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Der Microsoft Sharepoint Portal Server
Für wen ist das neueste Serverprodukt aus dem Hause Microsoft geeignet? Welche Funktionalitäten sind für den Aufbau eines Intranets relevant?
Die Microsoft Corporation hat vor kurzem das neueste Produkt Sharepoint Portal Server, vormals auch bekannt unter dem internen Arbeitstitel "Tahoe", zur Produktion freigegeben. Die Bedeutung eines CMS bei der Aufgabe, ein Intranet aufzubauen, steigt. Aber wie viele der Funktionen, die ein CMS vorhält, sind wirklich für ein Intranet und seine Anwender interessant bzw. wichtig? Eine Einordnung bzw. Abgrenzung des Sharepoint Portal Servers im nur schwer zu durchschauenden (Web-)Content, Dokumenten-, Knowledge- & Co- Management Markt möchten mit diesem Artikel Heiko Rudolph und Thomas Bösel von der DVMB AG aus Solingen liefern.
Mit dem Start der Entwicklung von Tahoe hat nun auch Microsoft, als Heavyweight der IT, den Schritt in den heißumkämpften Markt des - nennen wir es der Kürze halber - Contentmanagement & Co getan. Jenem Markt also, wo noch immer eine ungenaue Begriffsverwendung und viele Hypes eine Taxonomie der hier vorzufindenden Produkte verhindern. Vor allem für den Aufbau eines firmeninternen Intranets liegen andere Anforderungen an ein CMS vor als bei einer Internet-Präsenz, die vorrangig Image- oder Absatzziele verfolgt. Wo genau der Sharepoint Portal Server einzuordnen ist bzw. welchen Anforderungen er gerecht wird, möchten wir daher am Beispiel "Auf- oder Ausbau eines Firmenintranets" darstellen. Aus diesem Grund wollen wir vor Betrachtung der Features des Sharepoint Portal Servers die Anforderungen an ein CMS aus Projektsicht beleuchten.
Vielfach steht ganz oben auf der Zielliste, das unternehmenseigene Informationswesen zu straffen und effizienter zu organisieren. Hierzu gehört, die Dokumente schnell zur Verfügung zu stellen und wiederfinden zu können. Hiermit einher gehen Anforderungen nach einem einheitlichen und durchgängigen Versions-Management und einer Vermeidung der Redundanzen, was noch immer als der grösste Benefit von Intranets gesehen wird. Die Sichtweise, keine "Bottlenecks" für die Publizierung der Informationen zu schaffen, sondern die Fachabteilungen bei der Erstellung des "Contents" aktiv und vor allem verantwortlich einzubinden, hat sich mittlerweile glücklicherweise durchgesetzt. Dies bedeutet allerdings, dass eine dezentrale Publizierung umgesetzt werden muss, die entsprechende Freigabe- und Qualitätsprüfungs-Verfahren ermöglicht. Für die gesamte dezentrale Publizierung gilt, dass der Anwender so einfach wie nur irgend möglich, lesend, schreibend, prüfend oder freigebend, zugreifen können muss. Nicht zufällig ist "geringer Schulungsaufwand" als Auswahlkriterium für ein CMS immer unter den Top drei zu finden, was viele Studien belegen.
Bei der Implementierung dieser browserbasierenden Informationssysteme, die vielfach und mit Recht auch als neue Informationsplattform im Unternehmen bezeichnet werden dürfen, ist freilich der Ruf nach schnellen Ergebnissen unüberhörbar. Den schnellen Ergebnissen steht allerdings die Anforderung einer guten Planung gegenüber, was sich auf den ersten Blick widersprüchlich zu verhalten scheint. Doch diese beiden durchaus berechtigten Forderungen lassen sich auch mit zeitgemäßen Projektverfahren, wie z.B. der Prototypen-Methode und der DVMB-eigenen "Dies-und-das-noch-Mentalität" durchaus erfolgreich umsetzen. Ein weiterer gewichtiger Aspekt entfällt jedoch auf die Integrationsfähigkeit des CMS, welches sich möglichst optimal in die DV-Landschaft einfügen soll. Hier sind die beiden Seiten "Front End-Applikationen", z.B. die Office Suites und die "Back-End-Integrationen" freilich in einem frühen Planungsstadium differenziert zu betrachten, um sich hier keine Türen zuzuschlagen.
