Online-Rechungen - Teil III

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In unserer vierteiligen Artikelreihe befassen wir uns eingehend mit dem richtigen Umgang mit Online-Rechnungen. Durch die zunehmenden Digitalisierung der Geschäftsprozesse ergibt sich eine Reihe von Herausforderungen für das Unternehmen. Hier geht es u. a. um rechtliche und steuerliche Aspekte, aber auch um die digitale Signatur und die Archivierung digitaler Rechnungen.

Der dritte Teil der Serie widmet sich der Auswahl einer passenden Lösung zur digitalen Signatur von Online-Rechnungen, den dabei zu zu beachtenden rechtlichen Bestimmungen und dem Kunden des Unternehmens als Empfänger der digitalen Rechnung.

Teil III: Ist digital fatal?

Es geschieht zumeist aus Kostengründen – das Verschicken von Rechnungen per E-Mail. Denn der elektronische Versand ist um ein Achtel günstiger als die klassische Briefpost. Doch geht die Rechnung am Ende auch wirklich auf?

Wenn sich Unternehmern die Gelegenheit bietet, Geld zu sparen, dann tun sie das. Beispielsweise durch den Versand von Rechnungen per E-Mail. Gewissheit, ob die Rotstift-Rechnung am Ende wirklich aufgeht, bringt jedoch erst der genaue Blick auf den "virtuellen Pferdefuss" – und der versteckt sich beim sogenannten E-Billing in einer Reihe von Vorschriften und Gesetzen. So gibt es etwa zur Vorbeugung gegen den vorsätzlichen Betrug an Kunden oder Finanzbehörden durch manipulierte oder gefälschte Online-Rechnungen ein Gesetz, das Aussteller von Rechnungen dazu zwingt, einen anerkannten Nachweis ihrer Identität zu erbringen - und diesen Nachweis für den Empfänger auch überprüfbar zu machen. Die Rede ist vom deutschen Signaturgesetz (SigG/SigV) und der so genannten "qualifizierten elektronischen Signatur". Einzig digitale Rechnungen, die mit einer gültigen und anerkannten "Unterschrift" des Absenders versehen sind, gelten diesem Gesetz zufolge als rechtskonform – und werden bei einer digitalen Betriebsprüfung in punkto Umsatzsteuer und Vorsteuer genauso behandelt wie die, die per Post an Kunden verschickt werden.

Ein wichtiger Schritt vor dem rechtskonformen elektronischen Versand von Rechnungen ist, sich eine passende Lösung für das Signieren der Belege zu suchen – am besten medienbruchfrei von der Signaturerzeugung bis hin zur Archivierung. Die Vielfalt an Produkten, die unter anderem auch in Webshops oder kaufmännische Systeme integriert und je nach benötigtem Durchsatz entsprechend ausgelegt werden können, erschwert die Auswahl. Hinzu kommt, dass die organisatorischen Konsequenzen nicht außer Acht gelassen werden dürfen: Werden Rechnungen aber auch andere handels- und steuerrechtliche Dokumente nur noch in elektronischer Form vorgehalten, muss für eine ausreichende organisatorische und technische Sicherheit gesorgt werden, denn es entsteht eine neue, nicht zu unterschätzende Technik-Abhängigkeit.

Reduzieren von Risiken

Eine Möglichkeit, das Risiko einer Fehlinvestition zu reduzieren, liegt im Outsourcing des Signaturprozesses an spezialisierte Dienstleister wie etwa das in der letzten Folge bereits erwähnte Signaturportal. Die Rechnungen werden bei diesem Verfahren wie bisher über die betriebliche Anwendungssoftware erstellt und in das PDF-Format gebracht. Der Versand an den Empfänger erfolgt per E-Mail über das beim Signaturanbieter eingerichtete SMTP-Mailkonto. Im Rechenzentrum des Anbieters wird es mit einer qualifizierten Signatur versehen und entweder zurück an den Rechnungsaussteller oder direkt per E-Mail an den Empfänger und in Kopie an den Aussteller versendet. Durch die Signatur per E-Mail-Protokoll kann praktisch jedes ERP- oder Rechnungsprogramm ohne Programmierung oder Anpassungsaufwand um eine Signaturfunktion erweitert werden - eine saubere, einfache und kostenattraktive Lösung.

Große Unternehmen setzen jedoch meist eigene automatisierte Massensignatursysteme ein, die eine große Anzahl von Rechnungen automatisch elektronisch signieren und versenden. Aber auch für Kaufleute mit geringem Rechnungsaufkommen gibt es Inhouse-Signaturlösungen für Rechnungsdokumente aus Textverarbeitungs- oder Buchhaltungsprogrammen. Benötigt werden dazu:

• Eine für die qualifizierte Signatur geeignete Chipkarte
• ein Kartenleser, der eine sichere PIN-Eingabe ermöglicht
• eine Signatursoftware und ein gültiges, qualifiziertes Zertifikat.

Alle Komponenten müssen durch die Bundesnetzagentur geprüft sein und dem deutschen Signaturgesetz genügen. IT-Unternehmen, Verbände und Banken bieten hier bereits gut durchdachte Paketlösungen an. Sparkassen etwa haben mit der signaturfähigen, kontounabhängigen Geldkarte mit Sign-IT-Software und Chipkartenleser für ca. 160 Euro ein bezahlbares Paket für ihre Kunden im Angebot. Vier Jahre lang können mit dieser Geldkarte beliebig viele Dokumente ohne weitere Kosten signiert werden.

An Kunden denken

Nun ist jedoch, ganz unabhängig vom Einhalten von Gesetzen beim elektronischen Rechnungsversand und jenseits der Wahl der jeweils geeigneten Technik und Methode, ein weiterer Punkt bei der strategischen Planung von ganz besonderer Bedeutung: Der Kunde! Denn dieser hat wiederum einiges zu tun, um im elektronischen Geschäftsverkehr auf seine Kosten zu kommen und Schaden für sich zu vermeiden. Kunden sollten deshalb von ihren Lieferanten über ihre Pflichten beim elektronischen Rechnungsempfang verständlich und umfassend aufgeklärt werden. Denn, tritt beim Kunden ein Schaden durch Rückforderung gezogener Vorsteuern ein, kann dies im schlimmsten Fall zum Abbruch der Geschäftsbeziehungen führen. Spätestens dann stellt sich die Frage, ob die eingesparten Kosten beim Versand von Online-Rechnungen den Verlust eines guten Kunden wert sind.

Mit freundlicher Unterstützung der PRO:FIT Wirtschaftszeitung des Südkurier Medienhaus.