Enterprise Portale bändigen die Informationsflut

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Schwarze Löcher im kollektiven Gedächtnis

Enterprise Portale stellen Informationen und Know-how individuell und nach Bedarf zur Verfügung. Sie erleichtern die Zusammenarbeit im Unternehmen und vereinfachen unternehmensübergreifende Geschäftsprozesse. Mit ihrer offenen Architektur integrieren sich Unternehmens-Portale leicht in die bestehende Systemlandschaft und bleiben auch in Zukunft erweiterungsfähig.

Von wegen Datenautobahn: Der Informationsfluss in vielen Unternehmen gleicht eher dem Verkehr einiger Großstädte, als der klar strukturierten Fortbewegung auf Fernverkehrswegen. Unternehmen verfügen über diverse Intranet-Server, mit denen sich jede Abteilung ihre eigenen Seiten baut. Die Daten fließen kreuz und quer. Informationen sind redundant oder nicht auffindbar, gelangen nur auf Umwegen ans Ziel oder gar nicht. Was fehlt, ist der einheitliche Zugang für alle Berechtigten zu einem geordneten Informationssystem. Es gilt, die einzelnen Intranet-Server zu einem Unternehmens-Portal zusammenzufassen und den Zugriff für individuelle Nutzer oder für zugangsberechtigte Gruppen über eine zentrale Schnittstelle zu koordinieren.

Ein Unternehmens- oder Enterprise Information Portal ist eine unternehmensweite und personalisierte Integrationsplattform. Es bietet den individuellen Zugriff für alle Anwender zu jeder Zeit und an jedem Ort. Das Portal stellt die Schnittstelle zu allen internen und externen Informationen und Applikationen dar. Es ist das Web-Portal zum Unternehmen und die Informationsbasis für die Mitarbeiter. Das Enterprise Information Portal integriert Geschäftsprozesse, unternehmensinterne Informationen, externe Informationen und Datenbanken. Die wichtigste Funktion eines Unternehmens-Portals ist für die meisten IT-Manager der Zugriff auf interne und externe Informationen von einer zentralen Quelle aus.

Vom Intranet zum Enterprise Portal

Enterprise Portale haben ihren Ursprung in firmeneigenen Intranets. Sie unterscheiden sich davon aber deutlich. Das ursprüngliche Intranet in Unternehmen war durch die Präsentation von Inhalten geprägt. Heute ist die Entwicklung einen Schritt weiter: Informationen werden dank moderner Application-Server personalisiert und kategorisiert zur Verfügung gestellt. Das vorhandene Wissen wird gesammelt und zielgerichtet an die Mitarbeiter verteilt. Die dritte Entwicklungsstufe der Wissensverwaltung ist das Enterprise Portal, das unternehmensübergreifend Mitarbeitern, Partnern und Lieferanten alle Inhalte anbietet, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Das Portal ist eine unternehmensweite und personalisierte Integrationsplattform. Es vereinheitlicht die verschiedenen Internet-, Extranet- und Intranet-Aktivitäten und integriert unterschiedliche Anwendungen. Zu den Inhalten zählen interne Unternehmensinformationen sowie die Abbildung von Geschäftsprozessen - etwa der Zugriff auf Enterprise-Resource-Planning- (ERP) und Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) oder auf externe Informationsquellen. Ein Enterprise Information Portal hat Schnittstellen zu allen wichtigen internen und externen Informationen und Applikationen - und bietet dem Nutzer Zugriffsmöglichkeit zu jeder Zeit und an jedem Ort. Die Ausgabemedien können neben dem klassischen PC mobile Endgeräte sein, wie PDAs, Notebooks oder WAP-Geräte.

Enterprise Portale verbinden Intranet und Extranet

Unternehmens-Portale verknüpfen interne sowie externe Web-Seiten, Dienste und Anwendungen. Sie dienen damit als zentrale Kommunikationsschnittstelle für Mitarbeiter und externe Partner wie Lieferanten und Kunden. Über spezifische Profile und hierarchische Zugriffsrechte erhält der Anwender individuell auf ihn zugeschnittene Informationen, Transaktionsmöglichkeiten, Kommunikationswege und Services. Mit dem Unternehmens-Portal steht eine einzige Applikation zur Verfügung, die den gesamten Informationsbedarf abdeckt. Es bleibt den Anwendern erspart, sich in unterschiedliche Oberflächen einzuarbeiten und sich darum zu kümmern, wie sie Daten aus einer Anwendung in eine andere übertragen. Zusätzliche Client-Software entfällt, denn der Zugriff für den Nutzer auf das Enterprise Information Portal erfolgt ausschließlich über seinen Web-Browser. Das webbasierte Enterprise-Portal reicht für den Mitarbeiter eines Unternehmens aus. Über diese zentrale Benutzerschnittstelle erhält er Zugriff auf alle notwendigen Applikationen, Services und Informationen.

