Mitarbeitergespräch 2.0 - Mit neuen Technologien Potenziale erkennen und nutzen

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Regelmäßige Mitarbeitergespräche sind für die meisten Arbeitnehmer nichts Neues. Neu sind die Technologien, die heute dabei zum Einsatz kommen und die damit verbundene Möglichkeit, sich aktiv einzubringen.

Für die Vorgesetzten, die viele unterstellte Mitarbeiter bewerten, begann bis dato die "Zettelwirtschaft" schon bei der Verteilung der Papierfragebögen an die Mitarbeiter. Jeder darf sich nur einmal bewerten und daher auch nur einen Bogen erhalten. Nach dem Einsammeln der ausgefüllten Fragebögen müssen Selbst- und Fremdbewertungspaare gebildet werden. Anschließend kommen Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel zum Einsatz, der Vorgesetzte gibt die Antwortwerte manuell in eine Liste ein. Im anschließenden Gespräch werden mehrere Seiten Papier nebeneinander auf den Tisch gelegt, Frage für Frage wird abgeglichen.

Ende der "Zettelwirtschaft"…

Wesentlich leichter hat es der Vorgesetzte mit web-basierter Softwareunterstützung. Er erhält ein Login zu seiner persönlichen Anwenderoberfläche, die eine Aufstellung aller Mitarbeiter enthält, die er für den aktuellen Beurteilungszeitraum bewertet. Nach Vereinbarung der Gesprächstermine kann er mit wenigen Klicks die Fragebögen an sich und den jeweiligen Mitarbeiter versenden. Beide füllen den Online-Fragebogen in wenigen Minuten am PC aus. Ein Mehrfachausfüllen ist nicht möglich.

Mitarbeiter werden heutzutage nicht mehr nur von ihrem Vorgesetzten (Top-Down-Verfahren) bewertet, sondern setzen sich aktiv mit ihrer eigenen Leistung und ihrer Persönlichkeit auseinander. Zugrunde liegen in beiden Fällen dieselben Fragen. Sobald Fremd- und Selbstbewertung ausgefüllt wurden, errechnet die Software die Ergebnisse und erstellt einen Bericht im PDF Format. Der fertige Bericht wird in der Übersicht eingeblendet, sodass der Vorgesetzte auf einen Blick erkennt, welche Bewertungen noch ausstehen. Die PDF-Berichte kann er abspeichern oder direkt ausdrucken.

Vielbeurteileroberfläche für den Vorgesetzten, der jederzeit einen genauen Überblick über alle zu bewertenden Mitarbeiter hat.

Gute Vorbereitung ist nötig – und möglich

Der Bericht dient dem Vorgesetzten zur Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch, das mindestens einmal pro Jahr stattfinden sollte, nach vorheriger Terminvereinbarung und unter vier Augen – zwischen dem Mitarbeiter und seinem direkten Vorgesetzten. Letzterem signalisiert die Abweichung von Fremd- und Selbstbild Stärken und Entwicklungspotenziale des Mitarbeiters. Die Ergebnisse werden im Gespräch gemeinsam besprochen, individuelle Ziele für den Mitarbeiter vereinbart. Nach dem erfolgten Gespräch hat der Vorgesetzte die Möglichkeit, den Fragebogen zu editieren und Anmerkungen zu einzelnen Fragen vorzunehmen oder auch neu gewonnene Erkenntnisse aus dem Gespräch festzuhalten. Erst dann wird der Bericht in der Personalakte archiviert.

Die Vorteile der Gegenüberstellung der beiden Beurteilungsperspektiven werden bereits von Unternehmen per Papierfragebogen genutzt. Diese Prozesse sind allerdings durch das manuelle Übertragen von Antwortwerten fehleranfällig, zeitintensiv und binden damit kostspielige Ressourcen. Online-Technologien verschlanken diese Prozesse, erhöhen die Qualität des Outputs, indem sie beispielsweise in Sekunden hochwertige Mitarbeiterberichte erstellen, und senken die Kosten. Die Führungskräfte haben weniger Aufwand und erhalten zeitnah aufbereitete Informationen.

Erst so werden Mitarbeiterjahresgespräche zu einem wichtigen Instrument für die Personalentwicklung und Personalführung: Sie fördern die Zufriedenheit und Motivation der Arbeitnehmer, verbessern die Zusammenarbeit und legen den Grundstein für eine Feedbackkultur im Unternehmen. Das Entwicklungspotenzial des Einzelnen kann durch die geregelte Auseinandersetzung und die "Nähe zum Mitarbeiter" voll ausgeschöpft werden - das Humankapital im Unternehmen wächst. Auch der Vorgesetzte ist durch die regelmäßigen Gespräche daran erinnert, seine Führungsverantwortung verstärkt wahrzunehmen.