2009 wird auch für Intranets spannend und richtungsweisend werden. In diesem Sinne starteten am 6. Januar etwa 250 Intranet Manager rund um den Globus bei der dritten Episode von Intranets Live in das neue Jahr.
Stephan Schillerwein war wieder Teilnehmer der Veranstaltung und fasst die Höhepunkte des Programms kurz zusammen (alle Screenshots wurden "live" aufgenommen). Intranets Live ist eine Online-Konferenz, die Intranet Verantwortliche aus aller Welt einmal im Monat für zwei Stunden am Bildschirm virtuell zusammenbringt.
Wo stehen Intranets heute?
Als Auftakt des Programms gab die bekannte Intranet-Strategin Jane McConnell wertvolle Einblicke in die Ergebnisse ihres kürzlich erschienenen 'Global Intranet Trends Report for 2009'. Demnach war bereits 2008 ein turbulentes Jahr in vielen Organisationen. Zu den wichtigsten Ereignissen, die Auswirkungen auf die jeweiligen Intranets hatten, zählen:
JMC - a year of turbulences
Der Report belegt auch, dass Intranets sich zunehmend zu unverzichtbaren Applikationen entwickeln. 60% der teilnehmenden Unternehmen gaben an, dass die Mitarbeiter bereits nach einem Ausfall des Intranets von 1-2 Stunden in ihrer täglichen Arbeit unterbrochen würden.
Trotzdem wird das Intranet erst bei 22% der Befragten als der vorherrschende 'Way of Working' betrachtet und nur bei 40% wird das Intranet vom Senior Management als sehr nützlich oder sogar geschäftskritisch eingestuft.
Obwohl alle drei Werte seit dem Vorjahresreport um jeweils ca. 10% nach oben gegangen sind, bleibt die Lücke zwischen operativer Wichtigkeit und strategischem Wert der Intranets auf praktisch gleichem Niveau bestehen.
Dies äußert sich auch in alltäglichen Dingen, wie beispielsweise darin, dass nur 36% der Organisationen benannte Verantwortliche für die Inhalte im Intranet aufweisen können. Beim großen Rest der Teilnehmer ist der Content fachlich praktisch ein Waisenkind.
Weiterhin gering präsentiert sich die Adaptionsrate von 'Social Media': während die Mehrzahl der Unternehmen entsprechende Ansätze und Tools testen oder in Teilbereichen bereits einsetzen, sind die Zahlen für einen breiten oder gar optimierten Einsatz nach wie vor sehr niedrig:
- Wikis: 6%
- Blogs: 4%
- Tagging: 4%
Betrachtet man nur die teilnehmenden Großunternehmen sind die Zahlen zwar höher (z.B. 20% bei Wikis), von einer durchgängigen Etablierung in den Unternehmen kann jedoch leider noch keine Rede sein.
Laut Jane McConnell wird 2009 das Jahr, in dem die Mitarbeiter stärker in den Fokus der Intranets rücken. Dadurch wird auch die Rolle des Intranet Managers aufgewertet und erweitert werden.
Viele weitere Erkenntnisse sind in dem Report zu finden, der auch von Unternehmen, die nicht an der Untersuchung teilgenommen haben, bezogen werden kann: Global Intranet Trends for 2009 Report
Hilfe vom Intranet Doctor
Ein in jeder Episode von Intranets Live wiederkehrendes Element ist der 'Intranet Doctor'. Hier nimmt sich Usability-Experte William Hudson der Intranet-Probleme der Teilnehmer an.
Diesmal wurde der Intranet-Arzt von der Charles Schwab Corporation aufgesucht und um Rat für die Neugestaltung der bisherigen Einstiegsseite des HR-Bereichs im Intranet gefragt.
Schwab - HR direct
Seiten, die man ohne Lesen versteht
Am Beispiel einer Nachrichtenseite aus dem Web, deren Text mit dem Tool ' Greek This ' unleserlich gemacht wurde, demonstrierte William Hudson die Wichtigkeit der visuellen Struktur einer Seite. Diese sollte dem Betrachter bereits auf den ersten Blick, bevor ein einziges Wort gelesen wurde, einen Eindruck darüber verschaffen, ob er auf der richtigen Seite gelandet ist und was ihn dort voraussichtlich erwartet.
