Praxis: Klein, aber fein - Controlling-Lösung trägt zur Steigerung der Umsatzrendite bei
Mittelständische Unternehmen wachsen in mehreren Etappen. Am Anfang steht ein Geschäftskonzept und viel persönlicher Einsatz. Über die Jahre wird aus dem Kleinbetrieb ein Unternehmen mit vielen Mitarbeitern. Doch mit dem Wachstum nimmt die Übersichtlichkeit ab: Während ein kleines, inhabergeführtes Unternehmen noch mit Hilfe von Standardsoftware zu überblicken ist, muss ein mittelständischer Betrieb die Professionalisierung der Datenauswertung vorantreiben. Dies geschieht vorzugsweise mit einem spezialisierten Planungstool, das eine einfache und effiziente Datenanalyse zulässt.
Besonders für Kreditverhandlungen kann eine Entscheidung zugunsten moderner Software entscheidend sein: Sauber aufbereitete, aussagekräftige Kennzahlen sind eine Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Verhandlung über Kreditlinien mit den Hausbanken. Nur durch den Einsatz eines zeitgemäßen Controlling-Tools schafft der Unternehmer die Voraussetzungen für eine optimale Entwicklung des Betriebes.
Die Löwen-Restaurierung Müller GmbH aus dem unterfränkischen Erlenbach ist ein derartiger Familienbetrieb, der klein angefangen hat und schnell größer wurde: Während in der Anfangsphase die beiden Gründer alle Betriebsabläufe selbst erledigten, beschäftigte das auf Restaurierungsarbeiten und Denkmalpflege spezialisierte Unternehmen in der Spitze rund 130 Angestellte. Viel Arbeit für den Steuerberater, der im Auftrag des Betriebs die DATEV-gestützte Finanz- und Lohnbuchhaltung erledigt. Mit dem Wachstum des Unternehmens, das unter anderem Vergoldungs-, Stuck-, Putz- und Malerarbeiten anbietet, wurde die Abwicklung der Finanzbuchhaltung mehr und mehr zur Herausforderung. Eine Kostenrechnung zur besseren Planung der Betriebskosten und Erlöse wurde zu diesem Zeitpunkt nicht durchgeführt. Johannes Müller, Restaurator und Geschäftsführer der Löwen-Restaurierung, erkannte hier Handlungsbedarf und sah sich nach einer geeigneten Softwarelösung um.
Größtmögliche Transparenz
Denn spätestens als eine Investition im Umfang von zwei Millionen Euro anstand, benötigte Müller für die Verhandlungen mit den Banken ein spezialisiertes Planungs- und Controlling-Tool, um die Kennzahlen kompakt, nachvollziehbar und überzeugend darlegen zu können. Die Software sollte leicht zu bedienen sein und ein unkompliziertes Einlesen der Daten gewährleisten. Schnell fiel die Wahl auf das BusinessPlanSystem BPS-ONE der Denzhorn Geschäftsführungssysteme GmbH aus Ulm.
Der Geschäftsführer sagt über seine Kaufentscheidung: "Die Software hat mich überzeugt, da sie kompakt aufgebaut ist und solide arbeitet. Ich habe im Vorfeld auch andere Produkte ausprobiert, hier habe ich jedoch zu viele potentielle Fehlerquellen ausgemacht." Zur noch feineren Analyse der Unternehmensdaten ist seit zwei Jahren zusätzlich das Tool BPS-BI im Einsatz, ein Modul für integrierte OLAP-Analysen.
Im Fokus steht hierbei ein detaillierter Kostenstellen-Überblick. Die zentrale Frage lautet: welche Projekte entwickeln sich wie geplant und wo muss nachgebessert werden? An diesem Punkt fehlte bisher die notwendige Übersichtlichkeit: der Steuerberater musste per Hand eine große Zahl von Belegen bis zu 200 unterschiedlichen Kostenstellen zuordnen – ein erheblicher Aufwand, verbunden mit einem großen Datenaufkommen. Daher wurde zu Beginn eines Kalenderjahres die Kostenstellenzuordnung des jeweiligen Vorjahres gelöscht. Um dennoch eine konsekutive Jahresübersicht zu gewährleisten, wurden die Daten vor der Löschung in Excel übertragen. Das ging jedoch auf Kosten der Übersichtlichkeit: die Tabellenblätter wurden mit den Jahren immer umfangreicher und schwerer zu durchdringen. BPS-ONE bietet Müller nun ein einfaches Einlesen und Aufbereiten der Daten – damit hat er alle relevanten Informationen jederzeit zur Verfügung, auch mehrere Jahre im Rückgriff.
Das System ist flexibel, regelmäßig werden Elemente von BPS-ONE nach den Wünschen und Bedürfnissen des Handwerksbetriebes angepasst. Mit dem Support zeigt sich der Restaurator durchweg zufrieden: "Wir erhalten im Bedarfsfall schnell Hilfe; Softwareupdates werden per Mail angekündigt und falls nötig von uns installiert."
Spezialisierung und Profitabilität
Müller, der die Aufbereitung und Auswertung der Unternehmenszahlen selbst durchführt, beschäftigt heute nur noch 40 bis 50 Mitarbeiter. Ziel in den letzten Jahren war es, den Betrieb nach dem Motto "klein, aber fein" umzustrukturieren. Das Unternehmen sollte künftig hochwertige Dienstleistungen anbieten, etwa aufwendige Restaurierungsarbeiten an Schlössern und Kirchen; der Mitarbeiterstamm sollte sich daher auf entsprechend hochqualifiziertes Fachpersonal beschränken. Der Umstrukturierungsprozess gelang auch dank der Controlling-Software: Durch die höhere Transparenz und die beschleunigten Reaktionszeiten konnte das Unternehmen die eigene Profitabilität erheblich steigern, die Liquiditäts- und Gewinnentwicklung gestaltet sich seit der Umstrukturierung positiv.
Eine Führungsebene unterhalb der Geschäftsleitung, die aus vier Bereichsleitern bestand, konnte gestrichen werden. Heute wird auf kurze Wege gesetzt - der Geschäftsführer kommuniziert direkt mit den Vorarbeitern und der Bauleitung. Hierzu Restaurator Müller: "Wir sind mit einer Umsatzrendite von 4% gestartet, heute liegen wir bei 10%. Diese erfreuliche Entwicklung haben wir auch BPS-ONE zu verdanken."
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