Mietsoftware für den Einkauf

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Warum Sie prüfen sollten, ob sich eine Beschaffungslösung für Ihr Unternehmen rechnet und ob SaaS nicht die bessere Alternative ist.

E-Procurement-Tools gehören für die meisten deutschen Unternehmen zum Alltag. Laut BME-Barometer 2010 setzen derzeit rund 71% der befragten Firmen Elektronische Kataloge ein. Und 40% nutzen laut Studie elektronisch unterstützte Ausschreibungen. Die Einstandspreise konnten die Befragten durchschnittlich um 5% bei Katalogsystemen und um 9% bei Ausschreibungen senken. Die Prozesskosten wurden um bis zu 25% gesenkt. Fazit: E-Procurement-Lösungen rechnen sich für die meisten Unternehmen. Da sich hohe Investitionen in Software und Technik vermeiden lassen, wenn die Lösungen gemietet werden, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für diese Bereitstellungsform.

Laut Studie "Elektronische Beschaffung" der Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät der Universität Würzburg aus dem Jahre 2010 ist bereits ca. jedes dritte Katalogbasierte System eine "Miet"-Lösung. Für Ausschreibungen und Auktionen setzt bereits fast die Hälfte der Befragten (46% und 43%) auf diese Form der Bereitstellung. Neben der Vermeidung von hohen Investitionen, entscheiden sich Unternehmen für diese Form der Bereitstellung, weil sie durch das leistungsbezogene Mietmodell ihre Fixkosten reduzieren und ihre Liquidität verbessern. Und ganz wichtig im Beschaffungsbereich - SaaS unterstützt die Zusammenarbeit aller Beteiligten in Echtzeit.

SaaS, Outsourcing und Cloud Computing sind Topthemen

Angesichts dieser Vorteile verwundert es auch nicht, dass Software as a Service (SaaS), Outsourcing und Cloud Computing laut einer aktuellen Umfrage von Finaki Topthemen bei den IT-Verantwortlichen in der deutschen Wirtschaft sind. Finaki, eine zentrale Organisation für Anwender und Anbieter auf den Gebieten Informationstechnologie und Telekommunikation, befragte im Frühjahr 2010 IT-Leiter deutscher Großunternehmen zu diesen Themen. Die Gründe für den gegenwärtigen SaaS Hype liegen auf der Hand: Software as a Service kommt einem Paradigmenwechsel gleich.

Unternehmen können wie mit dem Erwerb von Softwarelizenzen gewohnt, ihre Unternehmensprozesse optimieren aber sie zahlen nicht das gesamte Paket sondern nur für das, was sie buchen. Anstatt also viel Geld in Technik und Software zu investieren, nutzen die Firmen die Software einfach als Service. Vor allem dass die Anfangsinvestitionen in die Hard- und Software durch das zentrale Hosting wegfallen, kommt bei Geschäftsführern an. So kann schnell mit einem überschaubaren und vor allem planbaren Budget gestartet werden. Betriebswirtschaftlich betrachtet ist daher das on-demand-Modell gerade für Mittelständler das Vernünftigste.

Mit PC und Internet

Die einzige technische Voraussetzung für den Zugriff auf eine zentral gehostete Lösung ist ein beliebiger Internet Browser. Kein Softwaremodul muss beim Kunden oder seinen Lieferanten inhouse installiert werden. Damit reduzieren sich die Projektaufwände für die Kunden ganz erheblich. Der Kunde zahlt einen festen Monatsmietpreis, mit dem alle Kosten abgegolten sind. Damit ergeben sich zum Teil bis Faktor 10 niedrigere TCO Kosten als im bisher üblichen Lizenzgeschäft der traditionellen Softwareanbieter.

Ein weiterer Vorteil: Unternehmen können ganz klein beginnen, beispielsweise mit der Kataloganbindung und dann, bei Bedarf, weitere Module wie das Sourcing dazu buchen. Oder sie fangen erst an einem Standort an und nehmen dann, wenn sie sehen, welche Einsparungen sie erzielen können, weitere Standorte dazu. Und zur Datensicherheit ist zu sagen, dass die Unternehmen in jeweils strikt voneinander getrennten Datenbereichen arbeiten. Und der Schutz der Daten durch Firewall und permanente Datensicherungen ist in der Regel derart hoch, dass sie weit über dem liegen, was die meisten Mittelständer oftmals dafür aufwenden.

Sonderfall Beschaffung

Neben den Kostenvorteilen bietet SaaS vor allem im Einkauf noch weitere, entscheidende Vorteile. Denn das effiziente Handling der Kollaboration zwischen Lieferanten, Einkauf und eigener Entwicklungsabteilung gewinnt angesichts sinkender Fertigungstiefen und beschleunigter Innovationsraten zunehmend an Bedeutung. Und genau in diesem Punkt spielt das zentrale Hosting einen weiteren Vorteil aus. Es ermöglicht allen Partnern gleichzeitig und vor allem in Echtzeit auf Dokumente zuzugreifen. Natürlich wäre es auch möglich, alle Lieferanten direkt über EDI oder an eine eigene gehostete Lösung anzubinden – aber das wäre nicht nur sehr viel teurer. Die Unternehmen wären auch eingeschränkt, weil jede Anbindung neuer Lieferanten dauert und gerade beim Thema EDI kleinere Lieferanten nur schwer mithalten können.

Fazit

Ob sich für Unternehmen eine Beschaffungslösung rechnet, ist von vielen Faktoren abhängig. Über einen ROI-Rechner erhalten Entscheidungsträger einen schnellen Überblick und vor allem betriebswirtschaftlich relevante Zahlen, die ihnen die Entscheidungsfindung erleichtern. 10 Minuten reichen für das Ausfüllen der Fragen.