Praxis: Passgenaue Businesslösung für Brauerei Lasser

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Die deutsche Bierbraukunst genießt weltweit einen einzigartigen Ruf. Dabei sind das Deutsche Rein­heitsgebot von 1516 und die friedvoll brau­enden Mönche Sinnbilder deutscher Ge­müt­­lichkeit und Traditionsbe­wusst­seins. Doch deutsche Brauereien leben nicht in der Vergangenheit, sondern müssen wettbewerbsfähig bleiben. In Zeiten von Basel II und konstant rückläufigem Pro-Kopf-Verbrauch sieht sich die Branche vor wirtschaftlich schwie­­rigen Zeiten. Denn als kapitalintensive Unternehmen aus dem Mittelstand sind Brauereien besonders stark auf Fremdkapital angewiesen.

Dies kann nur funktionieren, wenn die Fülle von aussagekräftigen Daten schnell zur Verfügung steht. Doch ohne spezialisierte Software entsteht ein großer Mehraufwand und damit erhöhte Kosten. Abhilfe kann eine schlanke, flexible und ganzheitliche Software-Lösung bieten, die den Bedürfnissen des Mittelstands angepasst ist. Denn gerade Brauereien mittlerer Größenordnung benötigen ein optimales Preis-Nutzenverhältnis. Eine aktive Zu­kunfts­sicherung und seriöse Finanzplanung durch spe­zielle Business-Plan-Systeme helfen dabei, dass aus der ge­gen­wär­tig ange­spann­ten Situation künftig keine Ka­terde­pression wird.

Auch die Privatbrauerei Lasser GmbH aus Lörrach, seit annähernd 160 Jahren bekannt für traditionelle Braukunst, ist heute ein modernes, regional sehr etabliertes Unternehmen mit zeitgemäßen und umweltgerechten Produktions- und Fertigungsanlagen. Im Gär- und Lagerkeller reift das Bier unter computergesteuerter Temperaturregelung und ständiger Kontrolle. Die Abfüllung in Keg-Fässer und Flaschen erfolgt mittels modernster Abfüllanlagen, die ständig auf dem neuesten Stand der Technik gehalten werden. Mit 60 Mitarbeitern konnte der Gesamtausstoß auf 80.000 Hektoliter pro Jahr gesteigert werden.

Das heutige Angebot umfasst eine vielfältige Produktpalette von sechs Biersorten und alkoholfreien Libella-Getränken. Um weiter wettbewerbsfähig sein zu können, war die Brauerei interessiert, die vielfältigen Vorteile einer effektiven Unternehmenssoftware zu nutzen.

Kein Hopfen und Malz verloren mit maßgeschneiderter IT-Lösung

Die Unternehmensstruktur besteht aus einer Zentrale und mehreren Auslieferungslagern. Da gilt es den Überblick zu behalten. Ohne maßgeschneiderte IT-Lösung ein nicht unerheblicher Aufwand. Bisher hatte die kaufmännische Abteilung jedoch kein entsprechendes System im Einsatz. Ein wichtiger Anforderungspunkt an eine neu zu implementierende Unternehmenssoftwarelösung war somit rasch identifiziert: ein einfacher Zugriff auf zuverlässige Daten per Knopfdruck, integriertes Reporting und schnellere Auswertungen. Schnell fiel die Wahl auf das Business-Plan-System BPS-ONE der Denzhorn Geschäftsführungs-Systeme GmbH aus Ulm.

Joachim Pfaff, kaufmännischer Leiter der Brauerei Lasser GmbH fasst die Entscheidung zusammen: "Das war für uns einfach die am besten geeignete Lösung. Wir hatten noch eine andere zur Auswahl, die aber bei weitem nicht unseren Erwartungen entsprach und aus der Vergangenheit bereits bekannt war. Das Leistungsportfolio der Ulmer entspricht genau den Erwartungen. Wir konnten das System problemlos an unsere Anforderungen anpassen und die Implementierung erforderte keine kostspieligen Hardware-Anschaffungen." Zunächst wurde das Basis-System mit den Planbereichen Ergebnis, Cashflow, Bilanz, Liquidität, Investitionen, Kredit und Leasing installiert.

Geschäftsplanung mit BPS-ONE

Schneller Zugriff auf zuverlässige Daten

Die geschäftsplanerischen Vorteile der Anwendung sind eindeutig. Im Vergleich zu anderen IT-Systemen schafft die Ulmer Software mehr Trans­parenz und Klarheit in der mittel- bis langfristigen Finanzplanung der Brauerei. BPS-ONE schließt die Lücken, die durch die Kombination von ERP-Systemen (FiBu, KoRe etc.) mit Tabellenkalkulationen entstehen. Denn häufig ist in vielen Unternehmen das Controlling zu sehr mit der Datenaufbereitung beschäftigt und weniger mit der Datenanalyse. So bleibt für wichtige Aufgaben in der Unternehmensplanung, dem Berichtswesen, den Prognosen und der Variantenrechnung über Simulationen häufig keine Zeit.

