Business Performance Management - Was Anwendungssysteme im BPM-Bereich leisten

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Neben einer vergangenheitsorientierten Betrachtung und Bewertung der Unternehmensprozesse ist die aktuelle Performance des Unternehmens von zentraler Bedeutung. Die zeitpunktbezogene und zukunftsorientierte Messung der eigenen Unternehmensleistung rückt immer mehr in den Fokus von Unternehmensanalysen. Diese Anforderungen werden durch Business Performance Management Systeme abgedeckt. Am Center for Enterprise Research der Universität Potsdam wurde eine Marktuntersuchung zum Thema Business Performance Management (BPM) durchgeführt. Insgesamt haben 20 Systeme an der Untersuchung teilgenommen.

Ansätze des Business Intelligence (BI) oder Data Warehouse Lösungen fokussieren größtenteils nur die finanzielle Performance eines Unternehmens und liefern dazu Kennzahlen. Die zur Verfügung gestellten Informationen sind überwiegend vergangenheitsbezogen und nicht direkt an die Wertschöpfung des Unternehmens angebunden. Diese Lücke soll durch die Konzepte des Business Performance Management (auch Corporate Performance Management genannt) geschlossen werden. Performance Management Systeme überwachen permanent die Wertschöpfungsprozesse des Unternehmens, erkennen Schwachstellen sowie Verbesserungspotenziale [1]. Im Gegensatz zur BI werden Daten nicht nur zusammengeführt und aufbereitet, sondern Zukunftsanalysen bereitgestellt und deren Nutzenpotenzial bewertet.

Von den 20 Systemen, die an der Recherche teilgenommen haben, haben 12 Systeme das BPM in ihr bestehendes System (ERP, SCM) integriert. Bei acht Systemen handelt es sich um eine eigenständige BPM-Lösung. Ziel der Untersuchung war es, herauszufinden, wie die Anbieter grundlegende Anforderungen des BPM umgesetzt haben. Die technische Implementierung war nicht Teil dieser Untersuchung. Die Anbindung einer eigenständigen BPM-Lösungen an die bestehende Infrastruktur des Unternehmens erfolgt bei vielen Systemen durch datenbankunabhängige Konzepte wie Web Services, ETL (Extract, Transform, Load) oder ODBC (Open Database Connectivity).

Bild 1: Messung der Unternehmensperformance

Unternehmensperformance

Eine der grundlegenden Funktionen des BPM ist die Messung der Performance des Unternehmens. Hier sollten die Unternehmen angeben, welche Kennzahlen für die Messung der finanziellen und internen Kundenperformance verwendet werden. Bei der Messung der finanziellen Performance dominieren die klassischen Kennzahlen wie ROCE, EVA, Free Cash Flow, Shareholder Value oder RoI. Zehn der Systeme bieten ebenfalls die Möglichkeit, Kennzahlen frei zu definieren. Für die Messung der internen Wertschöpfung gaben die befragten Unternehmen an (siehe Bild 1), dass insbesondere die Termintreue und der Service für die Messung der eigenen Performance verwendet werden. Die Betrachtung des Produktes und der internen Bearbeitungszeit fällt mit 11% sehr gering aus.

Wichtige Kennzahlen aus dem Absatzbereich sind aus Sicht der Systemanbieter vor allem Kundentreue, Umsatz, Reklamationen sowie Bestellmengen. Neben bereits vordefinierten Kennzahlen bieten weiterhin fast alle Systeme die Möglichkeit, die Kennzahlen frei zu definieren. Diese Möglichkeit, bietet dem Unternehmen individuelle Auswertungen, die an die speziellen Unternehmensprozesse angepasst werden können.

Kostenrechnungssysteme

Da BPM in seiner Stellung im Unternehmen zwischen dem Controlling und des strategischen Managements angeordnet werden kann [2], wurden in der Recherche auch Aspekte aus diesen beiden Bereichen berücksichtigt. Fünfzehn der befragten Anbieter gaben an, dass ihr System die Einrichtung einer Balance Scorecard (BSC) unterstützt. Die BSC ist ein Konzept, dass finanzielle, materielle und nichtmonetäre Größen in Form von Kennzahlen erfasst, bündelt und so eine umfassende Steuerung und Kontrolle in allen Unternehmensbereichen- und stufen in Hinblick auf die Unternehmensstrategie ermöglicht [3].

Um die Zielvorgaben in einer BSC zu ermitteln und später auszuwerten, werden verschiedene Kostenrechnungsverfahren benötigt. Die Systeme decken eine Vielzahl von Kostenrechnungssystemen ab. Interessant für das BPM ist vor allem die Prozesskostenrechnung. Bei diesem Verfahren werden die einzelnen Unternehmensaktivitäten zu Hauptprozessen gebündelt, denen dann die Kosten sowie die erbrachte Leistung zugeordnet werden [4]. Die Messung der Unternehmensperformance erfolgt hier durch Prozesse und nicht wie bei der Klassischen Vollkostenrechnung anhand von Unternehmensbereichen (Kostenstellen). Auch andere Verfahren die durch die Systeme abgebildet werden, wie Profit Center, Segmentberichte oder Plankostenrechnung unterstützen diese Vorgehensweise.

Überwachung der Unternehmensprozesse und Analyse

Um Abweichungen von Planvorgaben oder die Auswirkungen von Änderungen in den Prozessen abschätzen zu können, müssen die Prozesse überwacht, Abweichungen analysiert und auf ihre Auswirkungen hin ausgewertet werden. Alle 20 Systeme enthalten Tools oder Applikationen zur Prozessüberwachung. Die laufende Prozessüberwachung erfolgt durch KPI´s (Erfolgsfaktoren), Scorecards oder Workflowmodelle, die Abweichungen von Planwerten erkennen und melden. Zur Unterstützung der Darstellung werden vor allem Dashboards (Verdichtung von Informationen) und Ampelfunktionen verwendet.

Die Systeme ermöglichen dieser Recherche verschiedene Auswertungsverfahren. Anhand von Wirtschaftlichkeitsanalysen, RoI und Regressionsrechnungen können die Auswirkungen von Investitionen und langfristigen Strategien monetär berechnet werden. Für die Durchführung operativer Kontrollen nutzen die Systeme vor allem Soll/-Ist Vergleiche. Abweichungen von Planwerten erkennt das System sofort. Durch Analyse- und Kostenrechnungsverfahren können die Auswirkungen dieser Abweichungen analysiert und Lösungsvorschläge abgeleitet werden. Bei den Systemen dieser Recherche dominieren vor allem Simulationen, What-If und Trendanalysen.

Fazit

Ansätze für die Umsetzung des BPM in ERP-Systemen und eigenständigen Lösungen sind bereits vorhanden. Die Nutzung von verschiedenen Kennzahlen und die Möglichkeiten Kennzahlen individuell zu gestalten erfüllen den Gedanken des BPM. Die Nutzung der BSC als ganzheitliches Konzept wird durch einen Großteil der an der Recherche teilgenommen Anwendungen in Ansätzen realisiert, bleibt aber dennoch ausbaufähig. Auch die Überwachung der Unternehmensprozesse durch Nutzung von KPI´s, Workflowmodellen und anderen Funktionen als Ansatz des BPM ist positiv zu bewerten. Im Gesamtüberblick erfüllen die Systeme der Recherche in vielen Teilen die inhaltlichen Anforderungen, die an das Business Performance Management gestellt werden.

Literatur

01/2009, Corinna Fohrholz

Corinna Fohrholz ist studentische Mitarbeiterin am Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Electronic Government der Universität Potsdam