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CMS-Implementierung I: Vorgehen bei der Umsetzung von redaktionellen Prozessen
Ein wesentliches Argument für die Einführung eines Content Management Systems (CMS) ist die Verbesserung und Optimierung der redaktionellen Prozesse. Insbesondere größere Online-Redaktionen, mit einer Vielzahl an redaktionellen Mitarbeitern, benötigen für die Bewältigung der zunehmenden Anforderungen an ihre tägliche Arbeit eine effektive Unterstützung ihrer redaktionellen Prozesse durch ein Content Management System. Vor diesem Hintergrund werden aus redaktioneller Sicht häufig die folgenden Erwartungen an den Einsatz eines Content Management Systems geknüpft:
- Unterstützung der Kernkompetenzen der einzelnen Redaktionsmitglieder durch die Realisierung der Unabhängigkeit von Inhalt und Präsentation
- Standardisierung der Prozesse zur Produktion und Publikation von Inhalten
- Erhöhte Transparenz innerhalb der redaktionellen Prozesse
- Mehr Flexibilität und schnellere Reaktionsmöglichkeiten auf aktuelle Ereignisse
- Rückverfolgbarkeit von Inhalten bzw. Ereignissen und erleichterte Fehlerbehebung
- Sicherheit bei der Publikation
Um diese Erwartungen zu erfüllen und umzusetzen sollte im Rahmen der Implementierung eines CMS eine intensive Analyse der bestehenden und geplanten redaktionellen Prozesse erfolgen. Auf Basis dieser Analyse kann ein effizientes Rollen- und Rechtekonzept entwickelt und umgesetzt werden. Eine isolierte Betrachtung macht in der Regel keinen Sinn und sollte immer im Kontext der Beschreibung der redaktionellen Prozesse erfolgen. Eng verknüpft mit der Spezifikation von Rollen und Rechten ist die Konzeption der redaktionellen Workflows. Die Umsetzung von Workflows wiederum, sollte auf einer vorliegenden Prozess-Spezifikation und einem bereits definierten Rollen- und Rechtekonzept basieren.
Dieser Artikel soll einige Ideen liefern, wie die oben beschriebenen Zusammenhänge bei der Implementierung eines CMS berücksichtigt werden können und wie ein mögliches Vorgehen zur Definition von Prozessen, Rollen/Rechten und Workflows bei der Umsetzung der redaktionellen Anforderungen aussehen kann.
Vorgehensweise
Grundsätzlich ist es wichtig, dass die späteren Nutzer des Systems und dies sind in erster Linie die Redaktionsmitglieder, intensiv in die konzeptionelle Phase einer CMS-Implementierung eingebunden werden. Nur so lässt sich die Akzeptanz des Systems durch die späteren Anwender, die sich häufig als kritischer Faktor in Implementierungsprojekten darstellt, gewährleisten. Es gibt sicherlich kein allgemein gültiges Verfahren, das immer zum gewünschten Erfolg führt, es lassen sich aber einige Vorgehensweisen benennen mit denen die Arbeit in der konzeptionellen Phase einer CMS-Implementierung erleichtert werden kann. Die folgende Abbildung zeigt ein mögliches Vorgehen und die Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitspakete.
Abbildung: Ablauf der Prozess-Spezifikation Prozessbeschreibung
In einem ersten Schritt sollte eine Prozess-Beschreibung für alle workflow-relevanten Objekttypen erfolgen. Objekttypen sind z.B. Artikel, Bilder, Audios, Videos, Chats, Foren, Votings, Formulare. Die Objekttypen und ihre Attribute werden in der Regel in einer vorangestellten Phase innerhalb des Content-Modells spezifiziert.
Um die Prozesse bei der Analyse zu strukturieren und ein gemeinsames Muster für alle Objekttypen anzuwenden, kann man grundlegende Bearbeitungsphasen festlegen. Diese Bearbeitungsphasen umfassen alle Arbeitsschritte von der initialen Auftragserstellung bis zur "Live-Schaltung" eines Objektes. Die folgende Abbildung zeigt die Bearbeitungsphasen und ihre elementaren Arbeitsschritte.
Abbildung: Bearbeitungsphasen und Arbeitsschritte Anhand dieses Rasters können die objekttypischen Arbeitsschritte bestimmt werden. Dabei sollte man mit einer Prozessbeschreibung zum Objekttyp "Artikel" beginnen. Der Artikel ist das zentrale Objekt, bei dessen Erstellung häufig Subworkflows zur Beauftragung und Einbindung weiterer Objekttypen angestoßen werden (z.B. Beauftragung einer speziellen Grafik und deren Einbindung in einen Artikel). Der Detailgrad der Prozessbeschreibungen sollte nur so weit gehen, wie es für eine nachfolgende Definition von Rollen- und Rechten sowie Workflows erforderlich ist. 09/2001, Jörg Bretzke
Jörg Bretzke ist als IT Consultant im Bereich Digital Media & E-Services bei Capgemini tätig.
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