Verfahrensdokumentation ist wichtig

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Eine Verfahrensdokumentation ist wichtig

Diese Prozesse, von der Entstehung der Daten und Dokumente über das Wiederfinden und Bereitstellen bis hin zur gesetzeskonformen Entsorgung sind in einer Verfahrensdokumentation nach GoBS zu dokumentieren und entsprechend dem Ausbau und der Veränderung der Systeme fortzuschreiben. Bisher waren die beim Anwender installierten Systeme eher selten Gegenstand einer Prüfung durch den Außenprüfer. In dem Maße, wie der Außenprüfer selbst solche Systeme für Z1 und Z2 benutzt, wird der Nachweis von ordnungsgemäßer Verarbeitung, Nutzung und Betrieb immer wichtiger. Der Steuerpflichtige mit größeren Anwendungssystemen muss sich daher darauf einrichten, dass bei einer Prüfung zukünftig nach der Verfahrensdokumentation gefragt wird, damit der Prüfer sich einen Überblick über die Systeme, deren Funktionsweise, die Zugriffsmöglichkeiten und die enthaltenen Daten verschaffen kann. Auch die Forderung nach einer Verfahrensdokumentation ist nicht neu. Sie ist Bestandteil eines GoBS-konformen Verarbeitung und Speicherung von kaufmännischen Daten und Dokumenten. Darüber hinaus ist sie auch für den Anwender selbst von Nutzen, da sie ihm die Nachvollziehbarkeit der Auslegung und der Weiterentwicklung seiner Systeme ermöglicht. Spätestens wenn eine Migration ansteht, wünscht man sich eine sauber geführte und vollständige Verfahrensdokumentation. Lässt man sich die Verfahrensdokumentation und deren Umsetzung im Unternehmen durch einen Wirtschaftsprüfer oder durch den TüV-IT prüfen und zertifizieren, kann man sicher sein, alle notwendigen Vorbereitungen für den Besuch des Steuerprüfers getroffen zu haben.

Win-Win Situation

Die Frage einer GDPdU-konformen Archivierung scheint gelöst. Die beschriebene vom Produktiv- und Archivsystem unabhängige Lösung bringt sowohl den steuerpflichtigen Unternehmen, als auch der Finanzverwaltung durchweg Vorteile. Die Unternehmen sind, was die GDPdU anbetrifft, künftig weitgehend unabhängig von Migrationen im Hauptsystem und müssen sich keine Gedanken über die Aufbewahrung auszumusternder Hard- oder Software machen. Die Finanzverwaltung kann auf "Bekanntes" zurückgreifen und muss sich nicht mit einer Vielzahl von unterschiedlichen EDV-Systemen vertraut machen. Der für die Finanzverwaltung sonst dringend erforderliche Einarbeitungs- bzw. Schulungsaufwand, bedingt durch die Vielzahl unterschiedlicher Auswertungsprogramme, entfällt weit gehend und die Unternehmen wären von vielfach aufwendigen Einweisungen in die Besonderheiten ihrer EDV entbunden. Der Befürchtung, dass Unternehmen mit ohnehin wenigen Auswertungstools durch einen IDEA-Clienten einen Mehrwert für die Betriebsprüfung schaffen, ist falsch, da der Finanzverwaltung im Rahmen der Datenträgerüberlassung diese Funktionalität ohnehin zur Verfügung steht, wenn auch nicht in der Unternehmens-EDV selbst. Im Gegenteil, die Beschränkung auf diese Analysemöglichkeiten würde es den Steuerpflichtigen ersparen, über eine Trennung von Auswertungen nachzudenken, die ausnahmslos der Steuerung interner Betriebsabläufe dienen und damit nicht in Beziehung zu steuerlich relevanten Daten stehen. Lastintensive Auswertungen für die Prüfer könnten auf diesen Systembereich verlagert werden und das Operative System so konstant performant halten.

Fazit

Unternehmen müssen jetzt Handeln um auf künftige Betriebsprüfung, die dann digital stattfinden können, vorbereitet zu sein. IDEA-Client, Simulation der Betriebsprüfung und Datentrennung sind dabei Tuningfaktoren, welche die Waffengleichheit wieder herstellen. Und eines darf man nicht vergessen: Die Unternehmen haben jenseits der Steuerwelt die Chance Daten weitaus besser auszuwerten und zur verbesserten Steuerung einzusetzen. Dies ist ein Baustein im künftigen Wettbewerb und sichert letztlich die Grundlage für die digitale Betriebsprüfung, nämlich die Unternehmen selbst.

Steuerberater Stefan Groß ist Mitarbeiter von Peters Schönberger & Partner GbR, einer renommierten Kanzlei von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Anwälten. Er beschäftigt sich bereits seit vier Jahren mit den steuerrechtlichen und verfahrenstechnischen Umfeld der elektronischen Steuerprüfung. Stefan Groß hat in zahlreichen Artikeln zu Problemstellungen der GDPdU Stellung genommen.

Dr. Ulrich Kampffmeyer ist Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, Mitglied des Direktoriums des weltweiten Dachverbands der Dokumentenmanagement-Branche, AIIM International, USA, sowie Mitglied des DLM-Forum Monitoring Committee für Archivierungsfragen der Europäischen Kommission. Er beschäftigt sich bereits seit vier Jahren mit den technologischen und verfahrenstechnischen Auswirkungen der elektronischen Steuerprüfung. Ulrich Kampffmeyer hat in zahlreichen Artikeln zu Problemstellungen der GDPdU Stellung bezogen.

Weitere Teile des Beitrages: Teil I | Teil II

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