Intranet Governance – zwischen Wild West und Polizeistaat

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Können Sie sich vorstellen, wie die Spiele der letztjährigen Fussball-WM ohne Schiedsrichter ausgegangen wären? Zumindest nicht gut, soviel steht fest. Was im Sport eine nicht weg zu denkende Selbstverständlichkeit ist – nämlich Spielregeln und Personen, die deren Einhaltung sicherstellen – sollte auch für das Intranet eine ganz natürliche Einrichtung sein: ein verbindliches Regelwerk, das meist als Intranet Governance oder Intranet Policy bezeichnet wird.

Ohne Spielregeln geht es nicht

Zwar bricht in der Regel nicht gleich die völlige Anarchie aus, wenn in einem Unternehmen keine Intranet Governance vorhanden ist, es müssen jedoch erhebliche Nachteile in Kauf genommen werden:

• keine durchgängigen Inhalte und Inhaltsgestaltung
• große Qualitätsunterschiede
• Fehlen eines "roten Fadens" in der Strukturierung , Klassifikation und Aufbereitung der Informationen
• kein gemeinsames Verständnis für erwünschte und nicht erwünschte Vorgehensweisen, Arbeitsergebnisse und Zustände
• keine Berufung auf einen Standard möglich, jeder Fall muss neu (und meist subjektiv) bewertet werdenKurzum: das Intranet wird weit hinter seinem möglichen Nutzenpotential zurück bleiben und das Intranet-Team seine Zeit und Nerven mit der Klärung letztlich unnötiger Streitfragen vergeuden.

Einordnung der Governance in die Intranet-Organisation

Das Aufstellen und Ausüben der Intranet Governance gehört zu den organisatorischen Aufgaben eines Intranet Managers. Die Intranet-Organisation umfasst dabei das weite Spektrum aller nicht-technischen und nicht direkt funktions- oder inhaltsbezogenen Tätigkeiten, die für das Funktionieren eines Intranets in einem Unternehmen erforderlich sind.

Bestandteile der Intranet-Organisation

Über diese organisatorischen Grundlagen erfolgt die Sicherstellung einer zielgerichteten Evolution des Intranets, bspw. durch:

• Steuerung und Erfolgskontrolle anhand von Leistungsindikatoren
• Intranet-Services wie Schulung, Support, Beratung und Promotion
• laufende Optimierung der Informationsarchitektur und Suchergebnisse
• die Verankerung eines am Benutzer orientierten Vorgehens
• ein kontinuierliches WeiterentwicklungsmanagementWährend jeder Teilbereich der Intranet-Organisation für sich einen wichtigen Erfolgsfaktor darstellt, ergibt sich erst bei einem Vorgehen, das alle fünf Ebenen in aufeinander abgestimmter Weise umfasst, die Basis für ein langfristig Nutzen stiftendes Intranet. Das gilt natürlich auch für die Governance, die beispielsweise ohne eine sinnvolle Strategie und daraus abgeleitete Ziele nicht schlüssig definiert werden kann und die, ohne die in der Auf- und Ablauforganisation festgelegten Personen und Aufgaben zur Ausübung der Governance nicht funktionieren kann.

Nichts für Revolverhelden

Selbst in den Unternehmen, die über eine Intranet Governance verfügen, tun sich die Intranet-Verantwortlichen häufig schwer, die richtige Balance zwischen Wild West (jeder macht, was er will bzw. sich aufgrund seiner "Stellung" erlauben kann) und totalitärem Polizeistaat (alles ist genauestens geregelt und überwacht, aber auch jegliche Motivation zur Partizipation ist dadurch längst erloschen) zu finden.

In dieser Situation ist es wichtig, zu verstehen, dass nicht die Kontrolle, sondern das Erreichen eines gemeinsamen Zieles der Zweck der Intranet Governance ist. Kontrolle ist zwar häufig ein notwendiges Übel um dieses Ziel zu erreichen, darf aber nicht zum Selbstzweck mutieren. Je weniger Kontroll- und Massregelungsaufwand die Governance erzeugt, desto besser ist sie definiert und im Unternehmen verankert.

Ihr eigentliches Ziel, die Strategie- und Zielkonformität in den alltäglichen Arbeiten für und mit dem Intranet, erreicht die Governance vor allem durch Förderung von:

• geregelten Abläufen
• durchgängigem Look and Feel und guter Bedienbarkeit
• hoher Qualität der Inhalte und Informationsstrukturen
• der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften
• einem der Zusammenarbeit und Unternehmenskultur zuträglichen Verhalten
• klar definierten technischen Voraussetzungen und Rahmenbedingungen