einhaltung der GoBS werden jetzt erst offenbar, wo die Steuerprüfer nicht mehr auf Papier zurückgreifen, sondern direkt auf Daten in Ihren Systemen mit Z1 und Z3 zugreifen. Die GoBS gewinnen daher jetzt erst richtig an Bedeutung. In den GoBS ist festgelegt, wie wird mit gescannten Dokumenten umgegangen, wie müssen originär elektronische Daten verarbeitet werden, wie muss ein internes Kontrollsystem implementiert sein, was ist eine Verfahrensdokumentation. Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS Die GoBS besteht aus einem BMF-Schreiben und einer Ausarbeitung der AWV, die im Bundessteuerblatt Teil 1 vom 14.12.1995 zusammen veröffentlicht wurden. Die Anforderungen gelten nicht nur für Buchführungssysteme sondern sind auch für Dokumenten-Management und elektronische Archivsysteme anzuwenden. In der GoBS ist im Detail geregelt:
Die GDPdU sagen hierzu nichts, sie beziehen sich allerdings mehrfach auf die GoBS. Allerdings gibt es auch einige Divergenzen zwischen den beiden Grundsätzen, z.B. die behandelt von eingehenden Geschäftsbriefen mit steuerrelevanten Daten, die originär aufbewahrt werden müssen, und so im Zweifels nicht maschinell auswertbar vorliegen. Die GoBS regelt das Thema Archivierung konkreter als dies die GDPdU tun. Die GDPdU regelt nur den Datenzugriff, die GoBS, enthalten die Vorgaben, wie mit aufbewahrungspflichtigen kaufmännischen Dokumenten in elektronischer Form umzugehen ist.
09/2003, Dr. Ulrich Kampffmeyer
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