Intranet-Server werden durch Enterprise Information Portale zu einem übergreifenden Unternehmens-Portal verbunden (MATERNA GmbH)

In der einfachsten Form integriert es strukturierte Informationen wie Datenbanken und unstrukturierte Informationen wie Dokumente sowie das Wissen der Mitarbeiter in einer personalisierten Umgebung. Suchmaschinen und Analyse-Tools erhöhen die Produktivität des Nutzers und stellen Entscheidungen auf eine fundierte Basis. Enterprise Portale steigern den Umsatz, indem sie die Mitarbeiterproduktivität und die Mitarbeitermotivation erhöhen, Transaktionen beschleunigen sowie die Kunden- und Partnerbindung verbessern. Enterpise Potale senken die Kosten indem sie effektiveres Arbeiten ermöglichen sowie geringere Informations- und Transaktionskosten verursachen. Sie fördern die effektive Zusammenarbeit mit Lieferanten, verbessern die interne Kommunikation und steigern die Mitarbeiterbindung. Inhalte müssen nur einmal an einer Stelle im System eingepflegt werden.

Funktionen und Eigenschaften

Die Architektur eines Enterprise Information Portals besteht aus einer e-Business-Plattform, die Basis des Systems ist. Sie sollte ausbaufähig und flexibel genug sein, um auch in Zukunft neue Inhalte und Applikationen zu integrieren. Auf dieser Plattform sind die Business-Module für Kommunikation und Information sowie die Applikationen aufgesetzt. Sie integrieren zahlreiche relevante Features und Funktionen, die weit über die im folgenden genannten Dienste hinaus gehen. Personalisierte Zugriffsrechte und ein Single-Sign-On-Dienst machen Portale zu individuell verfügbaren Informationssystemen im Unternehmen. Das Unternehmen kann genau abgestufte Zugangsrechte für Individualpersonen oder Gruppen festlegen. Diese Rechtevergabe gewinnt zusätzlich an Bedeutung, wenn externe Partner wie Kunden und Lieferanten Zugriff erhalten. Authentifizierungsmechanismen sorgen für geregelten Zugriff und die Sicherheit des Systems. Über den Single-Sign-On-Dienst melden sich Anwender nur einmal an und nicht bei jedem Host. Danach erhalten sie Zugriff auf die für sie freigegebenen Applikationen, Services und Plattformen.

Die wesentlichen Aufgaben eines Enterprise Information Portals lassen sich unter den Schlagworten Kommunikation & Kollaboration, Information und Applikationsintegration zusammenfassen. Die Anbindung erfolgt über viele Kanäle: Etwa über PCs, WAP-Handys, WAP-Handheld-Geräte und Digital-TV. Für Kommunikation und Kollaboration stehen dem Anwender Groupware-Lösungen zur Verfügung - mit E-Mail-Funktion, Kalender- und Terminorganisation sowie Aufgaben- und Projektverwaltung für die Selbstorganisation der Mitarbeiter. Als weitere Kommunikationsmittel lassen sich Fax, SMS, Chat, Communities, Newsgroups und Diskussionsforen einbinden. Audio Conferencing, Voice over IP, Unified Messaging, Umfragen und Projektgruppen-Foren runden die Palette ab.

Durch die Verbindung von interner und externer Information bilden Enterprise Portale das Tor zu allen denkbaren Inhalten und Anwendungen. Der Zugang zu interner Information erfolgt dabei über eine Intranet-Suchmaschine sowie über interne Verzeichnisse wie Mitarbeiter-, Partner-, Lieferanten-, und Bookmark-Verzeichnisse. Die vorhandenen Informationen werden transparent durch Funktionen wie Reporting und Analyse, Projektinformation, Firmennachrichten, Dokumenten-Management, User Tracking, Alerts, Notifying und Schwarzes Brett. Zu externen Informationen hat der Nutzer Zugang über Internet-Suchmaschinen und Internet-Verzeichnisse. Für die Transparenz sorgen hier Knowledge Management, News-Content, Alerts, Notifying und User Tracking. Mit Enterprise Portalen nutzen Mitarbeiter zudem externe Informationsdienste wie externe Datenbanken, Nachrichten, Börse, Wetter, Telefonauskunft, DB-Fahrplan, Reiseplanung, Sprach-Übersetzung und Lexika.

Enterprise Portale von MATERNA integrieren unterschiedlichste Anwendungen: Standard- genauso wie e-Business-Applikationen. Zu den Standard-Anwendungen gehören dabei Office-, Finanz- und Business-Intelligence-Applikationen, außerdem ERP- und Zeiterfassungssysteme sowie Reisekostenabrechnung, CRM und Human Resources Management. E-Business-Applikationen sind etwa Shop-Systeme, e-Procurement, e-Supply Chain Management, Kunden Community, Travel-Management sowie e-Recruitment und e-Training. All diese Applikationen sind für den Mitarbeiter in Selbstbedienung zugänglich. MATERNA bietet seinen Kunden ein Leistungsportfolio an, das alle Aufgabenstellungen umfasst. Das Software-Unternehmen schafft die Schnittstellen zwischen den einzelnen Anwendungen, passt die Standard-Software-Produkte an die IT-Umgebung des Kunden an und implementiert die Lösung. MATERNA begleitet Unternehmen von der Beratung über Projektabwicklung und Realisierung bis hin zu Betrieb und Wartung der Systeme.

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