Das Top-Management in die Pflicht nehmen

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Intranets, die vom Top-Management als sehr wichtig oder gar geschäftskritisch eingestuft werden, sind deutlich erfolgreicher und generieren mehr Nutzen als solche, in denen die Unternehmensführung Bedeutung und Potential dieses strategischen Instruments nur ungenügend erkennt und unterstützt. Das Top-Management muss also eine stärkere Führungsrolle für das Intranet einnehmen.

Die Einschätzung des Intranets als geschäftskritisch ist jedoch nur in 13% der befragten Unternehmen vorzufinden. In fast der Hälfte der Unternehmen (45%) hingegen bliebe sogar ein Ausfall des Intranets bis zu einem Tag ohne Auswirkungen auf die Arbeit der Mitarbeiter.

Vor diesen Hintergründen verwundert es nicht, wenn als Faktoren, die die strategische Entscheidungsfindung behindern oder verlangsamen, in 71 Fällen "mangelnde Kenntnis über das Potential des Intranets" und in 54 Fällen "politische Aspekte" genannt werden. Auch der Umstand, dass das Intranet-Team in 61% aller Unternehmen vom Management nicht als strategische Institution angesehen wird, weist deutlich auf die Ursache vieler grundlegender Intranet-Probleme hin.

Das fehlende Bekenntnis des Managements zum Intranet wird auch in nachfolgendem Chart deutlich, in dem solche Themen, die üblicherweise eine hohe Priorität beim Management genießen, erst deutlich nachrangig genannt werden:

Komplexitätstreiber

Durchaus erstaunliche Resultate lieferte die Frage nach den Faktoren, die die Komplexität eines Intranets erhöhen. Während Sprachbarrieren und hohe Mitarbeiterzahlen dabei nur eine nachrangige Rolle zu spielen scheinen, stellt die geographische Trennung der Mitarbeiter durch Gebäude- und Landesgrenzen den wichtigsten Komplexitätstreiber dar:

Um die entstehende Komplexität zu beherrschen und das Intranet generell zu optimieren wird vor allem auf die Verbesserung der Bedienbarkeit des Intranets und der Auffindbarkeit der darin enthaltenen Informationen gesetzt:

Trends und Ausblick

Als wichtigsten Trend für die Zukunft sehen die Teilnehmer der Umfrage stark personalisierte Portale, die dem einzelnen Mitarbeiter einen hohen Grad an Kontrolle über das, was er sieht und wie er es sieht, geben. Über die Hälfte der Unternehmen (58%) ist dabei, die Umsetzung dieses Trends anzugehen, realisiert ist er hingegen erst bei 7%.

Der zweite große Trend ist die Erweiterung der Suchfunktionalitäten im Stile der großen Web-Suchmaschinen: von redaktionell betreuten "Best Bets" (also z.B. der Festlegung, welcher Inhalt bei einer Suche nach dem Begriff "Spesen" als erstes erscheint) über vom System vorgeschlagene, weiterführende Links bis hin zu aktuellen News. Somit entwickelt sich die Suche zu einer Art "Mini Portal", das umfangreiche Informationen zu dem jeweils gesuchten Thema bereitstellt. Ein Trend der angesichts der häufig chronischen Unzufriedenheit der Benutzer mit der Suchfunktion und der Informationsarchitektur des Intranets ihres Unternehmens nicht verwundert.

Weitere Trends, die nur in einer geringen Anzahl von Unternehmen gesehen werden sind bspw. Podcasts, Video-Übertragungen und eine Adaption von Elementen des " Semantic Webs " auf das Intranet.

Kann die Studie einen gemeinsamen Nenner identifizieren, der die guten (also die einen hohen geschäftlichen Nutzwert erzeugenden) von den weniger guten Intranets abgrenzt? Dieser wird, wie oben bereits angesprochen, in der Wahrnehmung des Intranets durch das Top-Management gesehen. In 42 der 101 untersuchten Unternehmen wird das Intranet von diesem als "sehr nützlich" bzw. sogar als "geschäftskritisch" eingestuft. Diese Gruppe von Unternehmen weist in einer Reihe von Aspekten unterschiedliche Resultate als die übrigen Unternehmen aus:

• der Anteil an "Knowledge Workern" (also Kopf- und Denkarbeitern, die besonders auf Informationen angewiesenen sind) ist besonders hoch,
• die Umsetzung von integrierten Intranets oder Portalen ist deutlich weiter vorangeschritten,
• die Informationsflüsse in alle drei Richtungen (Top-down, horizontal, bottom-up) sind spürbar stärker ausgeprägt,
• die Intranets sind "jünger" (haben also auch weniger Altlasten zu bewältigen)
• die Verbreitung von Blogs und Wikis ist höher.

Somit wird durch die vorliegende Studie erneut bekräftigt, dass die Förderung des Intranets durch das oberste Management einen zentralen Erfolgsfaktor darstellt. Da die Einstellung und das Engagement des Management jedoch nur sehr schwer zu beeinflussen ist, sind Intranet-Verantwortliche in Unternehmen mit einer geringen "Management Attention" gut beraten, ihre Energie und Kreativität stärker in diese Richtung einzusetzen.

Andere typische Probleme, wie Budget- und Ressourcenmangel, geringe Akzeptanz in den Fachbereichen oder Behinderung in Entscheidungsprozessen lassen sich dann – mit der Unterstützung des Managements – leichter lösen.

Der vollständige Report kann kostenlos direkt bei Jane McConnell bezogen werden. Interessierten Unternehmen steht weiterhin die Möglichkeit offen, sich für die im nächsten Jahr geplante Fortsetzung der Studie vormerken zu lassen.

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