Praxis: IKEA optimiert sein Finanzsystem für globales Wachstum

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Wie bei vielen Erfolgsgeschichten gründet auch das überdurchschnittliche Wachstum von IKEA auf einem Konzept, das gleichermaßen einfach und effizient ist: Das schwedische Unternehmen bietet ein großes Sortiment durchdachter und funktionaler Möbel, die zudem bezahlbar sind. Mit seinen bislang 229 Kaufhäusern, zählt IKEA mittlerweile zu den bekanntesten Marken der Welt und jährlich kommen neue Niederlassungen hinzu.

Aufgrund des rapiden Wachstums und der zunehmenden Globalisierung musste das Unternehmen in den vergangenen Jahren stark in IT-Ressourcen investieren. Denn trotz der durch das IKEA-Konzept gestützten starken Synergie zwischen den einzelnen Niederlassungen, sammelten die verschiedenen Länder unterschiedliche Finanzdaten und nutzten verschiedene Finanzsysteme.

Daher hat sich IKEA entschieden, die Buchhaltung standortübergreifend zu koordinieren. Ein einheitliches globales Finanzsystem soll dem Unternehmen bei der detaillierten Erfassung von Daten helfen. So sammeln alle Kaufhäuser den gleichen Umfang an Informationen und verwenden einheitliche Normen für die Berichterstellung.

Wachstumshilfe durch Systemkonsolidierung

Die verschiedenen Finanzsysteme verursachten nicht nur hohe Kosten, sondern erforderten mit zunehmendem Wachstum des Unternehmens aufwändige Technologie-Updates. Nachteilig wirkten sich außerdem die umständliche unternehmensweite Konsolidierung der Konten und das Risiko der fehlerhaften Dateneingabe bei manuell erstellen Finanzberichten aus. Die einzelnen Niederlassungen hatten einen doppelten Arbeits- und Berichtsaufwand, da ihnen keine standardisierten Verfahren zur Verfügung standen.

Die Lösung für IKEA hieß CODA-Financials. Die Software wurde daraufhin im europäischen IKEA-Hauptquartier in Schweden, im nordamerikansichen Hauptsitz in Philadelphia und im asiatischen Hauptsitz in China implementiert.

Optimierte Prozesse durch neue Technologien

IKEA hatte bereits mehrere Jahre mit der Client/Server-Version der CODA-Software gearbeitet. Im September 2006 implementierte das Unternehmen im Rahmen eines großen Upgrade-Projekts dann die neueste Webbrowser-Version der Software sowie ein speziell ausgearbeitetes einheitliches Kontenplanformat. Gleichzeitig entschied sich IKEA für den Einsatz von Lösungen aus dem Hause Cognos zur Erstellung von Ad-hoc-Berichten und zur Bearbeitung von Business-Intelligence-Aufgaben.

Die unternehmensweite Einführung eines einheitlichen Kontenplans war besonders wichtig. So können die Informationen aus dem CODA-System eines jeden Landes in Echtzeit miteinander verglichen werden. Jeder Mitarbeiter weiß aufgrund einheitlich verwendeter Projektkosten und -codes sofort, in welchem Zusammenhang die einzelnen Posten zu betrachten sind. Sechsmal im Jahr berichten die Filialen an eine zentrale Stelle im jeweiligen Land. Anschließend werden die Finanzdaten an den Hauptsitz in den Niederlanden übertragen.

Eine Frage der Schnittstelle

Relevant für die Entscheidung war zudem die Schnittstellentechnologie. Mit CODA-Link, das zur Integration von Quellsystemen und -daten verwendet wird, sowie CODAs XMLi-Schnittstelle wurde eine reibungslose Systemintegration realisiert. Die Software steht nun mit den verschiedenen Ländern über acht operative Systemschnittstellen in Verbindung. Dazu zählen Systeme für Merchandising und firmenübergreifende Rechnungslegung, ein Erfassungssystem für B2B Sales, ein eigenes Frachtrechnungssystem, ein zentrales System für Personalkosten, z. B. für Reiseaufwendungen, und natürlich verschiedene Lohnabrechnungssysteme für die einzelnen Standortländer.

Shared Services als Zukunftsmodell

Die Einführung einer gemeinsamen Buchhaltungsstruktur ist insgesamt jedoch nur ein vorbereitender Schritt hin zu einem Shared Services-Modell für alle operativen Prozesse. In Europa und Asien verwendet IKEA das Shared Services-Modell momentan zur Rechnungsbearbeitung im Waren- und Frachtbereich. Fortlaufend wird die Software zudem als Workflow-Lösung für weitere Rechnungsarten implementiert, um diese ebenfalls als Shared Services-Modell zu etablieren. Ungeachtet dessen werden in den einzelnen Ländern jedoch auch weiterhin standortspezifische Informationen für Rechts- und Buchhaltungsbelange verwaltet.

Lokal arbeiten – Global kommunizieren

Zwar wird bei IKEA hauptsächlich in Englisch kommuniziert, aber nicht zuletzt aus Gründen der Usability unterstützt die Software mehrsprachige Arbeitsumgebungen. So hat z.B. das chinesische Finanzteam die Möglichkeit, die Softwaremenüs auf Chinesisch anzeigen zu lassen und von überall auf die lokalen Kontenbeschreibungen zuzugreifen. Der gesamte technische Support und die Wartungsdienste für das System werden zentral vom IKEA IT-Team in Frankfurt am Main abgewickelt, während der Anwendungssupport über Brüssel läuft. Neue Niederlassungen können so mit geringem Aufwand eröffnet und in das Coda-System eingebunden werden.

Fazit: Die Lösung liegt im Konzept

IKEAs Softwaresysteme ermöglichen der Firma eine präzise und straffer kontrollierte Abwicklung der eigenen Arbeitsvorgänge – beides sind Grundvoraussetzungen für den Erfolg in kostenabhängigen Branchen. Denn der Erfolg von IKEA liegt im Grund-Konzept und der damit verbundenen Merchandising-Strategie begründet. Die Tatsache, dass Geschwindigkeit und Effizienz für Kostensenkungen sorgen, definiert folglich auch die IT-Strategie des Unternehmens.