Praxis: Stiftung setzt auf spezialisierte Software für mehr Kapazitäten

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Deutschland ist ein Stiftungsland – das belegt eine Zahl von derzeit 14.401 bekannten selbstständigen Stiftungen des bürgerlichen Rechts im Bundesgebiet, die Zahl kirchlicher Stiftungen ist wahrscheinlich noch größer.[1] Schätzungen gehen von einem Gesamtvermögen der Organisationen in Höhe von 60 Mrd. Euro und jährlichen Ausgaben in Höhe von 15 Mrd. Euro aus [2] – Beträge, die die wichtige Rolle des Stiftungswesens verdeutlichen. In Zeiten, in denen sich die Politik verstärkt um die Konsolidierung der Haushalte bemüht, springen die privaten Stiftungen mit ihren Fördergeldern ein. Doch wer eine Vielzahl von Projekten in Wissenschaft, Kultur und sozialem Bereich unterstützt, muss eine Fülle von Daten aus Förderanträgen, Korrespondenz und Zahlungsverkehr verwalten. Für eine Stiftung, die bis zu 90% Einzelförderung betreibt, ist der Arbeitsaufwand manuell nicht mehr zu bewältigen. Deshalb setzt die Organisation auf eine speziell für Stiftungen entwickelte Software.

Wer stiftet, will gestalten, sich engagieren und Einfluss auf die Gesellschaft nehmen. Das gilt auch für die Friedrich und Louise Homann-Stiftung aus Hamburg, Mitglied des Bundesverbands Deutscher Stiftungen . Bereits seit 20 Jahren unterstützt die Stiftung deutschlandweit sowohl einzelne Antragsteller als auch zahlreiche Projekte für Kitas, Schulen, Krankenhäuser oder Altenheime. So wird z. B. der neue Anbau eines Altenheims oder einer Klinik finanziert. Im Rahmen der Einzelförderung erhalten Studenten einen Zuschuss zum Lebensunterhalt (kein Stipendium), müssen dafür aber auch über die Fortschritte in ihrem Studium Rede und Antwort stehen oder eine Familie mit behindertem Kind erhält einmalig die Finanzierung für ein Auto etc.

Wer für die Abwicklung solcher Projekte die klassische, manuelle Vorgehensweise wählt, dem entsteht ähnlich wie in Unternehmen durch die Verwaltung und Archivierung von Papierdokumenten ein hoher Zeit- und Kostenaufwand. "Gerade durch die vielen Einzelfälle ist für uns der Einsatz einer Software unverzichtbar, denn manuell wären all die Anträge nicht zu verwalten", berichtet Maximilian Stahlberg, Assistent der Geschäftsführung der Friedrich und Louise Homann-Stiftung, "deshalb verstehe ich auch nicht, weshalb so viele, meist kleine Stiftungen, noch zögern, in entsprechende Lösungen zu investieren. Könnten sie doch ihre erfassten Daten auf diese Weise mit nachhaltiger Transparenz abbilden."

Effizienzsteigerung durch umfassendes Dokumenten Management

Die Homann-Stiftung setzt mit syprof von der systemgruppe integrated solutions - sis GmbH eine Software ein, die speziell für die Anforderungen von Stiftungen jeglicher Größenordnung entwickelt wurde – gleich ob diese vorwiegend gemeinnützige Zwecke unterstützen oder auf Fundraising spezialisiert sind. Die Lösung unterstützt den Aufbau einer zusammenhängenden, umfassenden Dokumentation der Geschäftsprozesse vom Eingang der Anträge über die Projektplanung einschließlich der Planung des Mittelabrufs und der Zahlungsabwicklung bis zu Schlussbericht und Evaluation. So ermöglichen Entscheidungsvorlagen zur Bewilligung der einzelnen Anträge deren schnelle und effektive Bearbeitung.

Abbildung: Bewilligungsmaske

Weitere Effizienzsteigerungen ergeben sich aus einem umfassenden Dokumenten Management, das jegliche Korrespondenz, E-Mails, Notizen, Abbildungen und PDFs erfasst und den einzelnen Projekten oder Bewilligungsempfängern zuordnet. Auflistungen und erweiterte Suchfunktionen ermöglichen die Einsichtnahme per Knopfdruck – ohne dass zusätzliche Arbeitsschritte nötig werden. Durch die Integration der MS-Office Programme Word, Excel und Outlook werden Serienbriefe und jede andere Art von Korrespondenz mit frei gestaltbaren Briefvorlagen schnell und einfach erstellt. Daten für Adressen, Briefanreden u. a. fügt das Programm automatisch in die Vorlage ein. Die Dateien sind auf Knopfdruck druckfähig oder stehen für die weitere Bearbeitung im Textverarbeitungsprogramm zur Verfügung.

