CMS-Implementierung II: Beschreibung des Workflows durch Rechte und Rollen

24.09.2001

Viele Online-Redaktionen arbeiten mit einem ähnlichen Rollenkonzept, das aber oft nur unzureichend durch das eingesetzte Publikationssystem unterstützt wird. Bei der Einführung eines CMS, sind diese Rollenkonzepte neu zu überdenken und häufig werden zusätzliche Rollen identifiziert welche die redaktionellen Prozesse weiter verbessern können. Eine Definition der Rollen sollte immer auf Basis einer vorliegenden Prozessbeschreibung erfolgen und sich an der Verteilung einzelner Arbeitschritte orientieren.

Aus technischer Sicht sind Rollen Klassifizierungen von Benutzern, über deren Zuordnung den Benutzern bestimmte Rechte eingeräumt werden können. Eine Rolle bestimmt darüberhinaus auch die Position des Benutzers innerhalb eines Workflows. Oft besteht auch die Anforderung, dass einem Benutzer mehrere Rollen zugeordnet werden sollen.

Zunächst sollten auf Basis der vorangegangenen Prozessbeschreibung Rollen definiert werden, die für den redaktionellen Betrieb zwingend notwendig sind. Diese typischen Rollen sind z.B. CvD (Chef vom Dienst), Redakteur, Autor, externer Autor, Bildredakteur, Grafiker/HTML-Editor, Portal Manager. Jede Redaktion verwendet hierbei unterschiedliche Rollenbegriffe, die jedoch oft mit ähnlichen Aufgaben verbunden sind. Jede Rolle sollte anhand ihrer Aufgaben im redaktionellen Prozess beschrieben werden. Dabei muss auch geklärt werden, ob z.B. ein Redakteur von einem Autor unterschieden werden muss oder die Aufgaben eines Bildredakteurs und eines Grafikers nicht in einer gemeinsamen Rolle abbildbar sind. Neben den oben genannten Rollen können insbesondere in großen Online-Redaktionen noch weitere Rollen wie z.B. Planer, Audio-/Videoredakteur, Teasermanager, Dokumentar, Archivar oder Zulieferer/Rechercheur von Bedeutung sein. Grundsätzlich sollte man aber versuchen, die ganze Sache nicht künstlich zu verkomplizieren. Rollen machen nur dann Sinn, wenn sie im späteren Betrieb einfach zu administrieren sind und für die Umsetzung der Workflows wirklich von Bedeutung sind.

Auch über eine evtl. notwendige Stellvertreterregelung sollte man sich bei der Rollendefinition Gedanken machen. Redaktionen, die z.B. mit nur einem CvD arbeiten der zwingend für die Freigabe aller Inhalte zuständig ist, benötigen für den Fall der Fälle eine solche Regelung.

Im Zusammenhang mit der Rollendefinition sollte man, sofern dies mit dem ausgewählten CMS möglich ist, auch eine Definition von Gruppen vornehmen. Einige Content Management Systeme setzen Rollen und Gruppen gleich, andere können hier differenzieren. So lassen sich z.B. Gruppen anhand des Zugriffs auf bestimmte Bereiche eines Portals festlegen (z.B. nach Rubriken wie Nachrichten, Wirtschaft oder Sport). Eine Verwendung von Gruppen kann z.B. sehr hilfreich sein, wenn man einen Auftrag an eine bestimmte Rolle innerhalb einer Gruppe vergeben möchte. Ein Beispiel wäre die Vergabe eines Artikelauftrags durch den CvD an die Autoren (Rolle) die für die Rubrik Sport (Gruppe) zuständig sind.

Rechte

Ziel einer Rollen und Rechtedefinition ist es ein Regelwerk von Berechtigungen zu schaffen und deren effektive Zuordnung, an Benutzer bzw. Rollen zu ermöglichen. Am Ende sollte klar sein, wer darf was im redaktionellen Prozess und wer ist wofür zuständig. In Anlehnung an das Vorgehen bei der Prozessbeschreibung der einzelnen Objekttypen können auch die Rechte klassifiziert werden. Sie lassen sich beispielsweise in Beauftragungsrechte, Bearbeitungsrechte, Publikationsrechte und administrative Rechte unterscheiden. Rechte beziehen sich normalerweise auf einzelne Objekttypen. Ist einem Anwender z.B. das Recht "Artikel erstellen" nicht zugeordnet, so erhält er im Backend des CMS keinen Zugriff auf das "Artikel-Eingabe-Template".

