ERP-Auswahl und Einführung

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ERP-Systeme haben sich in den letzten Jahren zu zentralen geschäftskritischen Applikation entwickelt. So vernetzen ERP-Lösungen alle wesentlichen Unternehmensbereiche und liefern solide Informationen für zeitnahe Entscheidungen. Ein Grund, der Unternehmen dazu bewegt, ein ERP-System einzuführen oder eine bestehende Lösung durch eine neue abzulösen, ist der Wettbewerb. Ein immer stärkerer Preisdruck zwingt Unternehmen ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten sowie globale Synergien besser zu nutzen. Genau dies ist Aufgabe eines ERP-Systems.

Bevor eine entsprechende Software im Unternehmen jedoch erfolgreich eingesetzt werden kann, steht eine Evaluierung, also eine Auswahl der richtigen Lösung und deren Einführung an. Am ERP-Projekt beteiligt sein sollten auf jeden Fall ein Mitglied der Geschäftsführung und jeweils ein Vertreter der Kerngeschäftsprozesse, also beispielsweise aus Produktion, Logistik, Rechnungswesen und Vertrieb.

Mittels Evaluierung zur finalen Entscheidung

Der Markt für ERP-Lösungen hält Produkte zahlreicher Anbieter bereit. Große bekannte Namen der Softwareindustrie finden sich darunter ebenso wie kleinere Softwareanbieter. Für Unternehmen, die erstmals nach einem ERP-System suchen, ist die Produktvielfalt nicht unbedingt hilfreich. Eine probate Herangehensweise ist daher der klassische Weg der Evaluierung bei IT-Projekten:

Im ersten Schritt ("WIE sehen die Rahmenbedingungen aus?") werden zunächst die bestehenden Geschäftsprozesse analysiert und daraus Anforderungen an ein ERP-System abgeleitet. Hierbei werden auch Risiken und Potenziale der ERP-Einführung diskutiert sowie strategische Entscheidungen getroffen, die das gesamte ERP-Projekt betreffen. Zu klären gilt es auch welche Applikationen in das neue ERP-System integriert werden können oder durch vorhandene ERP-Funktionen abgedeckt werden sollen.

Der zweite Evaluierungsschritt ("WAS sind die Ziele?") widmet sich den konkreten Zielsetzungen in Zusammenhang mit der ERP-Nutzung. Neben wirtschaftlichen Zielen, die sich durch Kennzahlenwie ROI (Return on Investment) oder TCO (Total Cost of Ownership) definieren, werden hierbei auch qualitative Ziele festgelegt. So sollen mithilfe der ERP-Lösung bestimmte Geschäftsprozesse transparenter und die Fertigung flexibler gestaltet werden. Damit Unternehmen agiler auf wechselnder Marktbedingungen reagieren können. Die langfristige Stabilität eines Unternehmens ist in hohem Maße von der Kostentransparenz und Nachvollziehbarkeit der Unternehmenszahlen und -prozesse abhängig.

Bild 1: Implementierung

Der dritte, entscheidende Schritt ("WELCHE Lösung kommt zum Einsatz?") besteht nun darin, die ERP-Lösung zu finden, die am besten geeignet ist, die definierten Ziele zu erfüllen. In der Regel wird zunächst eine Vorauswahl mit mehreren Produkten getroffen, die dann mithilfe eines Kriterienkatalogs auf eine engere Wahl von drei Anbietern reduziert wird, die zu Produkt-Demonstrationen eingeladen werden. Entscheidend ist hierbei bereits die Ausrichtung der ERP-Lösung auf die branchenspezifischen Anforderungen

des Unternehmens. Deswegen empfiehlt es sich, gezielt Anbieter auszuwählen, die in der eigenen Branche Referenzen nachweisen können. Neben diesen Parametern grenzt auch eine möglicherweise internationale Ausrichtung des Unternehmens sowie die Erfüllung der lokalen und gesetzlichen Anforderungen die Auswahl des richtigen Anbieters ein. Das Projektteam entscheidet schließlich in der Endauswahl, mit welchem Anbieter ein Workshop zur praktischen Umsetzung durchgeführt und Details über einen Auftrag verhandelt werden sollen.

