Issues Management - ein Praxisbeispiel für den Einsatz von Enterprise Content Management-Systemen

01.04.2003

Die jederzeitige Verfügbarkeit von aktuellen und relevanten Inhalten an beliebigem geographischen Ort und auf den gerade vorhandenen Endgeräten zählt mittlerweile zu den Standardanforderungen an die Qualität von Informationssystemen. Im Rahmen von Enterprise Content Management Anwendungen werden diese Anforderungen in einem ganzheitlichen Unternehmenskontext betrachtet, von dem unterschiedliche Nutzergruppen innerhalb eines Unternehmens profitieren. Inhalte sollen einmal erstellt und in beliebigen Zusammenhängen wieder verwendet werden. In Anbetracht der heutigen Informationsflut sind zusätzliche Informationen nur dann sinnvoll, wenn sie einen wirklichen Mehrwert durch Befriedigung eines konkreten, individuellen Nutzungsbedürfnisses bieten. Ein Beispiel einer solchen Anwendung ist das Issues Management-Net (IM-Net) der Bertelsmann AG.

Issues sind Themen oder Vorgänge, die von öffentlichem Interesse sind und die ein Unternehmen als Ganzes oder einen Unternehmensbereich betreffen. Solche Themen können wirtschaftlicher, politischer, gesellschaftlicher oder auch regulatorischer Art sein. Wesentliches Kennzeichen eines Issues ist, dass es entweder eine Gefahr oder eine Chance für das Unternehmen beinhaltet - dies kann eine Gefahr oder Chance für die Geschäftstätigkeit des Unternehmens sein, aber auch für das Image oder die Reputation. Issues Management soll sicherstellen, dass potenzielle Issues möglichst frühzeitig erkannt und bewertet werden, damit systematisch darauf reagiert werden kann - dies bezieht sich auf das Geschäftsgebaren ebenso wie auf die Kommunikation.

Das IM-Net bietet einen unabhängigen Zugang in Echtzeit zu Nachrichten aus mehr als 11.000 Quellen. Über individuelle Filter können zu relevanten Issues Artikel angezeigt und außerdem Dokumente zugeordnet werden. Darüber hinaus bietet das IM-Net ein einfaches Management relevanter Positionen und anderer Dokumente (inkl. One Voice Policy Wordings, Facts & Figures). Standard Operating Procedures für das systematische und verlässliche Management von Issues werden technisch unterstützt.

Abbildung: Issues Management-Net

Das IM-Net ist eine Internet-Applikation mit umfangreichem News-Import. Technologische Basis ist ein Content Management System, mit dem sich Artikel aus dem News-Import und eigene Dokumente strukturieren, verwalten und archivieren lassen. Nachrichten werden mithilfe einer Klassifizerungssoftware zu Themen vorstrukturiert (Scanning), um die Informationsflut zu bewältigen. Markt- und Meinungstrends werden mit Hilfe individueller Filter (Monitoring) systematisch beobachtet und beim Überschreiten von definierten Schwellen zu einem Thema informieren Alerts umgehend per eMail oder SMS. Interne Dokumente können eingestellt werden und sind im IM-Net zentral verfügbar. Die mobile Version des IM-Nets bietet den News-Import und alle wichtigen Informationsfunktionen der Internet-Applikation auf dem Personal Digital Assistant (PDA) und gewährleistet somit die Unabhängigkeit vom jeweiligen Aufenthaltsort.

Die frühzeitige Antizipation von Issues ist also wichtig, um aktiv und mit einem eigenen Konzept auf die Entwicklung von Issues einwirken zu können - und dadurch Risiken abzuwenden und Chancen frühzeitig auszunutzen. Je früher Issues identifiziert werden können, umso höher ist der Handlungsspielraum für das Unternehmen. Das Im-Net bietet einem Netzwerk von Experten aus allen Fachgebieten und Unternehmensbereichen die Plattform für eine sensible Umfeldanalyse, die nur funktioniert, wenn sich neben der Kommunikation auch strategische Planung, Marketing, Finanz- und juristische Spezialisten einbringen. Wenn Issues Management entschieden eingesetzt und systematisch betrieben wird, erzeugt es echten Mehrwert für das Unternehmen: Dann hilft es dabei, bestehende Geschäfte vor Risiken zu beschützen und neue Marktpotenziale frühzeitig zu erkennen.