Praxis: Transparenz und Qualität in der gesamten Auftragsverarbeitung durch ERP

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Das 1999 gegründete Unternehmen Artedona AG agiert als exklusives Kaufhaus im Internet und hat sich darauf spezialisiert, hochwertige Produkte aus Europa rund um die Themen Gedeckter Tisch und Wohnaccessoires anzubieten. In diesem international tätigen Handelsunternehmen aus Grasbrunn wird die gesamte Auftragsbearbeitung durch ein modernes ERP-System gesteuert. Die automatisierte Prozesssteuerung und integrierte Logistik gewährleisten die zuverlässige und weltweite Abwicklung vom Hersteller bis zur Wunschadresse des Kunden.

Für den durchgängigen Geschäftsablauf bei Artedona werden neben dem ERP-System ALPHAPLAN für die Warenwirtschaft und Auftragsabwicklung, das System Diamant2 für den Bereich Finanzen sowie Oxid 4.1 Enterprise Edition zur Realisierung des Webshops eingesetzt.

Von dem ERP-System werden die Standardmodule für Einkauf, Verkauf, Lager, Retourenmanagement, Speditionsbeauftragung und Versand verwendet. Weiterhin wurden zusätzliche Funktionen wie die integrierte Bonitätsprüfung, Anbindung an Payment Service Provider sowie eine Schnittstelle zum Webshop (Artikel, Adressen, Aufträge) für Artedona maßgeschneidert erstellt. Hierbei ist hinzuzufügen, dass das ERP-System ebenfalls den gesamten Shop-Content enthält. Zudem wird eine Schnittstelle zur Katalogerstellungssoftware bereit gestellt.

Da Artedona auch internationale Geschäftsbeziehungen pflegt, wurde das ERP-System internationalisiert. Insbesondere wurden Funktionen wie bspw. Steuersätze pro Lieferland und ggfs. pro Artikel, ebenso Warentarifnummern pro Artikel und Land ermöglicht.

Online-Shop

Anforderungen an den Verkauf

Die bei Artedona bestehenden Ansprüche an die Verkaufsunterstützung beziehen sich auf eine Verfolgung von Anfragen, die durchgängige Angebotserstellung sowie eine automatische Übernahme der Bestellungen aus dem Online-Shop. Dies ermöglich eine zeitnahe Bearbeitung von Anfragen und Aufträgen, was zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit führt. Weiterhin bestand seitens Artedona die Anforderung, eine Basisdatenbank für alle Marketingaktionen wie Mailings und Katalogdaten bereit zu stellen.

Maske der Auftragsverwaltungen

Lagerverwaltung und Versand

Um den Anspruch an eine schnelle Versandsteuerung zu erfüllen, bietet die ERP-Lösung eine UPS-Schnittstelle. Abholaufträge zur Direkt-Lieferung zu den Kunden über DPD erstellt werden. Hinsichtlich der Organisation der Lagerverwaltung werden Artikel derzeit nach Hersteller einsortiert. Da vieles im Direktumschlag abgewickelt wird, bestehen aktuell keine Lagerplätze.

Verkauf

Besonderes Augenmerk liegt auf der Kopplung des ERP-Systems an den Online-Shop. Hierzu erfolgt eine Übernahme der Aufträge aus dem Shop-System. D.h., die eingehenden Aufträge werden automatisch vom ERP-System übernommen. Sofern Aufträge per Telefon/Fax/Brief eintreffen, werden diese direkt in das ERP-System eingegeben. Existieren Anfragen oder Angebote bereits im System, werden diese einfach in Aufträge überführt. Die Aufträge innerhalb des ERP-Systems unterliegen generell bestimmten Freigabemechanismen durch Kreditprüfung oder Einkauf. Nach dem Wareneingang erfolgt die Disposition mit Rechnungsstellung und Übernahme in die Finanzbuchhaltung. Innerhalb der FiBu wird das System Diamant2 eingesetzt, für welches das eingesetzte ERP-System ein EOM-Partner ist.

Online-Verkaufsabwicklung

Mengengerüst

Reklamationsmanagement

Zu einer vollständigen Abbildung des Verkaufsprozesses gehört auch die Umsetzung eines Reklamationsmanagements. Die Artedona AG realisiert dies ebenfalls mit Hilfe des eingesetzten ERP-Systems in Form einer strukturierten Erfassung und Weiterleitung von Retouren, Garantiefällen und Umtauschaufträgen.

Einkauf

Durch den Einsatz des ERP-Systems entstanden auch im Einkauf viele Vorteile. Einerseits können durch erweiterte Sichten auf historische und aktuelle Daten eine bessere Einkaufdisposition erzielt werden. Andererseits können nun auch Voranfragen für gezielte Projektpreise gestellt werden.

E-Commerce

Die Kopplung der E-Business-Lösung mit dem ERP-System erfolgt über eine selbstentwickelte Schnittstelle, die das SchnittstellenKit des ERP-Systems nutzt. Somit können Anfragen und Aufträge direkt online von der Website im ERP-System verarbeitet werden. Zum Shop hin wird die SOAP-Schnittstelle von Oxid eingesetzt, die Artikel- und Kundendaten zurück in den Shop synchronisiert.

Insgesamt konnten enorme Verbesserungen mit dem Einsatz des ERP-System erzielt werden. Neben der hohen Effizienz in der Auftragsbearbeitung und Verfolgung sowie im Einkauf konnte ein hohes Maß an Transparenz über die kompletten Prozessketten hinweg erzielt werden. Zudem stehen jederzeit aktuell abrufbare Statistiken zur Verfügung, um die Wirtschaftlichkeit und den Erfolg zu beurteilen. Aufgrund der flexiblen Systemarchitektur können Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter, die zur Effizienzsteigerung beitragen, zügig vom internen IT-Team selbstständig umgesetzt werden.

Gründe zur Entscheidung

Viele Gründe führten zur Entscheidung für das gewählte System. "ALPHAPLAN bietet insgesamt durch seine Architektur die Möglichkeit das System individuell den eigenen Geschäftsprozessen anzupassen ohne dabei die Upgradefähigkeit zu verlieren. Ein enormer Vorteil, da man trotz aller Individualität immer vom Fortschritt in der Weiterentwicklung des Kernsystems profitieren kann. Ebenfalls überzeugt die Schnittstelle, die es ermöglicht, ein hochintegratives System zu schaffen, das weitgehend automatisiert über unterschiedliche Anwendungen hinweg abläuft", so Dr. Christoph Kerner, IT-Leiter der Artedona AG.

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