Flexibilität, Branchenexpertise und Internationalität

Ein entscheidendes Kriterium für ein erfolgreiches ERP-Projekt ist die Auswahl eines flexiblen ERP-Systems, das sich auch an zukünftige Anforderungen an die Unternehmensprozesse schnell und einfach anpassen lässt. Gerade stark expandierende mittelständische Unternehmen müssen heute unkonventionell auf sich stetig ändernde Marktentwicklungen reagieren und können dies weder mit komplexen heterogen vernetzten Insellösungen noch mit starren funktionsüberladenen monolithischen ERP-Systemen, wie man sie meist in Konzernumgebungen vorfindet, erreichen.

Die Globalisierung ist mittlerweile auch für den Mittelstand ein Thema. Die Erschließung neuer Märkte, aber auch die Auslagerung der Produktion ins Ausland schafft völlig neue logistische Herausforderungen. Sollen die dabei anfallenden Prozesse länderübergreifend unterstützt werden, setzt dies eine mehrsprachige Auslegung der ERP-Lösung voraus. Dabei reicht es nicht, dass etwa eine spanische und eine deutsche Version der Software verfügbar sind. Vielmehr sollte die Möglichkeit bestehen, mitten im Prozess zwischen den Sprachen umschalten zu können. Beispiel Zulieferer in der Automotive- Industrie: An der Produktionsstätte in Spanien soll in der Landessprache abrufbar sein, was die Entwicklungsabteilung in Deutschland gerade an einem Bauteil oder Fertigungsprozess verändert hat. Echte Internationalität eines ERPSystems ist gegeben, wenn auch für das Unternehmen relevante Vorschriften und Gesetze des jeweiligen Landes Berücksichtigung finden.

Je nach Industriesparte müssen unterschiedlichste Prozessabläufe abgedeckt werden. Mit Unterstützung des ERP-Systems werden beispielsweise in der Chemieindustrie Rezepturen für Kunststoffe gemischt, im Anlagenbau komplexe Projekte koordiniert oder in der Fertigung Stücklisten für Tausende von Bauteilen verwaltet. Hier wird deutlich, welche Anforderungen ein ERP-System erfüllen muss: Bei der Fertigung werden verschiedene Typologien unterschieden. Für das ERP-System bedeutet dies, dass Serienfertigung, Einzelfertigung und Prozessfertigung oder auch Mischtypologien unterstützt werden müssen. Die erforderliche Anbindung an prozesstypische Applikationen, z.B. CAD-Systeme macht es nicht einfacher. Hier sind vorkonfigurierte Lösungskomponenten vorteilhaft, die bereits sehr weit reichend auf bestimmte Prozesse der jeweiligen Branche abgestimmt sind.

Planung erleichtert die ERP-Einführung

Die nach abgeschlossener Evaluierung und Auftragsvergabe folgende Einführung eines ERP-Systems stellt für die meisten Unternehmen einen nicht unerheblichen Eingriff in die IT dar. Heterogene IT-Landschaften, verteilte Standorte und sehr unterschiedliche Einsatzbereiche erfordern eine durchdachte Planung sowie ein klares Konzept hinsichtlich einzelner Ausbaustufen und Skalierungs- sowie Administrierungsszenarien. Bereits in der Planungsphase ist, unabhängig von der Evaluierung, eine kritische Bestandsaufnahme der vorhandenen IT und Unternehmensabläufe erforderlich. Dieser Vorgang ist zeitaufwändig, zeigt aber schon zu Beginn mögliche Probleme bei der späteren Implementierung und zudem Optimierungspotenziale bei den unternehmenseigenen Prozessen auf.

