Praxis: ERP-Einführungsprojekt bei der Richard Köstner AG

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Nach einem insgesamt 2-jährigen Einführungsprozess hat sich die Richard Köstner AG für ein neues ERP-System entschieden. Der Kern der Einführung lag in der Wahl des Systems, das den speziellen Anforderungen des Unternehmens gerecht wird. Tatsächlich liegt an dieser Stelle für viele Unternehmen die größte Schwierigkeit, insbesondere da eine Fehlentscheidung zum Scheitern des Projekts und zu erheblichen Mehrkosten führen kann. Bei der Richard Köstner AG kam die Entscheidung erst mithilfe einer unabhängigen Auswahlberatung wirklich ins Rollen.

Die Neustädter Richard Köstner AG ist ein modernes Handelsunternehmen im Bereich Stahl, Bauelemente und Sanitär. Das mittelständische Unternehmen vertreibt innovative Produkte und Dienstleistungen für die unterschiedlichsten Einsatzzwecke im Bereich Stahl- und technischer Großhandel, vom Handel mit Stahl- und Bauelementen, Eisenwaren, Werkzeugen über Sanitäranlagen, Küchen bis hin zu verschiedenster Haustechnik.

Die strategische Ausrichtung der Unternehmensführung und die Zusammensetzung des Portfolios mit innovativen Komplementärprodukten waren die Erfolgsfaktoren, die das Wachstum innerhalb der letzten zehn Jahre von 120 auf heute über 300 Mitarbeiter maßgeblich gefördert haben.

Mit dem starken Unternehmenswachstum der letzten Jahre wurden jedoch vermehrt strukturelle Anpassungen in der internen und externen Prozesskette notwendig, die nur bedingt durch die eingesetzte Software vorgenommen werden konnten. Daher entschied man sich bereits 2005, die bislang genutzte ERP-Software zu ersetzen.

Zielstellung der Systemauswahl

Das grundlegende Ziel der Einführung einer neuen ERP-Lösung bestand darin, die Effizienz entlang der Wertschöpfungskette zu steigern und die Steuerung der betrieblichen Abläufe spürbar zu vereinfachen.

Im Einzelnen sollte eine neue Lösung dabei folgenden grundsätzlichen Anforderungen genügen:

• Die Informations- und Kommunikationsprozesse sollten über die Software abzubilden und über eine integrierte Workflowsteuerung anpassbar sein.
• Eine Plausibilitätskontrolle sollte die Qualität der ERP-Daten erhöhen und folglich auch eine bessere Unternehmenssteuerung auf Basis valider Informationen ermöglichen.
• Ein vordergründiges Kriterium war außerdem die Abbildung des stark diversifizierten Produktfolios.
• Schließlich sollte das neue System auch die Unterstützung durch ein Dokumenten Management System mitbringen.

Phasen der Systemauswahl

Nachdem ein erster Evaluationsprozess und die Durchführung eines Vorprojektes nicht zum gewünschten Ergebnis geführt hatten, wurde ein unabhängiger Berater hinzugezogen, um den weiteren Auswahlprozess zu unterstützen.

Die zweite Selektionsphase erstreckte sich über einen Zeitraum von insgesamt neun Monaten. Sie wurde mit Unterstützung der Trovarit AG in Zusammenarbeit mit dem Logistik-Spezialisten Christoph Gross vom Supply Chain Competence Center realisiert.

Der Prozess der Systemauswahl der Richard Köstner AG zeigt beispielhaft, wie sich ein unübersichtlicher Pool von Anbietern und Systemen auf Basis unternehmensspezifischer Kriterien stetig reduzieren lässt, sodass letztlich eine fundierte Entscheidung möglich wird.

Komplexitätsreduktion und Systemauswahl

Die erste Auswahlphase dient vor allem der Reduzierung der am Markt befindlichen Angebote und Anbieter. Der Markt für ERP-Systeme ist so komplex, dass eine intensive Bewertung aller Systeme weder sinnvoll noch zeitlich möglich ist.

