GDPdU & Archivierung: Endlich Klarheit II

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Zugriff auf das Hauptsystem?

Beim Vorhaltenden der Daten für den unmittelbaren bzw. mittelbaren Datenzugriff der Finanzverwaltung wurde immer wieder die Frage gestellt, in welchem Bereich der Unternehmens-EDV dies zu gewährleisten ist. Die Abgabenordnung geht von einer Auswertung im Datenverarbeitungs- und damit im Haupt- oder Produktivsystem aus. Um dieses jedoch nicht mit einer zu großen Datenmenge zu überlasten, sind Archivsysteme notwendiger Bestandteil der meisten IT-Umgebungen. Archivierte Daten müssten so für Zwecke der Betriebsprüfung in das laufende System zurückgespielt werden um eine Verarbeitung mit den dort vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten zu gewährleisten. Doch genau hier entstehen große technische Probleme, da es beim Zurückladen dieser alten Daten i.d.R. zu Unverträglichkeiten mit inzwischen upgedateten Systemen kommt. Dies betrifft nicht nur die auszuwertenden Daten, sondern besonders die Strukturinformationen und veränderte Stammdaten. Einfacher wäre es, archivierte Daten durch direkten Zugriff auf das Archivsystem auszuwerten, jedoch halten die meisten Archivlösungen nur eingeschränkte Auswertungsmöglichkeiten vor. Die Lösung dieses Konflikt liegt wie so oft greifbar nahe: IDEA, doch dazu später mehr.

Revisionssichere elektronische Archivsysteme zur Aufbewahrung steuerrelevanter Daten

Die Diskussion um die elektronische Archivierung hat inzwischen zu einer Klarstellung geführt. Elektronische Archivsysteme müssen selbst keine Auswertungsfunktionalität wie ein Hauptsystem oder eine universelles Auswertungsprogramm besitzen. Sie unterliegen jedoch dann den Anforderungen der GDPdU:

1) muss der wahlfreie Zugriff derart abgebildet werden, dass die entsprechenden archivierten Daten auch vollständig bereitgestellt werden,
2) muss die Speicherung derart erfolgen, dass die Unveränderbarkeit der Daten sichergestellt ist und
3) muss das Archivsystem in quantitativer und qualitativer Hinsicht Auswertungsmöglichkeiten gewährleisten, die denen des Hauptsystems gleichwertig sind.

Während in anderen Gesetzen immer nur von Speicherung und Aufbewahrung die Rede ist, wird hier konkret von digitalen Speichermedien und Archivierung gesprochen. Die GDPdU verweist hier auf die entsprechenden Passagen in der Abgabenordnung und führt aus: "Originär digitale Unterlagen nach § 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren." Wie dies im Einzelfall zu geschehen hat, ist deutlicher in den GoBS nachzulesen. Für das Thema Archivierung gewinnt die GoBS damit eine größere Bedeutung als die GDPdU selbst. Originär digitale Unterlagen nach der AO und den GoBS sind aber nicht nur maschinell auswertbare Datensätze, sondern auch Dokumente. Maschinell verwertbare Datenträger impliziert, dass es einen Zugriff auf die Daten auf dem Speichermedium gibt. Nach den GDPdU heißt dies wahlfreier Zugriff mittels eines Programmes. Im Prinzip sind dies für elektronische Archivsysteme Selbstverständlichkeiten, da sie in der Regel über eine Datenbank zielgenau die gewünschten Daten ermittelt und bereitstellt. Bei kleineren Datenmengen, die als Dateien gespeichert sind, kann sogar der Zugriff über ein Dateiverwaltungssystem ausreichend sein. Entscheidend ist jedoch unter dem Gesichtspunkt der Aufbewahrungsfristen, dass die Information über die gesamte Aufbewahrungsfrist maschinell verarbeitungsfähig bereitsteht. Angesichts der schnellen Veränderung von Komponenten, Betriebsystemen, Formaten und Standards eine Aufgabe, die nur durch die rechtzeitige, verlustfreie, die Information selbst nicht verändernde, dokumentierte und nachvollziehbare Migration der Daten von einem Medium auf ein anderes bewältigt werden kann.