Bild 2: Phasen und Perspektiven der ERP-Einführung

Es müssen eine Vielzahl von Fragestellungen erörtert und geklärt werden, die über die reine Installation der Software hinausgehen. Sowohl die technische Infrastruktur mit lokalen und globalen Systemen und Netzwerken als auch die Standardisierung von Stammdaten wie beispielsweise Artikel- und Kundenstamm bedürfen einer kritischen Betrachtung, Nomenklaturen müssen überarbeitet oder zumindest hinterfragt werden. Aber auch die Definition von Kerngeschäftsprozessen und notwendigen Kernfunktionalitäten muss einer Analyse unterzogen werden. Das sich daraus ergebende Gesamtbild der Unternehmens-IT gibt Auskunft über die technischen Realitäten, aber auch die Natur der Prozesse, wie sie von den Mitarbeitern geführt werden. Bereits in diesem ersten Schritt können bestehende Prozessstrukturen harmonisiert und synchronisiert werden – fehlerhafte und umständliche Unternehmensabläufe behindern dadurch nicht zusätzlich die ERP-Einführung. Die Anwender sollten bereits in einem frühen Stadium der Projektplanung eingebunden werden. Der spätere Erfolg hängt maßgeblich von deren Akzeptanz ab.

Key-User müssen von Anbeginn eine dominante Rolle bei der Projektgestaltung einnehmen – ihre spätere Funktion als Mentor für einzelne Fachabteilungen ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Ebenso wichtig ist ein klares "Commitment" seitens des Managements zu diesem Projekt und auch zu eventuell notwendigen organisatorischen Veränderungen. Ein über alle Unternehmensbereiche integriertes ERP-System garantiert niedrigen Schulungsaufwand und leichtere Adaption seitens der User. Zudem birgt eine „sanfte“ Integration in mehreren Schritten meist weniger Risiken als der harte Schnitt einer Vollinstallation. Komponentenbasierte Unternehmenslösungen spielen hier ihre Stärken aus, da einzelne Funktionalitäten abteilungsspezifisch implementiert werden können.

Damit das ERP-Projekt nicht aus dem Ruder läuft

Oftmals setzen sich Unternehmen bei ERP-Projekten auch restriktive Zeitvorgaben. Diese dürfen allerdings nicht auf Kosten des Projekterfolges gehen. Die ERP-Anbieter haben darauf reagiert und bieten Konzepte an, die den Einführungsprozess verkürzen, Kosten senken, notwendige Aktivitäten planen und überwachen und letztlich den Projekterfolg bis zum Start des produktiven Einsatzes gewährleisten.

Hierfür bietet sich ein fünfstufiges Phasenkonzept an. Eine Projektphase stellt dabei einen in sich abgeschlossenen Teilbereich eines Projektes dar, innerhalb dessen definierte Aufgaben zu erfüllen sind. Ob die Ziele erreicht sind, wird nach jeder Phase gemeinsam vom Anbieter und Kunden geprüft und freigegeben.

Bild 3: Phasenkonzept der ERP-Einführung

Die Ergebnisse werden gemessen, um die aktuelle Projektsituation möglichst genau einschätzen zu können sowie nachfolgende Phasen detailliert zu planen oder neu zu justieren. Mithilfe des Masterplans und des Projektdefinitions-Dokuments werden in der Projektplanungsphase die Eckpunkte des Projektes festgelegt. In der Konzeptionsphase wird für die vorgegebenen Prozesse ein Lösungskonzept erarbeitet, freigegeben und schließlich in einer nachfolgenden Phase umgesetzt. Die entstandene Lösung wird dann getestet, freigegeben und mögliche Abweichungen festgehalten. Parallel bereitet das Team in der Umsetzungsphase die Datenmigration vor. In der Vorbereitungsphase für den Go-Live werden die Endanwender in die finale Lösung eingewiesen und geschult – inklusive eines Tests auf Basis eines simulierten Echtbetriebes. In der Go-Live-Phase erfolgt die Übernahme in den Produktivbetrieb, unter anderem mit der Datenmigration aus dem Altsystem. Daran schließt sich für einen Übergangszeitraum die Live-Betreuung und anschließend die Übergabe des Projektes an den Support an.

Das Phasenkonzept zeigt, dass gerade bei ERP-Lösungen der Auftrag nicht mit dem Go-Live endet. Eine langfristige Betreuung über das Implementierungsprojekt hinaus zahlt sich für Unternehmen aus. Spätestens wenn aufgrund veränderter Unternehmensstrukturen eine Anpassung des ERP-Systems fällig wird, neue Geschäftsprozesse integriert werden oder neue Standorte angebunden werden müssen, wird sich das externe Projekt-Know-how seitens des Lösungsanbieters als willkommene Hilfestellung erweisen.