Praxis: Volkswagen Zubehör GmbH schafft neue Beweglichkeit im Finanzreporting

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Um auf die Anforderungen des Marktes schneller und flexibler reagieren zu können, hat die Volkswagen Zubehör GmbH ihr Finanzreporting einer radikalen Frischzellenkur unterzogen. Ziel war ein Anwender-orientiertes und wartungsarmes System, das direkt im Controlling betrieben werden kann. Die Lösung: der Aufbau einer relationalen Datenbank unterstützt durch Werkzeuge von SAP BusinessObjects .

Noch vor wenigen Monaten war das Reporting bei der Volkswagen Zubehör GmbH aufwändige Handarbeit. Die Tochtergesellschaft der Volkswagen AG zählt rund 200 Mitarbeiter an drei Standorten und vertreibt weltweit Fahrzeug-Zubehör für die Pkw- und Nutzfahrzeug-Modelle des Automobilherstellers. Das Produktsortiment umfasst dabei mehr als 8.000 Zubehörartikel.

Trotz der hohen Anforderungen an das Berichtswesen wurden alle relevanten Daten in der Vergangenheit noch per Hand aus den jeweiligen SAP-Modulen extrahiert und in Excel aufbereitet. Diese Methode war zum einen deutlich zu zeitaufwändig und wurde zum anderen den aktuellen Anforderungen nicht mehr gerecht: Immer kürzere Entwicklungszyklen und eine rasante Marktentwicklung forderten stetig neue Reports, für die umfangreiche Datenbestände geprüft und aufbereitet werden mussten: Welche Produktgruppen verursachen Lagerkosten in welcher Höhe? Wie wirken sich Fremdwährungseffekte auf den laufenden Gewinn aus? Für eine Kennzahlen-orientierte Unternehmenssteuerung musste gewährleistet sein, dass dem Management jederzeit eine fundierte Datenbasis zur operativen und strategischen Entscheidungsfindung zur Verfügung steht.

Das Ziel: ein wartungsarmes und anwenderfreundliches System

Die Volkswagen Zubehör GmbH entschied sich deshalb für die Einführung einer modernen Business Intelligence-Lösung. Ziel war es dabei nicht nur, eine einheitliche Datenbasis zu schaffen, sondern vor allem eine flexible und weitestgehend automatisierte Informationsverteilung zu gewährleisten. Bei der Konzipierung standen darüber hinaus zwei Grundvoraussetzungen im Zentrum: Das neue System sollte zum einen maximale Flexibilität hinsichtlich Reporting und Skalierbarkeit gewährleisten und zum anderen strikt Anwender-orientiert sein. Statt einer hochkomplexen IT-Lösung sollte ein wartungsarmes und anwenderfreundliches System eingerichtet werden, das direkt im Controlling betrieben werden kann.

Obwohl Volkswagen Zubehör SAP R/3 als ERP-System einsetzt, war die Einführung eines SAP Business Warehouses (BW) nicht der gewünschte Weg. Im Rahmen der Anforderungsanalyse hatte sich klar herausgestellt, dass Volkswagen Zubehör eine deutlich komprimiertere und damit flexiblere Anwendung benötigt. Die Lösung: der Aufbau einer relationalen Datenbank unterstützt durch Werkzeuge von SAP BusinessObjects.

Statt praktisch alle Daten aus den jeweiligen SAP-Modulen zu extrahieren, wie es beim Business Warehouse der Fall ist, wurde im Vorfeld genau definiert, welche Daten aus fachlicher Sicht tatsächlich relevant sind. Im Rahmen der Datenmodellierung stellte dabei insbesondere die Extraktion der Daten aus den jeweiligen SAP-Modulen wie Finanzwesen (FI), Kostenträgerrechnung (CO), Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO/PA) und Materialwirtschaft (MM) eine besondere Herausforderung dar.

Begründet liegt dies in der granularen Struktur der Daten, die in aller Regel auf diverse Einzeltabellen verteilt sind. Um die Quelle jedes einzelnen Werts zu ermitteln, war zunächst eine umfangreiche Analyse der SAP-Tabellen sowie des ABAP-Programmcodes vonnöten. Im nächsten Schritt wurden entsprechende ETL-Prozesse entwickelt, um die benötigten Daten in einige wenige reporting-optimierte Tabellen zu integrieren. Auf diese Weise wurden beispielsweise die Kontostammdaten aus fünf verschiedenen Tabellen in einer einzigen Struktur konsolidiert.