Anhand der oben genannten Klassifizierung können die einzelnen Rechte bestimmt werden. Beauftragungsrechte sind z.B. das Recht einen Objektauftrag im System anzulegen oder auch das Recht zur "Selbstbeauftragung" (wenn z.B. ein Redakteur einen Artikelauftrag für sich selbst anlegt und den Artikel anschließend selbst verfasst). Die Bearbeitungsrechte sollten alle relevanten Objekttypen umfassen. Bearbeitungsrechte sind z.B. die Berechtigungen Artikel zu erstellen, Eilmeldungen zu erstellen, Bilder einzufügen, Dateien einzufügen, Audio-/Videoobjekte einzufügen, Teaser zu erstellen, externe Applikationen einzubinden, Foren anzulegen, Votings anzulegen, Chats anzulegen, Newsletter zu erstellen, Objekte zu ändern oder Objekte zu löschen. Beispiele für Publikationsrechte sind die Rechte zum Freischalten ("live-stellen") oder Zurückziehen von Objekten, zur Teaserverwaltung oder zur zusätzlichen Verlinkung von Objekten. Aus administrativer Sicht ist neben der Berechtigung User zu verwalten auch die Verwaltung von Objekten wichtig, wie z.B. die Verwaltung/Pflege von Foren und Chats.

Zuordnung von Rollen und Rechten

Nachdem nun die Rollen und auch die benötigten Rechte bestimmt wurden, werden die einzelnen Rechte den festgelegten Rollen zugeordnet. So können später einem Anwender durch die Zuordnung einer Rolle, alle in der entsprechenden Rolle beinhalteten Rechte zugewiesen werden. Die Zuordnung von Rollen und Rechten kann anhand einer Matrix vorgenommen werden, die wie folgt aussehen kann (hier sind exemplarisch nur einige ausgewählte Rollen und Rechte aufgeführt):

Tabelle: Rollen- und Rechte-Matrix

Zuordnung von Rollen und Arbeitsschritten

Um eine solide Informationsbasis für die Definition von Workflows zu haben, können nun die festgelegten Rollen den einzelnen Arbeitsschritten aus der Prozessdefinition der Objekttypen zugeordnet werden. Auch hier sollte man wieder mit dem Artikel beginnen. Anhand einer Tabelle lassen sich die Rollen den Arbeitsschritten übersichtlich zuordnen. Grundsätzlich wird hier für jeden Arbeitsschritt die Frage gestellt, wer darf im redaktionellen Prozess diesen Arbeitsschritt ausführen. Beim Artikel ist beispielsweise zu klären wer einen Artikel-Auftrag anlegen kann, wer einen Artikel erstellen kann, wer erstellte Artikel prüfen kann, wer Artikel freischaltet, wer Artikel nachbearbeiten kann etc. Diese Rollenzuordnung sollte für alle workflow-relevanten Objekttypen durchgeführt werden. Oft ergeben sich bei der Zuordnung neue Anforderungen oder auch neue Ideen für zusätzliche Rollen. Daher sollte der gesamte Prozess jederzeit die Möglichkeit bieten vorgelagerte Phasen zu wiederholen und die Ergebnisse neu zu überdenken. Ein statisches Vorgehen kann den komplexen Anforderungen der Redaktionsprozesse nicht gerecht werden.