Zahlungen einfach und schnell abwickeln

Ist eine Zahlung an einen Zuwendungsnehmer bewilligt, wird auch der gesamte Prozess der Spendenverwaltung umfassend unterstützt. Dazu werden alle Bankdaten der Zahlungsempfänger und der zu zahlende Betrag im System hinterlegt. Die Homann-Stiftung generiert die Zahlungen als DTA-Datei, importiert die Daten in das Bankprogramm und leitet die Informationen auf digitalem Weg an die Bank weiter. Auf diese Weise werden sowohl einmalige Zahlungen als auch die zyklische Förderung, die monatlich, vierteljährlich oder halbjährlich erfolgt, automatisiert abgewickelt.

"Bei unseren Projekten sind Antragsteller, Bewilligungsempfänger und Kontoinhaber nicht unbedingt identisch. Daher bietet die Lösung jeweils Masken für diese drei Kategorien, die zudem auch mit Nummern geführt werden", berichtet Maximilian Stahlberg. "Als wir noch eine Papierablage hatten, war es besonders durch diese Einteilung sehr mühsam und zeitaufwändig nachzuvollziehen, ob jemand schon einmal einen Antrag gestellt hatte und wer in welchem Zeitraum welche Beträge erhalten hat."

Heute stellt die Lösung alle erforderlichen Verknüpfungen zwischen den drei Kategorien bereit und gewährleistet damit eine optimale Transparenz des gesamten Prozesses. Auch für Fundraising-Stiftungen, die sehr viel Geld bewegen, ist die Lösung durch ihre SQL-Datenbank attraktiv. Bei größeren Projekten, an denen mehrere Stiftungen beteiligt sind, bietet die Lösung ein kleines Finanzprogramm, das genau den Geldfluss an die federführende Stiftung dokumentiert.

Insgesamt steht somit eine einheitliche Datenbasis für die Erstellung von Statistiken und Auswertungen für ein umfassendes Projekt-Controlling zur Verfügung.

Wie lange bekommt ein Zuwendungsnehmer noch Unterstützung? Die Lösung hat die Antwort parat. Auch für die Fakturierung können die Daten eingesetzt werden, und die Datenweitergabe an die Buchhaltung erfolgt automatisiert. Zudem ist die Wahrung von Fristen gewährleistet: Über einen Button werden die Daten ganz einfach an Outlook weitergegeben und stehen damit für die Terminplanung einschließlich automatischer Erinnerungsfunktion zur Verfügung.

Über eine Zugriffsregelung und Gruppenrichtlinien wird darüber hinaus zuverlässig geregelt, welche Mitarbeiter zu welchen Informationen Zugang haben. Gleichzeitig kann der Anwender jederzeit per Laptop ortsunabhängig auf die benötigten Informationen zugreifen und sich einen Überblick über den aktuellen Status eines Vorgangs verschaffen. Die Homann-Stiftung hat sogar ihre Satzung im Programm niedergelegt und somit alle wichtigen Informationen in einem Medium konzentriert. Damit werden nicht nur Arbeitsaufwand und Kosten reduziert, auch die Rechenschaftslegung wird deutlich vereinfacht: "Viele Stiftungen arbeiten noch mit Steuerberater ohne eigene Software, dabei wird doch mit einer digitalen Lösung alles viel effizienter und überhaupt erst transparent. Zudem werden durch die Minimierung des Verwaltungsaufwands Kapazitäten für die Förderung neuer Projekte frei", so Maximilian Stahlberg.

Die Zusammenarbeit wird fortgesetzt

Bereits seit 2001 arbeitet die Homann-Stiftung mit der Systemgruppe zusammen. Dabei hat Maximilian Stahlberg selbst an der Entwicklung einer anforderungsgerechten Lösung für seine Stiftung mitgewirkt. Darüber hinaus herrscht ein reger Austausch mit anderen syprof-Anwendern. Hierzu finden jährlich zwei Sitzungen des Stiftungssystemforums statt, wo sich jeweils die Abteilungsleiter der Anwendergruppe treffen und gemeinsam mögliche neue Systemanpassungen diskutieren. Auf Basis der hieraus resultierenden Anregungen entwickelt die Systemgruppe Lösungen, die die Teilnehmer des Forums bei Bedarf bestellen können.

"So bringen wir unsere Praxiserfahrungen ein und der Anbieter kann durch unseren engen Kontakt schnell und flexibel auf neue Anforderungen reagieren. Wir erhalten im Gegenzug eine Software, die ganz auf die speziellen Bedürfnisse von Stiftungen zugeschnitten ist – von einem Spezialisten, der unsere Abläufe genau kennt", resümiert Maximilian Stahlberg und schließt: "In diesem Sinne freuen wir uns auf die weitere Zusammenarbeit."

[1] Vgl.: Klaus Wigand, Cordula Haase-Theobald, Markus Heuel und Stefan Stolte, Stiftungen in der Praxis - Recht, Steuern, Beratung, 2007
[2] Vgl.: Bundesverband Deutscher Stiftungen, 2007