Knowledge-Management im Zeitalter von Web 2.0 und Open Source

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Knowledge- und Information-Management ist eine Disziplin, die Informatik-Spezialisten und -Benutzer schon lange beschäftigt, doch erst mit neuen Technologien aus dem Open- Source- und Web-2.0-Umfeld scheinen die schon früh geweckten Hoffnungen erfüllt werden zu können.

Die Anfänge

Während die ersten Computer noch primär auf die Verarbeitung von strukturierten Daten ausgelegt waren, entstanden schon bald Anwendungen, die unstrukturierte Daten und Informationen verarbeiten und erzeugen konnten. Beispiele dafür sind Textdokumente wie Briefe, Illustrationen oder Bilder, neuerdings auch Ton- und Video-Dokumente. Ein grosser Anteil des menschlichen Wissens, aber auch kritisches betriebliches Know-How ist ausschliesslich als unstrukturierte Information gespeichert. Nicht zufällig hat sich darum herum eine ganze Disziplin im Umgang mit diesen Daten gebildet: Knowledge-Management. In den späten Neunzigerjahren war diese Disziplin sehr "en vogue", wurde aber in den letzten Jahren durch einfach messbare und implementierbare Kostensenkungs-Initiativen verdrängt.

Typische Lösungen, die im Rahmen von Knowledge-Management-Initiativen implementiert wurden, beinhalteten oftmals Document-Management-, Content-Management-, Portal-, Workflow-, Collaboration- oder Search-Engine-Komponenten, respektive eine Kombination dieser Technologien.

Obschon viele dieser Plattformen an sich über reichhaltige Funktionalitäten verfügten und mit viel Liebe und Hingabe geschaffen wurden, blieb der Erfolg trotzdem hinter den Erwartungen zurück. Gründe für den fehlenden Erfolg waren unter anderem die Unmöglichkeit, jede Information eindeutig zu beschreiben, der Aufwand, der durch die Knowledge-Management-Plattform zusätzlich auf die Nutzer und den Informatik-Betrieb zukam, nicht ausreichende oder zu teure Computer-Ressourcen und die fehlende Integration in Geschäftsprozesse und zugehörige Applikationen. Der fehlende Erfolg kann aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass die fundamentalen Probleme rund um die Generierung von Wissensinhalten und deren Verwendung ungelöst sind.

Die Welt ist allerdings auch nicht stehengeblieben seit den späten Neunzigerjahren, als Knowledge-Management ein Schlüsselthema von IT-Konferenzen und Beratern war. Viele Aspekte von Knowledge- Management wurden in andere Anwendungen integriert, kaum ein CRM-System, kaum eine Website, kaum ein Business-Support-System, das nicht gewisse Aspekte von Knowledge-Management abdeckt. In Fachkreisen wird hierbei von "embedded" (eingebettetem) Knowledge-Management gesprochen.

Situation heute

Die Situation, die sich IT-Entscheidern heute stellt, ist kompliziert. Über die Zeit wurden viele Anwendungen gekauft, gebaut und integriert und viele dieser Anwendungen enthalten "Knowledge" oder Wissensinhalte. Die Plattformen, die im Sinne von Knowledge-Management in der Vergangenheit gebaut wurden, sind nach wie vor vorhanden und in Form von Intranets und Portalen präsent. Zur Speicherung unstrukturierter Daten wurden oftmals zweckspezifische Document- Management-Anwendungen bereitgestellt und/oder "shared-Filespace" eingesetzt.

Dies stellt die Organisation vor eine Reihe von Problemen:

• Die traditionellen Technologien sind keine gute Basis für die "virtuelle" Zusammenarbeit (Collaboration) von Mitarbeitern, die am selben Problem arbeiten. Hauptsächlich wird hierzu heute E-Mail eingesetzt, was oftmals eher in "Spamming" mündet als in effektive Zusammenarbeit.
• Die heutigen Technologien und Systeme sind meist hierarchisch aufgebaut und fördern individuelle Zusammenarbeit nicht.
• Eine unternehmensweite Suche nach Informationen ist meist nicht möglich und führt, selbst wenn technisch ermöglicht, meist nicht zu sinnvollen Resultaten.
• Ein grosser Teil der Wissensinhalte ist nicht in einer Form gespeichert, die eine Wiederverwendung ermöglicht und unterstützt.
• Unstrukturierte Daten sind nicht oder nicht zielführend beschrieben (Meta-Daten). Der Ansatz eine unternehmensweite Nomenklatur ("Taxonomy") vorzugeben, ist meist gescheitert.
• Der Betrieb und die Wartung vieler der Systeme, die im weitesten Sinne unstrukturierte Daten verwalten und bereitstellen, ist aufwändig und erzeugt hohe Kosten.

Hilfe bei der Lösung dieser Probleme kommt aus zwei Richtungen: Open Source und Web 2.0.

