Aspekte in der Verwendung von Informationen

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Automatische Beziehungen zwischen Informationen

Die Zuordnungen zu Ordnern, Schlagworten und Kategorien sollte in einem Informationsmanagement automatisch Querverknüpfungen erzeugen.

Verschiedene Zuständigkeiten für eine Information

Ein Informationsmanagement muss verschiedene Zuständigkeiten berücksichtigen. Beispielsweise muss eine umfangreiche neue Information erst durch verschiedene Abteilungen mit qualifizierten Informationen angereichert werden, bevor diese Information veröffentlicht werden darf.

Freigabe und Veröffentlichung von Informationen

Sensible Informationen wir neue Geschäftsbedingungen, Pressemitteilungen und ähnliches müssen von Verantwortlichen qualifiziert werden. Daher sind bestimmte Informationen vor deren Veröffentlichung von verantwortlichen Mitarbeitern freizugeben bzw. zu veröffentlichen. Dies wird in der Regel durch elektronische Workflows durchgeführt.

Check-In/Check-Out/Versionierung von Informationen

Wie auch im klassischen Dateimanagement muss eine Mehrfachbearbeitung von Informationen unterbunden werden. Daher muss eine Information in Bearbeitung genommen werden (Check-Out). Ab dieser Phase kann der Mitarbeiter die Information bearbeiten. Alle übrigen Mitarbeiter sehen solange noch den alten Stand der Information, bis der neue Inhalt aus der Bearbeitung genommen (Check-In) und ggf. durch eine Freigabe veröffentlicht wird. Nach der Veröffentlichung ist der neue Stand den übrigen Mitarbeitern wieder sichtbar.

Für die Rechtssicherheit in einem Unternehmen bezüglich der zu dem jeweiligen Zeitpunkt dargestellten Informationen ist es unabdingbar, dass die verschiedenen Stände einer Information als Version gespeichert werden. Vorherige Versionen müssen lesbar und ggf. auch wiederherstellbar sein.

Ablauf von Informationen

Informationen müssen auf Aktualität geprüft werden. Dazu ist es notwendig, die "Lebensdauer" einer Information festzulegen. Ist diese erreicht, so bedarf es der Überarbeitung durch die Mitarbeiter oder das Löschen (Archivieren) im Informationsmanagement.

Berechtigungen auf Informationen

Nicht alle Informationen stehen allen Mitarbeitern - insbesondere externen Betrachtern, z.B. Kunden, Lieferanten oder Partnern - zur Verfügung. Ein Berechtigungssystem muss die personalisierte Darstellung von Informationen regeln. Einem Mitarbeiter nicht erlaubte Informationen dürfen über keinen Weg, z.B einer Suche, sichtbar gemacht werden.

Diskussion und Bewertung von Informationen

Ein Informationsmanagement lebt von der aktiven Beteiligung der Mitarbeiter an der Informationsgewinnung. Informationen sollten ständig erweitert, qualifiziert und bewertet werden. Dazu sollte ein Informationsmanagement die Diskussion jeder Information bereitstellen. Moderatoren regeln die Berechtigten, welche die Diskussionen betrachten oder daran teilnehmen dürfen. Neue Diskussionsbeiträge sind ebenso aktiv über z.B. E-Mail oder Übersichtslisten den Beteiligten mitzuteilen, wie die normalen Informationen.

Suche

Die elementarste Funktion eines Informationsmanagement ist die Suche. Eine effiziente Suche macht 70% eines Informationsmanagement aus. Hier entscheidet sich, wie schnell die Mitarbeiter die benötigten Informationen finden. An die Suche sind viele Anforderungen zu stellen:

• Eine Schnellsuche sollte ohne große Suchformulierungen geeignete Treffer finden.
• Eine Suche nach Textinhalten sollte die gefundenen Suchergebnisse mit den Textfragmenten und den farbig hervorgehobenen Suchbegriffen anzeigen. Mehrere Suchbegriffe sollten sich farblich unterscheiden.
• Die Suche sollte Textfragmente, vollständige Begriffe oder ähnliche Begriffe finden.
• Wildcards sollten bestimmte Textvariationen unterstützen (z.B. über Regular Expressions).
• Die Suche muss die Volltextsuche in Dateien unterstützen.
• Die Suche sollte übergreifend über alle oder wählbare Informationen suchen.
• Die Suche muss gezielt auf bestimmte Felder in Informationen suchen.
• Die Suche muss Zeiträume und Autoren der Informationen berücksichtigen.
• Die Suche muss das Suchergebnis bewerten - Aufbau eines Rankings oder einer Relevanz.
• Die Suchergebnisse sollten automatisch oder mit wählbaren Feldern dargestellt werden.
• Für detaillierte Recherchen sollte die Erstellung umfangreicher Suchdefinitionen möglich sein. Die Formulierungen dieser Suchabfragen sollten für dauerhafte Anwendung gespeichert werden.
• Gespeicherte Suchabfragen müssen vor Ausführung die nochmalige Eingabe von bestimmten Suchbegriffen erlauben, z.B. die Eingabe einer Abteilung für den Aufbau einer Telefonliste.
• Die Suche sollte die Suchergebnisse in sehr kurzer Zeit bieten (je nach Menge der Informationen)

Schnittstellen zur Weiterverwendung von Informationen

Die Speicherung und Recherche von Informationen kann weiteren Synapsen einer Firma zu Gute kommen. So sollten sich über Schnittstellen die Informationen auf Basis gezielter Parameter (ähnlich der Suche) in anderen Anwendungen weiterverwenden lassen. Ein Beispiel dafür wäre die Verwendung der Produktinformationen für die Darstellung auf der Web-Seite über ein Web Content Management System. Schnittstellen sind beispielsweise:

• API
• Web-Services (SOAP)
• JSR170

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