Content Migration beim Relaunch eines Portals

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Was bedeutet Migration in ein Content Management System

Unter Migration versteht man die konzeptionelle Planung sowie die tatsächliche Durchführung des Einpflegens von bestehenden Inhalten aus einem Portal in ein neu aufzusetzendes Content Management System (CMS).

Viele Portale sind im Laufe der Zeit gewachsen und sollen nun mit Hilfe von Content Management Systemen weiterbetrieben werden, um die gestiegenen Anforderungen an aktuelle Internetauftritte zu erfüllen. Damit der Content, der sich über Jahre angesammelt hat, weiter genutzt werden kann, muss bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt bei der Implementierung des CMS die Migration bedacht und eingeplant werden. Im folgenden sind die wesentlichen Phasen einer CMS Implementierung dargestellt. Dabei ist die eigentliche Phase der Content Migration hervorgehoben. Eine detaillierte Beschreibung der Phasen enthält der Artikel "Grundlagen zur Einführung eines Content Management System"

Abbildung 1: Der Prozess der Implementierung ( Zoom )

Der Arbeitsschritt der Content Migration betrifft nur die tatsächliche Durchführung der Einpflege bestehender Inhalte. Die Planung der Migration jedoch findet bereits in den ersten Phasen (Inhaltsdefinition und Inhaltsstrukturierung) der Implementierung statt.

Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Durchführung der Content Migration bei einem Relaunch eines Portal und den dabei auftretenden Risiken. Die Checkliste am Ende des Artikels bietet eine Grundlage zur Planung der Content Migration.

1. Konzeption

1.1 Content Strukturierung

Die Redaktion stimmt mit einem Migrationsteam die Dateistruktur im CMS sowie die Namenskonvention der Dokumente ab. Es müssen Regeln definiert und eingehalten werden an die sich das Migrationsteam halten muß, damit die migrierten Daten später von der Redaktion weiterverwendet werden können. Es ist die optimale Dateistruktur zu erarbeiten, um das bestehende Portal möglichst gut abzubilden.

Abbildung 2: Dateistrukturen in CMS ( Zoom )

Abbildung 2 zeigt mögliche Dimensionen in der Dateistruktur eines CMS. Denkbare Dimensionen sind Content Baustein, Publikationsdatum und Thematik. Die Struktur, in der die migrierten Inhalte abgelegt werden, wird üblicherweise eine Kombination der verschiedenen Dimensionen sein. Ein Fußballbericht, der in der Kalenderwoche drei publiziert wurde, kann zum Beispielunter dem Pfad "Fußball/KW3/Artikel" abgelegt werden. Dabei ist das erste Verzeichnis "Fußball" eine thematiscche Rubrik, das zweite Verzeichnis "KW3" eine Einteilung nach Publikationsdatum und das Verzeichnis "Artikel", in dem der Bericht letztendlich abgelegt wird, ist eine Unterteilung nach Content Bausteinen. Andere Content Bausteine könnten z.B. Bilder, Videos, Kurzberichte o.ä. sein. Um eine möglichst reibungslose und effiziente Migration zu ermöglichen, muss bei einem bestehenden Portal die Vielzahl von unterschiedlichen Ausprägungen von Content Bausteinen und Layout auf ein überschaubares Maß reduziert werden (z.B. Vereinheitlichung von Texbeiträgen bzgl. Struktur und Layout). Dies ist die eine wichtige Aufgabe, die bereits in den Phasen "Inhaltsdefinition" und "Inhaltsstrukturierung" erledigt werden muss. Bei der Migration selber muss sichergestellt werden, dass die definierte Struktur eingehalten wird.

1.2 Content Verwaltung

URLs:
Wird auf dem umzustellenden Portal nicht nur eigener Content, sondern auch der von Partnern dargestellt, so muss dies beim Relaunch berücksichtigt werden. Sowohl die Content Partner als auch das eigene Portal müssen die Links auf die neuen URLs umstellen.

Statistik:
Wird durch das CMS keine direkte Möglichkeit zur Erfassung der Page Impressions ermöglicht, so muß die entsprechende Statistik Abteilung mit in die Content Migration eingebunden sein. Es muss von Beginn an festegelegt werden, unter welchen Verzeichnissen bzw. unter welcher URL die Inhalte nach dem Relaunch abgebildet werden. Nur dadurch kann ein ununterbrochenes und richtiges Erfassen der Page Impressions gesichert werden.

Anbindung Drittsysteme:
Mit dem Relaunch eines Portals müssen alle gewünschten Funktionen, die bereits auf dem alten Portal bestanden, zur Verfügung stehen. Hierbei gilt es die Schnittstellen zu identifizieren und die Übernahme zu konzipieren. Als Beispiel wird hier eine Anwendung zur Durchführung von User-Abstimmungen genannt (Voting-Engine).

1.3 Aufbau Migrationsteam

Das Migrationsteam sollte nach Möglichkeit aus Redakteuren gebildet werden, die später auch das Portal pflegen. Sollte dies auf Grund eines Ressourcenengpasses nicht möglich sein, muß mit der frühzeitigen Bildung und Schulung des Migrationsteams begonnen werden.