Daher wurde ein detaillierter, durch die Trovarit AG erstellter Fragenkatalog abgearbeitet, der auf Basis von definierten Kernprozessen und K.O.-Kriterien bereits eine Dezimierung des Selektionspools auf sieben ERP-Lösungen ermöglichte.

In den Auswahlprozess wurde auch ein vollständig webbasiertes ERP II-System einbezogen, das jedoch die umfangreichen Anforderungen standardmäßig nicht abdecken konnte bzw. einen zu hohen Anpassungsaufwand bedeutet hätte. Hier zeigt sich, dass ERP II – Systeme zwar weiterhin zukunftsweisend, aber bei der Systemauswahl nicht automatisch zu bevorzugen sind.

Aus Kostengesichtspunkten und erhöhten Customizing-Aufwendungen fielen weitere drei Lösungsanbieter aus dem Raster, die mit ihren Kalkulationen über dem 5-Jahres-Budgetplan von Köstner lagen.

In einem nächsten Schritt wurden die vier verbliebenen Systeme im Rahmen einer Live-Präsentation bewertet, um das individuelle Handling in Bezug auf die definierten Kern- und Beispielsprozesse beurteilen zu können.

Die Präsentationen wurden durch ein Projektgremium aus 12 Führungskräften nach vorgegebenen Kriterien bewertet. Neben dem Leistungsumfang auf Basis der Trovarit-Auswertung, der Preiskalkulation und der Präsentationsbeurteilung flossen auch die Erfahrungen der Kandidaten innerhalb des Branchenumfeldes sowie die Einhaltung der Vorgaben in die Entscheidung ein.

Am Ende der Anbieterpräsentation fiel die Wahl schließlich auf die ERP-Lösung proALPHA und den Implementierungsdienstleister ALPHA Business Solutions.

Gründe für die Entscheidung

Besonderes Gewicht bei der Entscheidung für proALPHA hatten insbesondere:

• der überzeugende Funktionsumfang: Die Lösung ergänzt die vorab formulierten Anforderungen z.B. durch den ALPHA BPA (Business Process Analyzer) oder das E-Commerce Portal proALPHA b2b
• die Durchgängigkeit der Komplettlösung
• die Flexibilität bei künftigen Softwareerweiterungen
• Investitionssicherheit (ALPHA Business Solutions AG besteht seit 13 Jahren am Markt)

Letztendlich ist der Projektverantwortliche und kaufmännische Leiter der Richard Köstner AG, Stefan Glock, mit dem Auswahlprozess sehr zufrieden: "Wir sind bereits sehr lange auf der Suche nach einer geeigneten und leistungsfähigen Software, die den hohen Anforderungen unseres innovativen und wachstumsstarken, mittelständischen Familienunternehmens Rechnung trägt", so Glock. "Unter ‚geeignet’ verstehe ich ein attraktives Kosten-/Nutzen-Verhältnis, eine einfache Bedienbarkeit, ein hoher Integrationsgrad, wenige Schnittstellen, ein hohes Maß an Investitionssicherheit, die Orientierung an den bestehenden Arbeitsabläufen sowie ein Lösungspartner, der sich mit unserer Branche und den spezifischen Prozessen auskennt. Mit proALPHA und dem Lösungspartner ALPHA Business Solutions AG sind wir nun fündig geworden."

Vor allem in den Bereichen Logistik- und Anarbeitung werden die Abläufe mit proALPHA neu organisiert. Die Branchenlösung bietet im Bereich Stahl mit einer Chargen- und Seriennummernverwaltung, Restlängenverwaltung, Tourenverwaltung, der Zeichnungs- und Zeugnisverwaltung, einem großer Artikelstamm, differenzierten Stahlpreisberechnungen mit Metall- oder Legierungszuschlägen sowie variablen Setartikeln erhebliche Effizienzsteigerungen für Qualitätsmanagement, Anarbeitung und Logistik.