IT-Konzepte für besser vernetzte Geschäftsprozesse

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In vielen Studien kann man es derzeit nachlesen: Die Geschäftsprozesse greifen bei den meisten Finanzdienstleistern noch immer nicht richtig ineinander. Deshalb zählt der verstärkte IT-Einsatz zur Automation und Optimierung der Prozesse bei vier Fünfteln aller Banken heute zu den obersten Unternehmenszielen. Denn die IT kann durch Automatisierung von Geschäftsprozessen wesentlich zum Unternehmenserfolg beitragen.

Kosten lassen sich durch Optimierung von Geschäftsprozessen nachweislich reduzieren

Dies sollten Finanzdienstleistungsunternehmen beachten, insbesondere vor dem Hintergrund wachsenden internationalen Wettbewerbs, sinkender Kundenbindung, strengeren Compliance-Vorschriften und nicht zuletzt der momentanen wirtschaftlichen Situation. Nachholbedarf lässt sich derzeit vor allem im Kunden- und Vertriebsbereich, sowie in den Sektoren Risikomanagement und Bankensteuerung feststellen, im Zahlungsverkehrsbereich haben die meisten Finanzdienstleister inzwischen einen recht hohen Automatisierungsgrad erreicht.

Sich darüber im Klaren sein, dass Prozesse durch verstärkten IT-Einsatz automatisiert und damit optimiert werden und mit der Umstrukturierung dennoch nur zögerlich vorankommen – dies liegt auch darin begründet, dass nur wenige Banken ihre Geschäftsprozesse bislang professionell erfasst und entsprechend dokumentiert haben. Bevor die Geschäftsprozesse aber durch die IT unterstützt werden, müssen sie hinreichend beschrieben werden. Eine ordentliche Dokumentation ist überhaupt erst die Voraussetzung für ein besseres Zusammenarbeiten zwischen den Fachbereichen untereinander und der IT.

Bei rund einem Drittel der Banken sind einzelne Geschäftsprozesse abteilungsübergreifend; und genau dort, über die Grenzen der Fachabteilungen hinweg, hakt es. Es kommt zu Schnittstellenproblemen beim Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Anwendungen. Das heißt: Ein Geschäftsprozess wird in einer weiteren Anwendung der nächsten Abteilung nicht ordentlich weitergeführt und die mit dem Geschäftsprozess verbundenen Daten sind nicht nahtlos in der Fachanwendung der nächsten Abteilung nutzbar. In der Folge sind manuelle Arbeitsschritte nötig – quasi eine "menschliche Schnittstelle", um die Unzulänglichkeiten der Anwendungsintegration auszugleichen. Der Mensch muss also vielerorts noch verrichten, was die IT schneller, fehlerreduziert und vor allem kostengünstiger hinbekäme. Die Lösung hierfür kann nur lauten:

Vorhandene Anwendungen reduzieren und die übriggeblieben besser integrieren.

Das Schlagwort bei der Anwendungs-Integration lautet "Service Oriented Architecture (SOA)". Darunter wird ein breit angelegtes System-Architektur-Konzept verstanden, das die Erstellung, Verwaltung und Kombination fachlicher Dienste und Funktionalitäten in Form von Services erlaubt. So entsteht eine an den Geschäftsprozessen ausgerichtete IT-Infrastruktur, die schnell auf sich verändernde Anforderungen reagiert. Die Grundidee dahinter: Funktionalitäten werden über Standardschnittstellen als geschlossene Dienste allen Anwendungen und Anwendern zur Verfügung gestellt. Damit werden Prozesse transparenter, schneller und kostengünstiger.

Neben der fehlenden Kompatibilität zwischen IT-Anwendungen ist die flüssige Transformation bisher papiergebundener in digitale Informationen nach wie vor eine Baustelle bei vielen Banken – hier reden wir vor allem vom Bereich des Posteingangs.

Es stehen zur Überwindung dieses Systembruchs mittlerweile weit entwickelte Software-Systeme zur Verfügung, wie sie etwa Kofax bietet. Einmal im Unternehmen installiert, sammeln sie sämtliche eingescannten Papiervorlagen – Rechnungen, Verträge, Reports oder allgemeine Korrespondenz – sowie E-Mails, Faxe, XML-Dokumente oder auf sonstige elektronische Art eingehende Dokumente ein. Standarddokumente werden immer, Nicht-Standarddokumente nach Möglichkeit automatisch erkannt und vorverarbeitet sowie weiter durch die Systeme geschleust. Ziel ist es, die Nutzinformation bereits an der Eingangspforte zu gewinnen, zumindest jedoch herauszufinden, an wen oder welches System eine Information gerichtet ist.

Die extrahierten Daten kann die Posteingangs-Software über entsprechende Matching- bzw. Reconciliation-Tools mit in den Unternehmensdatenbanken vorliegenden Informationen abgleichen und sie im Bedarfsfall korrigieren. Anschließend werden die Daten automatisch an die richtige Geschäftsanwendung beziehungsweise den zuständigen Bearbeiter übertragen. Es lassen sich dabei gezielt geschäftskritische Informationen aus den eingehenden Dokumenten extrahieren. Typische Beispiele hierfür sind Details aus Formularen, Auftragsbestätigungen oder Kundenkorrespondenz.

Geht es um den Ausbau der IT-Landschaft, taucht in schöner Regelmäßigkeit die gleiche Frage auf: "Selbst programmieren oder Hinzukaufen?" Knapp die Hälfte der deutschen Banken hat in etwa gleich viele Eigen- wie Standardanwendungen im Einsatz. Ein Argument für den Zukauf von Software ist generell die funktionale Komplexität von Standard-Infrastrukturlösungen; für den Einkauf von Dienstleistungen sprechen kürzere Realisierungs- und Einführungszeiten. Üblicherweise verfügt ein Dienstleister über breites Lösungswissen aus vielen vergleichbaren Projekten. Die Banken können in diesem Zusammenhang die wichtige Aufgabe der Schnittstellenerstellung und -anpassung übernehmen. Beim Outsourcing ist das Einbeziehen interner Fachleute schon allein deswegen angeraten, da niemand sonst die zu vernetzenden Fachanwendungen derart gut kennt. Der Betrieb der installierten Lösung lässt sich zudem sukzessive durch die Bank übernehmen.

Zusammenfassend lässt sich beobachten, dass Banken im Jahr 2009 deutlich höhere Anstrengungen bezüglich einer Optimierung ihrer Geschäftsprozesse unternehmen wollen, mehr finanzielle Mittel zur Verfügung stellen und die Geschäftsführung typischerweise ein hohes Interesse an der Prozessoptimierung hat. Denn wer jetzt nicht ängstlich spart, sondern in die Automation seiner Verwaltungsprozesse investiert, reduziert auch langfristig seine Kosten. So lässt sich der Negativtrend abmildern, wenn nicht gar stoppen.