2. Durchführung

2.1 Ablauf

Abbildung 3: Phasen der Content Migration ( Zoom )

Zusammen mit der Redaktion müssen diejenigen Inhalte identifiziert werden, die sich bis zum Launch des CMS nicht oder nur wenig ändern. Diese langlebigen Inhalte werden als erstes in das CMS überführt. Sich häufig ändernde Inhalte (z. B. aktuelle Nachrichten) werden vorerst nur nur strukturell und nicht inhaltlich ins CMS überführt, d.h. unmittelbar vor dem Launch Termin werden diese Strukturen genutzt um die dynamischen Inhalte möglichst schnell ins CMS zu migrieren. Abbildung 3 stellt die hier beschriebenen Phasen der Durchführung der Content Migration dar.

Eine sehr enge Zusammenarbeit zwischen Redaktion und Migrationsteam wird mit dem näher rückenden Launch Termin unverzichtbar. In dieser Phase müssen alle Content-Änderungen des aktuellen Portals abgeschlossen sein, so dass der User bei der Portalumstellung keine Veränderung wahrnehmen wird. Nach der Umstellung geht die redaktionelle Pflege des Portals in die Hände der Redaktion über. Die Phase der parallelen Pflege sollte aufgrund des großen Aufwands möglichst kurz gehalten werden, kann aber, je nach Größe und Anteil der dynamischen Inhalte des Portals, sich auch auf mehrere Tage ausweiten.

2.2 Organisation

Die initiale Aufgabe des Teamleiters ist die Analyse der einzupflegenden Inhalte. Hierbei sollte auf Seiten- oder Rubrik-Ebene zwischen

• lang- und kurzlebigen Inhalten
• internen und externen Inhalten
• sowie die Portalintere Verlinkung unterschieden werden.

Der darauf aufbauende Zeitplan spiegelt wider, bis zu welchem Zeitpunkt die jeweiligen Inhalte von wem vollständig ins CMS zu überführen sind. Auch in diesem Fall findet anhand dieses Plans regelmäßig eine Soll/Ist Aufnahme statt, um bei Abweichungen vom Plan unterstützend eingreifen zu können.

2.3 Qualitätskontrolle

Bevor die eingepflegten Inhalte live geschaltet werden, werden sie einer Qualitätskontrolle unterzogen. Dieses Qualitätssicherung umfasst folgende Punkte:

• Die Korrektheit der Links wird mit Hilfe von Software Tools (sogenannte Link Checker) geprüft. Eine Link Checker ist in vielen CMS bereits enthalten.
• Anwendungen müssen auf ihre Funktion hin getestet werden.
• Layout und Farben werden mit dem Live Portal verglichen und ggf. angepasst.
• Ein Test des Portals mit verschiedenen Browser bzw. Browser Versionen ist ebenfalls notwendig. Dadurch wird sichergestellt das der User, egal welchen Browser er nutzt, alle Möglichkeiten des Portals ausschöpfen kann.

2.4 Going Live

Unmittelbar vor dem Launch des CMS wird das Portal auf beiden Systemen parallel gepflegt. In dieser Phase werden insbesondere die dynamischen Inhalte in die vorbereiteten Strukturen überführt. Kurzlebige Nachrichten, bei denen aufgrund der Aktualität ein Einpflegen bisher nicht notwendig war, werden nun zusammen in Abstimmung mit der Redaktion vom Migrationsteam in die vorbereitete CMS Struktur migriert. Nach dem Launch steht das Migrationsteam für Fragen seitens der User zur Verfügung und unterstützen von Beginn an die Redakteure bei der Arbeit.

3. Checkliste

Als Grundlage zur Content Migration kann die unten angegebene Checkliste dienen. Diese Liste umfasst wesentlich Arbeitsschritte sowie Faktoren, die im Rahmen der Content Migration von großer Bedeutung sind.

• Rechtzeitige Zusammenstellung eines Migrationsteams (stehen intern alle Resourcen zur Verfügung?)
• Ausreichende Einbindung von Redakteuren in die Migration
• Datenstruktur im CMS klären
• Schulung und Coaching des Migrationsteams
• Einarbeitungszeit der Redakteure und des Migrationsteams im CMS einplanen
• Frühzeitiger Beginn der Content Migration
• Einhaltung der Namenskonventionen
• Frühzeitige Standardisierung der Seiten
• Identifikation von mehrfach verwendbaren Bereichen
• Identifikation/Differenzierung von statischen und dynamischen Inhalten
• Kommunizieren der neuen URLs an alle Beteiligten (z. B.: Partnern)

Fazit

Mit den Planungen und dem Arbeitsbeginn in der Migration muß frühzeitig begonnen werden, damit es durch die Content Migration nicht zu Verschiebung der Inbetriebnahmen des Portals kommt. Die Schlüsselrolle kommt der Abstimmung zwischen Redaktion und Migrationsteam zu. Dort getätigte Absprachen müssen unbedingt eingehalten werden. Ein guter Informationsfluss ist hier unverzichtbar. Es muss auch beachtet werden, dass das Migrationsteam nach der Zusammenstellung nicht gleich einsatzbereit ist, sondern noch Schulungen und eine Einarbeitungszeit im CMS eingerechnet werden müssen. Im Migrationsteam ist CMS Hintergrundwissen wünschenswert.

Für Rückfragen setzen Sie sich bitte mit unseren Experten unter cms@capgemini.de in Verbindung.

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