Der Beitrag von Open Source zu Knowledge Management

Open-Source-Projekte sind nicht nur ein lebendes Beispiel, wie Wissen in virtuellen Teams verteilt und genutzt werden kann, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Im Open-Source-Fundus finden sich auch viele Technologien, die im Kontext von Knowledge-Management sinnvoll eingesetzt werden können und die den Aufbau von Plattformen günstiger und vor allem flexibler ermöglichen.

• Enterprise-Content-Management und Document-Management-Lösungen wie Alfresco, Plone, Silva, Drupal oder KnowledgeTree laufen traditionellen kommerziellen Angeboten zunehmend den Rang ab.
• Die Suchtechnologie Lucene wird nicht nur von vielen Open-Source-Projekten eingesetzt sondern findet ihren Weg zunehmend auch in viele kommerzielle Produkte. Neben der Reife des Produktes sticht seine Anpassbarkeit ins Auge.
• Im E-Learning-Bereich gibt es eine Reihe von interessanten Lösungen wie Moodle, Sakai oder OLAT (aus der Schweiz).
• Spezialisierte Technologien wie Jena, Protege, Sesame oder Xindice können die Basis oder Module für Knowledge-Management-Plattformen bilden.
• Innovative Lösungsansätze aus Web 2.0 werden oft auf Basis von Open Source entwickelt. Beispiele dafür sind Wikis (z.B. MediaWiki, Twiki) oder Blog-Software (z.B. Roller, Wordpress).

Der Beitrag von Web 2.0 zu Knowledge-Management

Die Verbreitung von Web-2.0-Anwendungen verändert die Art, wie wir das Internet benutzen und was wir von Internet-Sites erwarten. Viele der Charakteristiken, die Web 2.0 ausmachen, sind direkt auf Knowledge-Management-Lösungen anwendbar. Beispiele dafür sind unter anderem:

• Im Gegensatz zum Einsatz von formalen Klassifikationen wird dem Benutzer mit "Tagging" die Möglichkeit gegeben, Inhalte oder Links/Destinationen frei zu benennen. Durch das Zusammenführen dieser "Tags" von vielen Benutzern entsteht eine neue Begriffsbildung. Man spricht dann auch von "Folksonomies" im Gegensatz zu "Taxonomies".
• Bei "Collaborative Filtering" wird aufgrund statistischer Erkenntnisse determiniert, ob spezifische Inhalte für einen Nutzer interessant sind oder nicht. Die Informationsflut kann auf diese Weise wirksam eingedämmt werden, weitgehend ohne relevante Information dabei zu verlieren.
• "Social Networking" ist im Internet sehr populär, Seiten wie Xing, LinkedIn oder MySpace bauen darauf auf, dass Nutzer sich im Netz zu "virtuellen" Netzwerken organisieren.
• Gemäss der ursprünglichen Idee des World Wide Web waren die meisten Websites lange darauf ausgerichtet, Inhalte ausschliesslich zu publizieren. Die Ratings und Rezitationen, die zum Beispiel bei Amazon von Lesern erstellt werden, die tausenden von Foren und Diskussionsgruppen im Web, aber auch die Online-Enzyklopädie Wikipedia zeigen die Möglichkeiten und den Einfluss, den von Benutzern generierte Inhalte haben können. Im Knowledge-Management sind es diese Inhalte, die den Unterschied machen. Ihre Erstellung kann durch den Einsatz von einfach zu nutzender Software wie Wikis oder Blogs gefördert werden.
• Einfache Schnittstellen von Anwendung zu Anwendung, aber auch von der Anwendung zum Benutzer sind ein Markenzeichen von Web 2.0. Herausragend ist hierbei insbesondere RSS (Really Simple Syndication), ein Ansatz wie Inhalte sozusagen abonniert werden können. Aber auch andere Schnittstellen-Protokolle wie Web Services mit SOAP oder REST sind der Schlüssel für die einfache Integration von externen Dienstleistungen und Programmen.
• Im Web 2.0 geht es weniger um Software, als vielmehr um "Services" (programmbasierte Dienstleistungen), die einfach konsumiert und zusammengestellt werden können (man spricht hier von sogenannten "Mash-Ups"). Beispiele hierzu sind der Einsatz von Google Maps oder Google Earth für die Darstellung von Informationen im Kontext von Landkarten oder die Nutzung von YouTube zur Speicherung und Wiedergabe von Video-Dateien.

Dies sind nur einige Beispiele, welche Open-Source-Technologien und Web-2.0-Philosophien und - Lösungen auch für Knowledge-Management-Anwendungen relevant oder sogar ausschlaggebend sein können. Und das Beste dabei ist, dass sie allesamt günstig einsetzbar, flexibel anpassbar und ohne grossen Initialaufwand einsetzbar sind.

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