ECM-Strategie: Konsolidierung der Vielfalt im Unternehmen

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Anwender haben ein sehr unterschiedliches Verständnis von Dokumenten und Content Management. Die Spanne reicht von der einfachen MS Office-Dateiverwaltung auf dem Server mit Volltextsuche bis hin zur Prozessunterstützung in Content-zentrischen Prozessen, die in eine heterogene Anwendungslandschaft unter Einhaltung regulatorischer Anforderungen integriert werden können. Dementsprechend vielfältig und selten direkt miteinander vergleichbar sind auch die verschiedenen Angebote der Hersteller.

Abbildung 1: ECM umfasst …

In den 80-90er Jahren gab es kaum integrierte Komplettlösungen, die alle genannten Funktionen in einem homogenen System mit einer einheitlichen Architektur abdeckten. Anwender, die in dieser Zeit Anforderungen im Bereich Archivierung, Content Management, Web Content Management oder Workflow umsetzen wollten, waren gezwungen, sich bei unterschiedlichen Herstellern zu bedienen.

Abbildung 2: Angebotsvielfalt in den 90er Jahren

Die Anwender mussten also mit Content- und Funktionsinseln leben, wenn Anforderungen der unterschiedlichen Abteilungen und Tochterunternehmen mit diesen Systemen realisiert werden mussten.

Daher verfügen mittlerweile viele Unternehmen über ein umfangreiches ECM-Biotop aus Einzellösungen mit komplexen Abhängigkeiten zwischen Einzelkomponenten, die kaum noch pflegbar und funktional sowie technisch veraltet sind.

Abbildung 3: ECM-Lösung in den 90er Jahren

Das hat betriebswirtschaftliche Konsequenzen: Der Betrieb dieser Vielfalt führt zu unnötig hohen IT-Kosten durch erhöhten Aufwand in Wartung, Betrieb und Schnittstellenpflege unterschiedlicher Systeme, die aber ähnliche Aufgaben haben und häufig individuell miteinander integriert werden müssen. Weitere Nachteile sind:

• Unterschiedliche und zum Teil überlappende Funktionalität mit jeweils individueller Benutzerführung
• Unterschiedliche Architekturen, vor allem auf der Client-Seite und in der Middle-Tier
• Notwendigkeit zur Beherrschung unterschiedlicher Entwicklungsumgebungen
• Unterschiedliche Ansprechpartner und Support-Strukturen
• Release-Abhängigkeiten durch unterschiedlichen Plattformsupport der Komponenten

So entstand der Druck auf die Anbieter, ihre ehemaligen Funktionsinseln, die häufig nur spezifische Content-Funktionen abdeckten, zu Content-Komplettlösungen für alle Anwendungsbereiche in einem Unternehmen auszubauen.

Vor allem die großen Anbieter haben versucht, sich dieser Aufgabe durch Zukäufe zu entledigen. Die Folge ist ein seit Jahren zu beobachtender Reigen von Übernahmen und Fusionen, nicht immer zum Nutzen der Kunden: Diesen gingen im Zuge der personellen Konsolidierungen nicht nur vertraute Ansprechpartner verloren. Ihre Geduld wurde auch auf die Probe gestellt durch Unsicherheiten bei der Fortführung von Produktlinien, die aufgrund von Redundanzen zu bereinigen waren. Der "Broschürenintegration" folgte daher häufig genug jahrelanges Warten, bis die Produkt-Roadmaps funktional, aber vor allem auch architektonisch synchronisiert waren.

Abbildung 4: Fusionen und Übernahmen der 4 größten ECM-Anbieter

Diese Heterogenität der Systeme ist vor allem bei jenen Anbietern typisch, deren ECM-Suiten durch Zukauf entstanden sind und die bezüglich der oben genannten Merkmale noch nicht konsolidiert sind. Kleinere Anbieter, die ihre Systeme durch Eigenentwicklung erweitert haben, können dann vielleicht in einer Ausschreibung weniger Häkchen setzen; die vorhandene Funktionalität ist aber häufig mit deutlich weniger Aufwand nutzbar, als bei den durch Akquisitionen entstandenen ECM-Suiten. Dadurch verstärkt sich aber das Problem, dass es von den großen Anbietern derzeit eigentlich keine attraktiven Komplettlösungen für kleine und mittelständische Anwender gibt, weil in der Kostenbetrachtung in den allermeisten Fällen nicht die Anschaffungskosten für Lizenzen sondern die Kosten für Integration, Betrieb, Erweiterung sowie Wartung und Support den Löwenanteil der Gesamtprojektkosten ausmachen.

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