Intranets stecken weltweit noch in den Kinderschuhen

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Die Feststellung des Reifegrads und die Beurteilung des tatsächlichen Nutzwerts ihrer Intranets fallen den meisten Intranet-Verantwortlichen schwer. Werden zur Bewertung nur unternehmensinterne Faktoren oder das, was dem Intranet-Team "wichtig" erscheint, berücksichtigt, macht die Betriebsblindheit auch vor dem Intranet als wichtigstem internen Kommunikations- und Informationsinstrument nicht Halt.

Abhilfe aus dieser Situation können u.a. Benchmarkings und Studien schaffen, bei denen anhand des Vergleichs verschiedener Intranets objektivere Messlatten zur Beurteilung des eigenen Status quo gefunden werden können.

Die erste globale Intranet-Studie

Eine solche Intranet-Studie mit internationalem Bezug liegt in Form des 90seitigen Reports "Global Intranet Strategies Today & Tomorrow" vor, die Einblicke in die Intranets von 101 Unternehmen aus 5 Kontinenten gewährt. Herausgeberin der Studie ist die international anerkannte Intranet-Expertin Jane McConnell, Inhaberin der NetStrategyJMC , Paris.

Die Ergebnisse des Reports werfen neues Licht auf den "State of the Art" heutiger Intranets und zeigen zukünftige Intranet-Trends auf.

Intranet-Potentiale bleiben ungenutzt

Die meisten Intranets haben den ersten Meilenstein ihrer Entwicklung erreicht und dienen den Unternehmen als primärer Kommunikationskanal. Ihr volles Potential und einen hohen geschäftlichen Nutzen realisieren jedoch nur die Wenigsten. So wird das Intranet bspw. nur in 2% der befragten Unternehmen eindeutig als Mittel zur Generierung neuer Geschäftsmöglichkeiten wahrgenommen.

Auch werden wichtige Prozesse nur selten über das Intranet abgewickelt und die eigentlich leistungserbringenden sowie die kundenbezogenen Geschäftseinheiten sind deutlich weniger in Intranet-Entscheidungsprozesse involviert als bspw. die Kommunikations- oder die IT-Abteilung.

Ein erfreulicher Trend in diesem Zusammenhang ist hingegen, dass fast die Hälfte der Unternehmen (47%) davon ausgeht, dass die Intranet-Budgets in den nächsten zwei Jahren steigen werden. Dadurch sollten Handlungsspielräume entstehen, die viele Intranets aus ihren "Kinderschuhen" herausführen könnten.

Das Intranet wird persönlicher

Obwohl die Vision eines einzigen Portals als Einstiegspunkt zu allen Unternehmensinformationen und allen benötigten Anwendungen bisher nur in wenigen Unternehmen realisiert ist, rückt das Intranet näher an die Benutzer heran: mit Personalisierungsfunktionen, individuellem Content und der Unterstützung von mobilen Endgeräten.

Dadurch könnte die heute häufige anzutreffende Situation, dass die Mitarbeiter nicht ausreichend informiert sind, andererseits aber über eine stetig zunehmende Informationsüberflutung klagen, verbessert werden.

Vor diesem Hintergrund verwundert es allerdings, dass die Intranet-Homepage bei mehr als drei Viertel aller befragten Unternehmen (78%) fast ausschließlich Informationen enthält, die für alle Mitarbeiter gleich sind. Informationen, die der Bereichszugehörigkeit, der Funktion oder den Interessen eines Mitarbeiters angepasst sind, finden sich demnach kaum auf der wichtigsten Seite der Intranets wieder.

Gleichermaßen steht es auch um die verschiedenen Informationsflüsse der Intranets bestellt: während 67% ausgeprägte Top-down-Informationsflüsse aufweisen, sind es bei den horizontalen Informationsflüssen (also z.B. dem Informationsaustausch zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten) nur 26% und bei den Bottom-up-Informationsflüssen (also z.B. dem Informationsfluss von einer Arbeitsgruppe zu übergeordneten Einheiten) sogar nur 20%.

Hier besteht dringender Handlungsbedarf in Richtung einer höheren Relevanzsteuerung auf allen Ebenen eines Intranets um die Mitarbeiter mit den Informationen zu versorgen, die für sie von individueller Bedeutung sind – und (möglichst) nur mit diesen, unabhängig davon, wo diese herkommen.

Auch die stärker auf die Partizipation der Benutzer ausgelegten Ansätze des " Web 2.0 " halten langsam aber sicher Einzug in die Intranets. Wikis und interne Blogs sind mit jeweils 18 Nennungen dabei die häufigsten Vertreter. Die Einsatzzwecke dieser "neuen Instrumente" sind hingegen altbekannte Intranet-Themen, denen die sozialen und kulturellen Einflüsse des " Enterprise 2.0 " jedoch höhere Erfolgsaussichten bescheren könnten:

Ironischerweise kämpfen diese "Web 2.0"-Funktionen im unternehmensinternen Einsatz mit den gleichen Schwierigkeiten, die auch den Intranets das Leben schwer gemacht haben: sie sind meist nicht durchsuchbar, haben keinen zentralen Einstiegspunkt und bieten den Benutzern kaum Möglichkeiten des interessenbezogenen Verfolgens der Inhalte.