Effiziente Dokumenten-Workflows – DMS und Archivlösung für System i5

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Der Zettelwirtschaft mit System Herr zu werden, birgt immense Effizienzpotenziale – das gilt nicht nur für das Bearbeiten und Ablegen von Dokumenten aller Art, sondern insbesondere auch die automatisierte Belegerkennung und -verbuchung. Was lange Zeit eine Domäne für den PC war, erstreckt sich heute auch auf DB2, nicht zuletzt dank geschaffener Schnittstellen zu System i5-basierten Vorsystemen.

Unternehmen kommen zum Dokumentenmanagement wie die Jungfrau zum Kind

Denn obwohl ihr umfassender Nutzwert erst im Kontext von Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösungen so richtig zum Tragen kommt, finden Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Archivlösungen den Eingang in den Firmenalltag meist über das Rechnungswesen.

Hier haben die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und der damit verbundenen Berechtigung der Finanzbehörden, jederzeit und unmittelbar Einsicht in gespeicherte Unternehmensdaten zu nehmen und diese systematisch auszuwerten, zum Handlungsbedarf geführt; so auf den Geschmack gekommen, weitet man dann oft seine DMS-Strukturen auf die operativen Vorsysteme aus. Und das aus gutem Grund, denn unterm Strich lassen sich im Massenverarbeitungsbereich durch die Prozesse um Indexieren und Archivieren, Workflow-gesteuertes Bearbeiten sowie automatisches Erkennen und Wiederauffinden von Belegen über 80 Prozent aller Vorgänge automatisieren – ein Potenzial, das in der betriebswirtschaftlichen Organisation ohnegleichen bleibt.

Was sich bislang vornehmlich MS Windows-basiert und über den Umweg auf dem PC abgespielt hat, ist jetzt auch auf den IBM Midrange-Serverfamilien und unter DB2 möglich und wird daher umso interessanter für den Einsatz im mittelständischen Umfeld.

Das Ziel vor Augen bei der Einführung eines DMS ist, keinerlei Kopien mehr ziehen, keine unnötigen Telefonate führen und keine langen Wege auf der Suche nach Belegen machen zu müssen.
Einbeziehen von Ausgangsbelegen und ...

Wichtiger Bestandteil aller DMS-Projekte ist das Einbeziehen der Ausgangsbelege, was technologisch über das Anzapfen der iSeries/i5-Spoolfiles realisiert wird. Die sogenannte COLD (Computer Output on Laser Disk)-Archivierung separiert dabei die enthaltenen Dokumente und extrahiert die Indexfelder oder den Volltext. Das alles funktioniert mit hoher Geschwindigkeit und Genauigkeit, so dass der Anwender in keiner Weise vom Tagesgeschäft abgelenkt wird.

... dem Dokumenteneingang

Weitaus anspruchsvoller ist das Einbinden papiergebundener Eingangsdokumente wie beispielsweise Lieferscheine und Rechnungen. Hier liegt der erste Schritt in der Belegerfassung, also dem Einscannen. In aller Regel öffnet ein Mitarbeiter im Posteingang die Briefe, bereitet sie vor (Enttackern, Trennen von vor- und rückseitigen Belegen, eventuell Aufbringen von Barcodes), um sie dann zentral einer automatischen Erfassung und Indexierung zuzuführen.

Der Leistungsgrad der (Stapel-) Scanner ist mittlerweile so ausgereift, dass nicht nur die Belichtung ohne händisches Zutun optimiert und damit eine Unabhängigkeit von Papierqualität und -farbe erzielt wird, sondern beispielsweise auch eine automatische Begradigung der Belege erfolgt. Erfasste Belege können daraufhin al gusto noch ein paar Tage als Print aufbewahrt werden, beispielsweise in fünf Tageseingangskörben für die laufende Woche, bevor sie auf Nimmerwiedersehen in den Schredder wandern.

Workflow sorgt für Effizienz

Im nächsten Schritt geht es darum, die täglich ankommenden Dokumente und darin enthaltene Informationen unternehmensweit an der jeweiligen Adresse zur schnellen Bearbeitung zur Verfügung zu stellen. Ein typisches Beispiel für solche Workflows ist die Bearbeitung von Kreditorenrechnungen, die einen Großteil der Unternehmen noch immer papiergebunden erreichen und oft von mehreren Personen – teils sogar an unterschiedlichen Standorten – auf ihre Richtigkeit geprüft, gebucht und zur Zahlung angewiesen werden.

Dabei sorgt ein frei definierbarer Karenzzeit-Mechanismus für zeitnahe Bearbeitungsschritte, indem das System nach Überschreiten der jeweils vorgesehenen Bearbeitungsfrist einen definierten Stellvertreter in den Vorgang involviert. In der Praxis sieht das so aus, dass elektronische Postfächer gefüllt und analog der ISO 9000-zertifizierten Prozesse ausgeklügelte Vorgänge mit Vertreterregeln hinterlegt werden.

Belegerkennung und -auslesung

Das Salz in der Suppe ist, beispielsweise für Lieferanten-Rechnungen auch maschinell den passenden Buchungssatz zu erstellen oder wenigstens einen sinnvollen vorzuschlagen. Immerhin: Das Dokument liegt bereits digitalisiert vor, und die integrierten OCR (Optical Character Recognition)-Werkzeuge ermöglichen zudem eine zuverlässige Zeichenerkennung. Und irgendwo steht schließlich die Handelsregister- oder auch die Telefonnummer des Absenders – beides eindeutige Zuweisungskriterien.

Im Optimalfall ist per Durchgriff auf angebundene Vorsysteme, etwa aus dem Bestellwesen und einem hinterlegten Lieferantenstamm, eine Beziehung herzustellen; hier ist es natürlich grundsätzlich auch möglich, bei der Prüfung auf Positionsebene zu gehen und Liefer- mit Bestellmengen abzugleichen, damit zwischen Teil- oder Volllieferung zu unterscheiden und auch den fakturierten Preis zu checken.

Unter dem Strich führt das Erkennen und Zuweisen von Bestell- und Rechnungsnummern, Belegdatum oder auch von Beträgen gegen das Bestellwesen oder die Schattendatei zu gigantischen Effizienzpotentialen, die systemseitig extrem kurze Amortisationsraten in Bezug auf die Anschaffungsseite mit sich bringen.
Die Schattendatei als Behelf

Ist die Einbindung von Vorsystemen nicht gegeben, behilft man sich mit sogenannten Schattendateien, in denen als Schlüssel Relationen wie "HRG-Nummer 4711 entspricht der Lieferantennummer 007" oder auch Kontierungen angelegt sind. Auf diese Weise lassen sich die ausgelesenen Belege mit dezidierten Daten zu Buchungssätzen anreichern.