Die Software zwingt den Anwender, sich bereits frühzeitig Gedanken über die Anforderungen und Ziele des nächsten Jahres zu machen und etwaige Risiken in die strate­gische Planung einzubeziehen. Mit BPS-ONE sind Anwender so in der Lage, mög­liche Engpässe bereits früh zu erkennen und aufzufangen. Tatsächlich eingetretene Ergebnisse, also die Ist-Werte der Finanz­buch­haltung, können dann mit den Soll-Werten der Planung verglichen werden. Dank so genannter Drill-Down-Funktionen auf den Sachkonten werden bei Budget­ab­weich­ungen sofort deren Ursachen transparent. Das Ergebnis ist eine interne und personell effiziente Opti­mie­rung der eigenen Geschäftszahlen.

Insgesamt ist das Zahlenwerk der Brauerei viel transparenter geworden und alte Fehlerquellen können heute ausgeschlossen werden. Mit den Modulen Kredit- und Leasingsystem können nun auch die einzelnen Leasingobjekte und Kreditverträge übersichtlich ausgewertet und einfach in eine integrierte Mehrjahresplanung übernommen werden. Ebenso ist eine Verteilung des Zahlenmaterials auf Kostenstellen oder Sparten möglich. Über das Kreditsystem lassen sich zusätzlich die internen und externen Darlehensarten übersichtlich aufschlüsseln und deren Zinsaufwendungen automatisch ermitteln. Für alle Bereiche gilt die einfache Integration ins Basissystem.

Damit hat das Unternehmen nicht nur alle Kostenstellen, sondern alle unternehmensrelevanten Daten bestens im Blick und kann die Anfragen der Geschäftsführung wesentlich leichter beantworten. Auch bei der Bonitätsprüfung im Rahmen von Kreditverhandlungen kommt den vorgelegten Unternehmenskennzahlen eine entscheidende Rolle zu. Wer seine Entwicklungschancen kompakt, nachvollziehbar und überzeugend darlegen kann, ist hier bereits im Vorteil: Je schneller die relevanten Daten durchdrungen werden, desto rascher ist ein positiver Bescheid zu erwarten. Die Aufarbeitung der Daten kann durch eine spezialisierte, flexible und auf die Bedürfnisse des Mittelstands zugeschnittene Unternehmenssoftware erfolgen.

Mehr Zeit für Analysen und Maßnahmen

Bei der Einführung gab es keine Probleme, denn beide Seiten, sowohl die Ulmer als auch die Privatbrauerei Lasser waren bestens vorbereitet. In der ausführlichen Vorbesprechung mit dem Projektverantwortlichen von Denzhorn konnten Wünsche und Anforderungen besprochen und geklärt werden. Mit dem einfachen Schnittstellenassistenten wurde ohne zusätzliche Programmierung die automatische Datenübernahme aus der Finanzbuchhaltung sichergestellt. Somit ließen sich die Stammdaten reibungslos in das neue System integrieren. Bereits zwei Wochen nach Installation funktionierte das neue System. Die Zeit für den früher angefallenen Mehraufwand durch die Exceltabellen-Bearbeitung kann nun deutlich besser genutzt werden. Jetzt ist endlich die notwendige Zeit für Analysen und Maßnahmen vorhanden, die in der heutigen Zeit absolut unverzichtbar sind.

Mit dem Support zeigt sich der kaufmännische Leiter äußerst zufrieden: "Ich benötige diesen absolut selten. Wenn der sehr gut erreichbare Support ausnahmsweise besetzt ist, dann kommt der Rückruf auch prompt und meine Fragen lösen sich fast immer sofort". Aber eigentlich ist die Software sowieso selbsterklärend und einfach in der Handhabung. Pfaff schätzt seinen eigenen Support-Bedarf auf etwa drei Anfragen im Jahr, wenn überhaupt.

Die mittelständische Traditionsbrauerei profitiert von der neuen Standardisierung, dem vereinfachten Datenzugriff und der damit verbundenen Transparenz. Dies war ohne großen finanziellen Mehraufwand möglich. Das Unternehmen verfügt nun über eine sehr unkomplizierte, schlanke, anpassungsfähige Basissoftware, die mit Planung und Prognosen als persönliches Frühwarnsystem fungiert und Transparenz und Übersicht für die Zukunft schafft.

Ausblick

Die nächsten Schritte sind bereits geplant – in absehbarer Zeit soll das Personalmodul von BPS-ONE eingeführt werden. Damit wird die Personalplanung erheblich verbessert und optimiert. So lässt sich auch an dieser Stelle schnell und zuverlässig auf alle personalrelevanten Daten zugreifen, ohne viel Zeit- bzw. Mehraufwand.