Lastenheft als Grundlage bei der Auswahl von ERP-Systemen - juristischem Ärger vorbeugen

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Bei der Einführung von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) achten Unternehmen vor allem auf technische und betriebswirtschaftliche Fragen. Juristische Aspekte kommen häufig zu kurz. Dabei ist es wichtig, sich rechtlich abzusichern. So sollte etwa das Lastenheft zum Vertragsbestandteil gemacht werden.

Vor der Auswahlphase müssen zunächst alle bestehenden Unternehmensprozesse analysiert werden. Zu diesem Zeitpunkt sollte auch bereits darüber nachgedacht werden, welche Prozesse unvorteilhaft und daher zu verändern sind.

Die Ergebnisse sind im Lastenheft zu dokumentieren, um als Grundlage für die Anbietersuche genutzt werden zu können. Hier sollten auch Parameter als Anforderungen definiert werden, die einen besonderen Kosteneinfluss haben. Sie ermöglichen dem Unternehmen bessere Vergleichsmöglichkeiten zwischen den Anbietern.

Zu den wichtigen Inhalten des Lastenhefts gehört deshalb auch die Definition von Kostenbudgets für Lizenzen, Beratung, Anpassungen, Individualentwicklungen, Hardware und Umgebungssoftware.

Ferner sollte ausgewiesen werden, wie Geschäftsprozesse in der Standardsoftware abzubilden sind und welche im Standard vorhanden sein müssen. Vorgaben zur Aufwärtskompatibilität von Individualanpassungen sollten ebenfalls enthalten sein. Andernfalls entstehen Folgekosten, da beim Einspielen eines neuen Releasestandes stets wieder neue Individualanpassungen entwickelt werden müssten.

Es empfiehlt sich auch festzuhalten, in welchem Umfang der Auftraggeber IT-Personal bereitstellen kann. Zu spezifizieren sind hierbei Qualifikation, Funktion, Anzahl und Wochenstunden. Ebenfalls sollte die Verfügbarkeit und die Anzahl der Mitarbeiter der Fachabteilungen, die während der Implementierung benötigt werden, genauer definiert werden. Genaue Angaben zur Qualität von Altdaten und Schnittstellen sind ebenso von Bedeutng wie der geplante Go-Live-Termin.

Diese Angaben haben allesamt Auswirkungen auf die Anzahl der vom Anbieter eingesetzten Berater – und damit auf die Kostensituation. Das Gleiche gilt für Vorgaben zum Lizenzmodell: Hier sollte ein für die eigene Organisationsstruktur und die geplante Wachstumsstrategie passendes Lizenzmodell vereinbart werden. Andernfalls könnten bei der Änderung vereinbarter Lizenzparameter, etwa durch Firmenaufkäufe, Abspaltungen oder der Erweiterung der Nutzung auf Tochterunternehmen, schnell Folgekosten entstehen, die die gesamte Finanzplanung sprengen.

Ein weiterer wichtiger Punkt sind schriftliche Vorgaben für das Berichtswesen, das über die ERP-Software abgebildet werden soll. Auch branchenspezifische gesetzliche Vorgaben sind als Anforderung in das Lastenheft aufzunehmen. Bei speziellen Branchenlösungen sind solche Vorgaben oft nicht automatisch in den Standardprozessen der ERP-Software abgebildet.

Das so geschaffene Lastenheft stellt die Grundlage für das spätere Angebot des ERP-Herstellers dar. Der Auftraggeber sollte es zur Grundlage seiner Ausschreibung machen. Und damit die Anbieter auch rechtlich an die Inhalte und Vorgaben des Lastenheftes gebunden sind, empfiehlt es sich, bei Angebotsanforderung schriftlich darauf hinzuweisen, dass alle Offerten unter Berücksichtigung der Lastenheft-Vorgaben abgeben werden müssen.

Auch später sollte das Lastenheft zum festen Vertragsbestandteil gemacht werden, um sicherzustellen, unter welchen technischen, kaufmännischen und lizenzrechtlichen Vorgaben der Auftraggeber das ERP-System kauft. Wird es in die Angebots- und Vertragsstruktur des ERP-Projekts eingebunden, haftet der Anbieter für die Einhaltung aller Punkte. Mehraufwand kann dann nur noch geltend gemacht werden, wenn Leistungen außerhalb der Vorgaben des Lastenheftes liegen.

Was aber, wenn der Anbieter doch Mehraufwand geltend macht, weil Leistungen vom Auftraggeber verlangt werden, die nicht im Lastenheft verankert waren? Hat der Anbieter Recht, ist zu klären, wer für den Fehler die Verantwortung trägt. Hat der Auftraggeber selbst das Lastenheft erstellt, muss er den Mehraufwand zahlen und kann keinen Regressanspruch geltend machen.

Hat er das Lastenheft von einer Drittfirma erstellen lassen, besteht die Möglichkeit, den Mehraufwand diesem Unternehmen in Rechnung zu stellen, wenn die Drittfirma die Anforderungen des Auftraggebers unvollständig erfasst hat und dadurch Mehraufwand entsteht, der nicht budgetiert war. Als Faustregel gilt: Je geringer das IT-Know-how des Auftraggebers, desto höher sind die Anforderungen an die Abfragepunkte, die ein Auftragnehmer bei der Erstellung des Lastenheftes beachten muss.

Viele Anbieter bieten für den Erwerb und die Lizenzierung der Software sowie für Softwarepflege, Beratung, Customization und Entwicklung gesonderte Verträge an. Die Folge: Sämtliche Vertragsteile haben ein eigenes rechtliches Schicksal und Fehlleistungen in einem Leistungsteil berechtigen nicht notwendigerweise zum Rücktritt von allen Verträgen. Wenn zum Beispiel ein bestimmter Geschäftsprozess im System nicht so wie vorgegeben abgebildet werden kann, besteht die Gefahr, dass der Kunde zwar vom Vertrag über die Customization zurücktreten kann, nicht aber vom Lizenzvertrag.

Sollen aber alle Vertragsteile miteinander verbunden werden, empfiehlt es sich, einen einheitlichen Vertrag zur Einführung eines ERP-Systems zu schließen. Darin können dann alle Leistungsteile vereint werden. Ist der Anbieter nicht bereit, sich auf eine Vertragseinheit aller Leistungsteile einzulassen, sollte erörtert werden, ob das daraus resultierende Risiko für den Auftraggeber durch entsprechende Preisnachlässe honoriert werden kann.

Neben den vorerwähnten Inhalten sind folgende Punkte für die Vertragsgestaltung besonders wichtig:

• Verfahren zum Umgang mit Change Requests,
• Voraussetzungen und Folgen für einen etwaigen vorzeitigen Projektausstieg des Auftraggebers,
• Verantwortlichkeiten für Projektmanagement und Überwachung der vertraglichen Vorgaben, einschließlich denen aus dem Lastenheft,
• Ansprechpartner und Zuständigkeiten,
• Beistellungs- und Mitwirkungspflichten des Auftraggebers,
• Zeitplan und dazugehörige Milestones,
• Abnahmekriterien und –verfahren,
• Beginn und Leistungsumfang der kostenpflichtigen Softwarepflege,
• Regelungen zu Kosten und Umfang der Pflege für individuelle Anpassungen,
• Service Levels für die Softwarepflege und die Pflege individueller Anpassungen,
• eventuell eine Mindestlaufzeit der Softwarepflege und der Pflege für individuelle Anpassungen sowie
• Kündigungsmöglichkeiten und Eskalationsverfahren für Streitpunkte während des Projektverlaufs.