Eine weitere Herausforderung: Viele Daten wie z.B. das Anlagengitter oder die Umsatzkennzahlen werden im Modul selbst berechnet. Insbesondere bei der Anlagenbuchhaltung liegen lediglich Einzelbuchungen für Zugänge, Abgänge, Sonderabschreibungen etc. vor, so dass umfangreiche Teile der Berechnungslogik nachgebildet werden mussten, um die benötigten Werte zu ermitteln. Hinsichtlich der Anlagenbuchung konnte dieser Arbeitsschritt gleichzeitig genutzt werden, um den SAP-Funktionsumfang zu erweitern. Während in der SAP-Anlagenbuchhaltung von Haus aus nur eine Anzeige der Daten aus dem laufenden Jahr vorgesehen ist, steht im neuen Finanzreporting eine Berechnung für die kommenden Jahre als Standard zur Verfügung. Hierzu wurde der zukünftige Buchwert anhand des entsprechenden linearen Abschreibungswertes errechnet.

Maximale Flexibilität bei der Berichtserstellung

Durch das strikte Top-down-Vorgehen lassen sich Berichte in Zukunft nicht nur deutlich einfacher und schneller zusammenstellen, die fachliche Orientierung bietet insbesondere einen ernormen Zuwachs an Flexibilität. So können beispielsweise ab sofort sämtliche Stammdaten über alle Module hinweg nach den gleichen Kriterien ausgewertet werden. Zum Vergleich: Vor der Einführung des neuen BI-Tools war es nicht möglich, innerhalb der Materialwirtschaft eine Bewertung nach umsatzbezogenen Merkmalen vorzunehmen. Soll beispielsweise ein Umsatzrückgang von 50% auf die durchschnittlichen Lagerbestände sämtlicher Artikel simuliert werden, um rechtzeitig mögliche Überbestände auslaufender Produkte zu identifizieren, müssen hierzu Daten aus MM und CO/PA zusammengeführt werden. Daten, die hierzu zuvor von Hand aus diversen Quellen zusammengetragen werden mussten, werden nun automatisch extrahiert und zugeordnet.

Gleiches gilt für die Markenrechnung von Volkswagen Zubehör: Für die Segmentberichterstattung muss die Ergebnisrechnung u.a. nach den entsprechenden Geschäftsfeldern und Marken aufgeschlüsselt werden. Die Zuordnung der jeweiligen Daten – vormals mit einem großen manuellen Aufwand verbunden – läuft heute vollautomatisch ab.

Pflege und Weiterentwicklung beim Kunden

Mit dem neuen BI-Tool können aber nicht nur die Daten aus verschiedenen Modulen einfach zueinander in Verhältnis gesetzt werden – sie lassen sich auch mit wenigen Klicks um externe Quellen ergänzen. Im konkreten Fall sind dies spezifische Fahrzeug-Informationen, wie z.B. darüber, welches Zubehörteil welchem Modell zuzuordnen ist. Diese Zugehörigkeiten, die in Excel gepflegt werden, lassen sich über das neue Tool automatisch an das Berichtswesen anbinden.

Auch gänzlich neue Berichte lassen sich auf Basis der neuen BI-Lösung in kürzester Zeit erstellen: Hierzu werden die gewünschten Daten einfach über eine intuitiv bedienbare Weboberfläche per Drag & Drop zusammengestellt und bei Bedarf grafisch aufbereitet. Aktuell arbeitet die Volkswagen-Tochter verstärkt daran, die Standard-Reports durch optimierte Einzelberichte zu ergänzen. Die eingesparte Zeit – aktuell jeden Monat allein im Controlling drei Manntage, Tendenz steigend – kommt jetzt direkt der Analyse und wertschöpfenden Entscheidungen zugute.

Von der Entwicklungsarbeit können ab sofort auch andere mittelständische Unternehmen profitieren: Infomotion bietet das in Zusammenarbeit mit Volkswagen Zubehör entwickelte Finanzreporting ab sofort auch als "Out-of-the-Box"-Produkt zum einem mittelstandsgerechten Festpreis an.