BBC – greeking
Damit die Strukturierung der Seite dann auch dem üblichen Blickverlauf des Besuchers möglichst nahe kommt, sollten die typischen Verlaufsmuster berücksichtigt werden, die meistens der Form des Buchstaben 'F' entsprechen (vgl.: F-Shaped Pattern For Reading Web Content ).
Meet me on D-Street
Die 'Intranet Live Tour' führte die Teilnehmer dieses Mal in das Intranet der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft Deloitte in den USA. Zunächst erfolgte ein Überblick über die Homepage, die eine Vielzahl von teilweise personalisierten Elementen enthält.
Deloitte – Homepage
Hier findet man auch die 'Blogroll', die den schnellen Einstieg in die wichtigsten internen Blogs ermöglicht und auch als Promotionsmassnahme zur Förderung der Blogs dient.
Deloitte – Blogroll
Ein schönes Beispiel dafür, wie ein Intranet direkt als Instrument zur Unterstützung des Kerngeschäfts verwendet werden kann, ist die im letzten Herbst eingeführte Sektion 'Eye on the Economy' im Intranet von Deloitte. Diese liefert im wissens-intensiven Business des Beratungsunternehmens wichtige Informationen rund um die gegenwärtige Wirtschaftslage und befähigt so die Mitarbeiter, ihren Kunden fundierte Handlungsempfehlungen auszusprechen.
Deloitte - Eye on Economy
Das Intranet Telefonbuch fristet in vielen Unternehmen bislang ein Schattendasein. Eine neue Generation dieser Tools befindet sich derzeit jedoch bei innovativen Unternehmen im Entstehen. Diese bauen vor allem auf dem Gedanken des Social Networkings auf, wie eine Studie des Intranet Benchmarking Forum beschreibt (' Employee Directories: Wave Three ').
So soll auch 'D-Street', wie die entsprechende Anwendung bei Deloitte genannt wurde, der besseren Vernetzung der Mitarbeiter untereinander, sowie der Optimierung der persönlichen Informationsflüsse dienen.
Das an Web-Dienste wie Xing oder Facebook erinnernde Tool enthält Profile aller Mitarbeiter. Diese können um tätigkeitsbezogene und persönliche Informationen ergänzt werden. Von dieser Möglichkeit haben bislang 30% aller Mitarbeiter Gebrauch gemacht, Tendenz steigend. Für viele Mitarbeiter ist diese Art des Networkings aber noch neu und ungewohnt. Ständige Aktionen rund um D-Street sollen helfen, dies schrittweise zu ändern.
Deloitte - D-Street
Welche Flexibilität Social Media Ansätze im Intranet ermöglichen, wurde auch anhand eines weiteren, durchaus ungewöhnlichen Beispiels demonstriert. Für einen jüngst tödlich verunglückten Mitarbeiter richteten Kollegen eine Wiki-Seite im Intranet ein, auf der jeder Fotos und Gedanken rund um den Verstorbenen beitragen kann. Rund 10'000 mal wurde die Wiki-Seite bereits aufgerufen und zeigt somit das soziale Bedürfnis der Mitarbeiter nach derartigen informellen und transparenten Wegen des gegenseitigen Austausches zu Ereignissen, die sie berühren.
Neujahrsvorsätze für das Intranet
Anfang Januar werden vielerorts die Weihnachtsbäume abgeschmückt. Aber auch in vielen Intranets trifft man auf (dekorativen) Ballast, der den Blick auf das Wesentliche versperren kann. Passend dazu wurden die Teilnehmer von Intranets Live zu einem kleinen Brainstorming aufgerufen, welche Elemente ihres Intranets auch abgeschmückt werden könnten. Von den zahlreichen guten Vorschlägen wurde folgender gemeinsam als Bester gekürt: "I’d undecorate my intranet by cutting the corporate speak!".
Von diesem guten Vorsatz dürften alle Benutzer eines Intranets massiv profitieren.
Die nächste Episode von Intranets Live findet am 3. Februar statt. Schwerpunktthema wird dann Enterprise 2.0 sein, unter anderem mit Beiträgen von British Telecom und Wyeth.