Der Anforderung, das Archivsystem mit Auswertungen zu versehen, die jenen im Produktivsystem in quantitativer und qualitativer Hinsicht gleichwertig sind, kann ein Archiv mit IDEA-Funktionalität bei entsprechender Ausgestaltung durchaus gerecht werden, jedoch sind die Aufwände für die Nachbildung aller Auswertungen eines Hauptsystems i.d.R. unwirtschaftlich. Doch was bedeutet dies für die praktische Umsetzung und reicht IDEA wirklich aus?

IDEA-Client zielführend

Die Diskussion um die GDPdU war für den Steuerpflichtigen - und auch für die Steuerberater selbst - mehr als verwirrend. So stellt sich auch bei vielen die Frage, warum ein "IDEA-Client" eine neue Qualität bringen soll. Das BMF hat selbst in einem Schreiben diesen Ansatz als "zielführend" und "substantiiert" bezeichnet. Für den Anwender bring dies eine Vielzahl von Vorteilen. Wenn man mit einer unabhängigen Auswertungssoftware die steuerrelevanten Daten auswerten kann muss man sie weder im operativen System vorhalten noch muss man sie in dieses System zurückladen. Besonders bei größeren Anwendungen ist es üblich, nicht mehr benötigte Daten aus dem operativen System auszulagern um dieses zu entlasten, die Performance zu steigern und Online-Speicherplatz zu sparen. Wollte man im laufenden Betrieb alte Daten wieder in das System zurückladen, gäbe dies wie beschrieben vielfach Probleme. Die Installation kann sich geändert haben, Strukturen, Formate und Stammdaten haben sich verändert, die Altdaten würden Laufzeit und Stabilität der genutzten Produktivumgebung beeinträchtigen und vieles mehr. Nunmehr muss man die Daten "nur" noch sauber vom Haupt- bzw. ERP-System aufbereiten und an ein externes Speichersystem, ein Archivsystem oder ein Datensicherungssystem, abgeben und kann so die Daten bei Bedarf dem Steuerprüfer zur Auswertung unabhängig bereitstellen. Bei der Übergabe der Daten kommt es jedoch besonders darauf an, auch die richtigen Strukturinformationen über den Aufbau der Dateien und in Abhängigkeit vom eingesetzten Produktivsystem auch die dort vorhandenen Standard-Auswertungen mit zu übergeben. Dieser Lösungsansatz erlaubt dem Steuerpflichtigen darüber hinaus seine Daten zu testen bevor sie unveränderbar archiviert werden. Vollständigkeit und Auswertungsfähigkeit können so sichergestellt werden. Dies verringert Unsicherheit, Abhängigkeit und spart Kosten. So erübrigt sich auch die Anforderung aus dem BMF-Fragen-und-Antworten-Katalog, in der die gleiche Auswertungsfunktionalität gefordert wurde, wie sie das Ursprungssystem besitzt. Bei einem größeren ERP gibt es Hunderte von Auswertungen, nahezu beliebige Kombinations- und Recherchemöglichkeiten, die nie in einem Archivsystem hätten nachgebildet werden können. Wenn nun die Auswertung mit IDEA ausreichend ist, kann man auch gleich einen Schritt weiter gehen und einen "IDEA-Clienten" konzipieren, der als universelles Auswertungsprogramm direkt auf den archivierten Dateien nebst zugehörigen Stammdaten und Strukturinformationen aufsetzt und alle drei Zugriffsarten Z1, Z2 und Z3 erlaubt. Da die Auswertungsalgorithmen vorhanden sind, ist der Schritt vom reinen Auswertungstool zum IDEA-Clienten nur ein sehr kleiner.