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Revisionssichere Archivierung im Licht neuer rechtlicher Anforderungen VI
Werfen wir noch einmal einen Blick auf die unterschiedlichsten Formen der Information die ein Archiv speichern können muss. Eine Reihe dieser Informationen ist fremdbestimmt, wir haben hier keine Kontrolle darüber, in welchem Format, in welcher Struktur sie unser System erreichen. Zahlreiche Informationen erzeugen Sie aber selbst und können daher im Prinzip auch selbst bestimmen, wie sie strukturiert und indiziert werden und in welcher Form sie ins Archiv gelangen.
Eingänge und Ausgänge eines elektronischen Archivs
Abbildung: Eingänge und Ausgänge eines elektronischen Archivs
Auch bei der Nutzung gibt es unterschiedliche Formen, intern und fremd. Wenn wir uns dann hier noch einmal vor Augen führen, worüber wir im Zusammenhang mit den GDPdU sprechen, dann betreffen diese in Hinblick auf die auswertbaren Daten nur einen ganz kleinen Teil der Informationen. Ein paar Daten, die nur für den Zweck einer Prüfung benötigt werden, die vielleicht nur alle 4, 5 Jahre einmal durchgeführt wird.
Zusammenfassung zum Thema elektronische Archivierung
- Archivsysteme schützen Information vor Verlust, Veränderung und unautorisierter Benutzung
- Archivsysteme sind Infrastruktur-Komponenten
- Archivsysteme stehen als Dienst jeder Anwendung einheitlich zur Verfügung
- Archivsysteme bilden die universelle, übergreifend nutzbare Wissensbasis des Unternehmens
- Archivsysteme speichern alle Formen von Daten und Dokumenten und erschließen sie über Datenbanken
- Archivsysteme unterstützen die gegen Missbrauch geschützte Nutzung von Informationen in geschlossenen und offenen Kommunikationsgemeinschaften
Fassen wir das Thema elektronische Archivierung noch einmal kurz zusammen. Archivsysteme schützen vor Verlust, Veränderung und unautorisierter Benutzung. Es darf ja nur ein Berechtigter Zugriff auf die Informationen bekommen. Archivsysteme sind eigentlich Infrastrukturkomponenten, die heute in jede moderne IT-Infrastruktur hinein gehören. Sie sollten als Dienst allen Anwendungen zur Verfügung stehen, damit nach den gleichen Kriterien und übergreifend alle Information erschlossen werden kann, nicht dass jede Anwendung eigenständig archiviert. Und sie sollten darauf ausgelegt sein, alle Informationen des Unternehmens als nutzbares Wissen zu erschließen.
Drei Themen als Ausblick
Werfen wir noch mal einen Blick über den Tellerrand, drei Themen zum Abschluss.
Mit meinem Kollegen Bernhard Zöller habe ich 10 Thesen zum Thema "GDPdU und elektronische Archivierung" formuliert, die ich Ihnen hier gern einmal präsentieren möchte.
| 10 Thesen zu den GDPdU und zur elektronischen Archivierung |
| 1. Die GDPdU betrifft vorrangig Daten in kaufmännischer SoftwareDie GDPdU betrifft in erster Linie Daten in kaufmännischer Software wie z.B. Finanzbuchhaltungen und hat nur indirekt mit elektronischer Archivierung zu tun. Erst wenn Daten ausgelagert werden sollen, stellt die elektronische Archivierung eine Option dar. |
| 2. Der GOBS-konforme Betrieb der Buchhaltungssoftware erfüllt fast alle Anforderungen der GDPdU Bezüglich der Revisionssicherheit gibt es durch die GDPdU kaum neue Anforderungen, die nicht bereits durch die bisherige GOBS geregelt wären. |
| 3. Die GDPdU enthalten keine neue Definition für RevisionssicherheitDie geänderten Paragraphen der Abgabenordnung setzen bezüglich der Revisionssicherheit der von Unternehmen zu verwendenden DV-Systeme wie bisher auf die bereits in den GOBS von 1995 dargestellten Anforderungen. |
| 4. Neu sind nur Aufbewahrung von und Zugriff auf steuerrelevante DatenDie Dauer der Aufbewahrungsfrist für originär elektronische Daten (anstelle von Papierausdrucken) hat sich verlängert und die Zugriffsmethoden auf die Daten sind in den GDPdU neu geregelt. |
| 5. Revisionssicherheit definiert sich nicht allein durch das SpeichermediumDas gesamte Verfahren der Erfassung, Bearbeitung, Speicherung und Reproduktion von steuerrechtlich und handelsrechtlich relevanten Daten mit allen organisatorischen, Betriebs- und technischen Faktoren muss revisionssicher sein. |
| 6. Elektronische Archive nur für die GDPdU sind unwirtschaftlichDer Einsatz elektronischer Archivsysteme nur zur Erfüllung der rechtlichen Anforderungen ist unwirtschaftlich. Elektronische Archive müssen als universeller Wissensspeicher für alle Informationen des Unternehmens nutzbar sein. |
| 7. Die GDPdU schreiben keine besonderen Medien für die Aufbewahrung vorDie Daten der normalen kaufmännischen Anwendungen können wie bisher auf denjenigen Speichern aufbewahrt werden, die nach GOBS zulässig sind. Hierzu zählen Diskette, Magnetband, Magnetplatte, digitale optische Medien und andere elektronische Speicher.
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| 8. Strukturierte Daten sind durch wahlfreien Zugriff auswertbar, unstrukturierte Dokumente nichtDer Begriff der maschinellen Auswertbarkeit bezieht sich in erster Linie auf kaufmännische Daten, die in einer Struktur vorliegen, die den direkten Zugriff auf beliebige Daten erlaubt. Die meisten Dokumente sind in diesem Sinne nicht maschinell auswertbar, da sie naturgemäß schwach oder unstrukturiert sind. |
| 9. Die Verantwortung für die technische Auslegung liegt beim SteuerpflichtigenDie GDPdU regeln, wie eine Prüfung durchgeführt wird und wie Daten bereitgestellt werden müssen. Sie enthält keine Vorgaben, was für Systeme beim Steuerpflichtigen vorhanden und wie diese ausgelegt sein müssen. |
| 10. Eine Verfahrensdokumentation nach GoBS ist wichtigIn einer Verfahrensdokumentation nach GoBS wird nachvollziehbar beschrieben, wie alle kaufmännisch relevanten Informationen entstehen, geordnet gespeichert, indiziert, geschützt, wiedergefunden und verlustfrei reproduziert werden können. |
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10/2003, Dr. Ulrich Kampffmeyer
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