Workflows

Damit sich die ganze Arbeit bis hierher auch gelohnt hat und der Einsatz von Worflows auch wirklich die redaktionelle Arbeit erleichtert, sollten die bisherigen Ergebnisse für die Spezifikation der Worflows herangezogen werden. Grundsätzlich kann für jedes Objekt ein eigener Worflow definiert werden. Auch hier sollte man sich fragen, ob spezielle Worflows notwendig sind oder ob man mit einem Standard-Workflow einen Großteil der Anforderungen verschiedener Objekte abdecken kann. Nicht zu vergessen ist natürlich auch der größere Implementierungsaufwand, den der Einsatz objektspezifischer Workflows mit sich bringt. Aus redaktioneller Sicht lassen sich durch den Einsatz von Workflows einige Vorteile realisieren. Dies sind z.B. die am Anfang erwähnte Standardisierung der Prozesse und die Sicherheit bei der Publikation ("Vier-Augen-Prinzip"). Eine erhöhte Standardisierung geht aber häufig zu Lasten der Flexibilität, daher sollte nicht vergessen werden, Ausnahmeregelungen zu identifizieren. Dies gilt z.B. für das Verfassen von Eilmeldungen, die in der Regel keinem eigenen Workflow unterliegen sollten. Auch die erwähnte Selbstbeauftragung ermöglicht es, bei Bedarf den vorgeschriebenen Workflow zu umgehen. In diesem Fall werden die Schritte zur Initialisierung und Abnahme außer Kraft gesetzt. So könnte z.B. ein CvD durch Selbstbeauftragung einen Artikel unmittelbar erstellen und ihn anschließend sofort selbst freigeben ("live stellen"). Nachfolgend sind exemplarisch einige Aspekte genannt, die bei der Workflowdefinition aus Sicht einer Redaktion für die tägliche Arbeit von Bedeutung sind:

Workflows sollten bei Bedarf außer Kraft gesetzt werden können (Eilmeldung, Selbstbeauftragung)
Aufträge sollten in einer Auftragsverwaltung (ToDo-Liste) systemgesteuert dem Beauftragten angezeigt werden
Eine Priorisierung von Aufträgen sollte möglich sein
Die zeitliche Steuerung von Aufträgen (zeitgesteuerte Aktivierung) sollte unterstützt werden
Eine Email unterstützte Benachrichtigung sollte optional möglich sein
Die Initialisierung von Subworkflows sollte ermöglicht werden (z.B. bei der Erstellung eines Artikels ein Bildobjekt beauftragen)
Die Abbildung eines Vier-Augen-Prinzips sollte zum Standard gehören
Die Weiterbearbeitung von Objekten sollte möglich sein (Auftrags-Übernahme durch einen zweiten Bearbeiter)
Eine nachträgliche Abnahme bei Umgehen des Worflows sollte gewährleistet werden

Da die Rolle eines Anwenders seine Position im Workflow bestimmt, ist es sinnvoll die geplanten Workflows zu skizzieren und die beteiligten Rollen entsprechend zu positionieren. Im Fall des Artikels kann dies folgendermaßen aussehen:

Abbildung: Artikel-Workflow mit Rollenzuordnung ( Zoom )

Fazit

Die Analyse und Umsetzung der redaktionellen Prozesse, gehört zu den elementaren Aufgaben bei der Implementierung eines CMS. Um das Chaos, das bei der Bewältigung dieser Aufgabe über einen hereinbrechen kann, in den Griff zu bekommen, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen. Bei der Definition von Rollen, Rechten und Workflows sollte man "auf dem Teppich bleiben" und nur das beschreiben und umsetzen was auch wirklich für die Abbildung der gewünschten Prozesse notwendig ist. Aufgabe ist es, den richtigen Weg zwischen Standardisierung und Flexibilität zu finden. Grundsätzlich sollten die Redaktionsmitglieder intensiv in den gesamten Prozess eingebunden werden. Sie sind die späteren Anwender und sie wissen am besten wo Bedarf für Änderungen besteht. Auf jeden Fall sollte man die Chance nutzen, die redaktionellen Prozesse durch den Einsatz eines CMS tatsächlich zu verbessern und somit effektiver arbeiten zu können. Wenn am Ende wieder jeder alles darf und die Abstimmung per Telefon oder Email geschieht hat man mit Sicherheit die Möglichkeiten eines Content Management Systems nicht voll ausgeschöpft.