GDPdU & Archivierung: Endlich Klarheit I

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Die Diskussion um die GDPdU hat in letzter Zeit hohe Wellen geschlagen. Nachdem in den ersten 12 Monaten nach dem Inkrafttreten der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen kaum eine Reaktion erfolgt war, wird den steuerpflichtigen Unternehmen inzwischen bewusst, dass ihnen die Zeit wegläuft. Bei den nächsten Außenprüfungen können die Daten bereits digital geprüft werden und die Vorbereitungen sind bei den betroffenen Unternehmen erst angelaufen. Besonders um die elektronische Archivierung von steuerrelevanten Daten und deren Auswertbarkeit wurde heftig debattiert. Der Artikel bietet einen praktikablen Lösungsansatz, der bereits breite Anerkennung gefunden hat.

Nächste Stufe längst gezündet

Fast unbemerkt von der aktuellen Diskussion rüstet die Finanzverwaltung demnächst vielleicht schon weiter auf. Die "IDEA-Waffe" wurde von der Fa. Audicon (www.audicon.net) mit einem "Nachbrenner" ausgestattet, der es in sich hat. Mit AIS TaxAudit können steuerrelevante Daten weitgehend automatisiert analysiert werden und Unregelmäßigkeiten kommen schnell ans Licht. Ob und wann die Finanzverwaltung diese Makros einsetzen wird ist noch offen, doch die Unternehmen können bereits jetzt darauf zugreifen und sich so optimal auf künftige, nicht nur digitale Betriebsprüfung vorbereiten. Die Schonfrist für die Unternehmer ist so schneller vorbei, als viele prognostiziert haben und die ersten digitalen Prüfungen haben bereits begonnen. Höchste Zeit für die Unternehmen sich vorzubereiten.

In der Diskussion spielte die elektronische Archivierung eine wichtige Rolle, denn wie soll man über einen Zeitraum von 10 Jahren die Daten vorhalten. Anbieter elektronischer Archivsysteme waren mit schnellen Ankündigungen "GDPdU-konformer" Systeme zur Hand, ohne eigentlich zu wissen, welche Anforderungen die Finanzverwaltung hier stellt. Auch die Flut diverser Checklisten und Leitfäden vermochten kein Licht in das Dunkel GDPdU-konforme Archivierung bringen, ganz im Gegenteil.

Flut der Leitfäden

Als die Entwürfe zu den GDPdU zum ersten Mal im Jahr 2000 in die Öffentlichkeit gelangten, regte sich nur in Fachkreisen etwas Interesse. Selbst als die GDPdU rechtskräftig wurden, fand eine Diskussion nur in Fachzirkeln, bei den Archivsystemherstellern und bei Wirtschaftsprüfern oder Steuerberatern statt. Erst sehr spät reagierten die Anwender. Zunächst die großen Unternehmen, bei welchen praktisch ständig eine Betriebsprüfung läuft und bei denen für den Prüfer längst der Zugriff auf die Daten möglich ist. Die breite Masse der Steuerpflichtigen und selbst die Steuerberater beginnen erst jetzt die Dimension der elektronischen Steuerprüfung zu erkennen. Aufklärung tut not. So fühlen sich viele berufen, mit Argumentarien, Checklisten, Fragen-und-Antworten-Katalogen, Leitlinien, Büchern, Folienvorträgen und Webseiten das Informationsbedürfnis zu stillen. Nach zwei Jahren GDPdU ist nunmehr eine Flut von Handreichungen zu beobachten. Einzelne Hersteller , Berater, Rechtsanwälte und Steuerberater, Verbände wie AWV, BitKOM, VOI und Industrie- und Handelskammern usw. bedienen den Markt. Nicht nur die GDPdU ließen Spielraum in der Interpretation, die erst zu dieser Flut von Leitfäden geführt hat, sondern auch die vielen Checklisten und Fragen-und-Antworten-Kataloge divergieren in ihren Aussagen. Dies ist zum Teil darauf zurückzuführen, dass sich durch den Praxiseinsatz der elektronischen Steuerprüfung laufend neue Auslegungen und Problemstellungen ergeben, zum Teil aber auch darauf, dass aus wirtschaftlichem Interesse oder aus Positionierungsgründen die eine oder andere Interpretation favorisiert wird. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat sich seinerseits an dieser Leitfaden-Flut beteiligt. Der aktuell in der dritten Fassung vorliegende Fragen-und-Antworten-Katalog vom März 2003 auf der Webseite des BMF hat in vielen Fragen zur Klärung beigetragen. Eine Reihe der Antworten hat aber erneut zur Verunsicherung geführt. Die vielen Leitfäden haben zumindest eine positive Komponente. Sie können den Bundesfinanzbehörden Orientierungshilfe sein und für bekannte Probleme praktikable Lösungen vorschlagen. Endgültige Klarheit kann es aber nur durch das BMF selbst geben. Die GDPdU müssen überarbeitet, GDPdU und GOBS auf einander harmonisiert und der Fragen-und-Antworten-Katalog im Internet muss durch eine belastungsfähige, nicht nur die Finanzbehörden selbst verpflichtende, Sicherheit schaffende Ausarbeitung offiziellen Charakters ersetzt werden. Solange das BMF selbst nicht für Klarheit sorgt, ist immer neuen Interpretationen und Leitfäden Tür-und-Tor geöffnet.