Gerade vor dem Hintergrund der Integrationsdichte der (weltweit am häufigsten eingesetzten) MS Office-Suite ist das neueste Produkt des Software-Riesen sicher einen "genauen Hingucker" wert.
Der Sharepoint Portal Server bietet für die Umsetzung aufgrund vielfach vorhandener "Out of the Box" Funktionalitäten schnell umsetzbare Optimierungsmöglichkeiten. Die erste Version eines Intranetportals ist je nach Unternehmensgröße und involvierte Fachabteilungen bereits nach wenigen Tagen möglich. Ein Traum für viele CMS-Anwender, die sich mit wesentlich längeren Implementierungszeiträumen herumplagen müssen oder dies noch vor sich haben!
Positionierung des Sharepoint Portal Servers
Microsoft bezeichnet den Sharepoint Portal Server als "Departmental Collaboration Server". Er unterstützt die Anwender von kleinen bis mittelständischen Unternehmen sowie einzelner Niederlassungen bei der Suche nach Informationen unabhängig davon, auf welchem Medium die Informationen vorliegen. So kann man mit dem Sharepoint Portal Server unternehmensinterne Informationen aus beliebigen Shares, Dateiordnern, Intranetsites, externen Internetangeboten, E-mails und Informationen in öffentlichen Ordnern des Exchange 5.5/2000 Server sowie Lotus Notes Servern in einen globalen Suchindex aufnehmen. Mit einer einzigen Suchanfrage wird zentral auf diese Informationsquellen zugegriffen. Für die Bereitstellung von Informationen verfügt der Sharepoint Portal Server über DMS-Funktionalitäten. Dies bedeutet jedoch keineswegs, dass der Sharepoint Portal Server in die Kategorie der Dokumentenmanagement Systeme einzuordnen ist. Diese DMS-Funktionalität ist eine im Standardlieferumfang enthaltene Ergänzung zum Portal. Was hierbei besonders herausragt, ist die Integration in die MS-Office Palette. Anwender einzelner Fachabteilungen müssen für das Erstellen und Editieren von Informationen keine neuen Applikationen verwenden, sondern können wie gewohnt mit den bereits bekannten Programmen, wie z.B. Word oder Excel, weiterarbeiten. Nur der Umgang mit dem neuen Web Storage System ist auf den ersten Blick gewöhnungsbedürftig und erfordert einen geringen Schulungsaufwand. Die Integration der MS-Office Produkte in das Dokumentenmanagement setzt voraus, dass Office 2000 oder Office XP im Einsatz ist. Die Office Produkte werden durch die mitgelieferten Sharepoint Clienttools ergänzt, was eine clientseitige Installation von ca. 14 MB erfordert. Diese Installation sowie die Konfiguration der Webordner kann in größeren Umgebungen durch eine einmalige Softwareverteilung realisiert werden.
In der Praxis könnte der Einsatz des Sharepoint Portal Servers folgende Situation optimieren. Die Marketingabteilung im Unternehmen erstellt und bearbeitet täglich eine Vielzahl von Dokumenten, sowohl unter Verwendung von internen als auch externer Informationen. Diese Dokumente unterliegen einem recht hohen Änderungsdienst, der über unterschiedliche Freigaberegeln definiert ist. Dies bedingt, dass die Weitergabe dieser Dokumente sowohl zur Diskussion und Freigabe als auch zur Information per E-mail erfolgt. Dieser rege Mailverkehr hat zur Folge, dass die Dokumente in unterschiedlichen Speicherquellen redundant vorliegen und keine nachvollziehbare Versionskontrolle möglich ist. Ebenso ist es für weitere Abteilungen, die ein berechtigtes Interesse an der Neuerstellung oder Überarbeitung bestimmter Dokumente haben, nur schwer möglich, diese Informationen im Filesystem ausfindig zu machen. Ein Informationsdienst hierfür ist nur manuell realisierbar. Lesen Sie das nächste Kapitel | | | weiter |  |
04/2001, Heiko Rudolph, Thomas Bösel
Heiko Rudolph und Thomas Bösel sind Mitarbeiter der DVMB AG, einem deutschen IT-Dienstleister, der sich mit der Planung und Realisierung komplexer IT-Management-Projekte in heterogenen Netzen beschäftigt.
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 | Der Microsoft Sharepoint Portal Server | | | |
| Fachartikel | 30.04.01 | | portamundi | 19.06.04 | | agenturausansbach | 09.12.06 | | quarki | 15.10.04 | | mgd | 01.03.06 |
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