ROI-basierte Auswahl von ERP-Systemen (I)

06.11.2007

Einer der wesentlichsten Aspekte bei der Einführung eines ERP-Systems ist für viele Unternehmen die Frage nach dem wirtschaftlichen Nutzen. Was bringt die Systemeinführung? Ab wann profitiert das Unternehmen von der Software und wie hoch ist der Return on Investment (ROI)?

Der folgende dreiteilige Beitrag behandelt die Einführung von ERP-Systemen auf Basis des erzielbaren ROI für das Unternehmen. Grundlage dieser Vorgehensweise ist die Verwendung eines Software-Tools zur Bewertung des wirtschaftlichen Nutzens eines ERP-Systems.

Inhalt

Die drei Teile des Fachartikels zur ROI-basierten ERP-Systemeinführung werden wöchentlich im Magazin auf ERPmanger.de erscheinen.

Im ersten Teil des Artikels wird zunächst die grundlegende Vorgehensweise zur Einführung eines ERP-Systems anhand eines Phasenmodells erläutert. Dabei soll die Wirtschaftlichkeitsanalyse in den Einführungsprozess eingeordnet werden.

Im zweiten Teil werden Ansätze zur monetären Bewertung der ERP-Einführung diskutiert und eine Methode zur Quantifizierung des Nutzens vorgestellt.

Im dritten und letzten Teil wird schließlich die Funktionsweise der softwaregestützten Wirtschaftlichkeitsanalyse eines ERP-Systems erläutert. Den methodischen Rahmen bildet dabei ein mehrstufiges Vorgehensmodell, welches bei vertretbarem Aufwand eine fundierte Entscheidungsunterstützung im Vorfeld der Einführung einer ERP-Lösung bietet.

Einführung

Von der stark kostenintensiven und ressourcenbindenden Einführung eines Enterprise Resource Planning Systems versprechen sich die Unternehmen insgesamt positive Auswirkungen auf ihre Effizienz, Kostenstruktur und Marktposition [1]. Für Unternehmen stellt sich vor der Auswahl die Frage, ob die angestrebten Ziele tatsächlich erreicht werden können und die IT Investition einen erhöhten Beitrag zur Erreichung der übergeordneten Unternehmensziele leistet. Hierbei stehen die mit der Investition verbundenen Zielkriterien, wie

die angestrebte Beschleunigung und Vereinfachung von Geschäftsprozessen
eine insgesamt verbesserten Informationsversorgung sowie
die erhöhte Prozess- und Datenintegration

der notwendigen Quantifizierung des Nutzens der ERP-Investition gegenüber [2][3]. Die Messung des Nutzens der IT Investition gestaltet sich jedoch für Unternehmen verhältnismäßig schwierig [4].

Das Phasenmodell zur ERP-Systemauswahl

Vorgehensmodelle bilden die Wirklichkeit mit ihren für den Sachverhalt wesentlichen Größen, Abhängigkeiten und Vorgängen vereinfacht ab. Dies umfasst sowohl Informationen über die zeitliche und logische Reihenfolge der Aufgaben sowie Angaben zu den Zielen einzelner Aktivitäten und den dabei anzuwendenden Methoden. Der Unterschied zwischen einem Vorgehens- und einem Phasenmodell besteht darin, dass im Phasenmodell Abschnittsgrenzen definiert werden, an denen ein bedeutsamer Wandel im Charakter der Aufgabe stattfindet [5].

Das Phasenmodell zur ERP-Systemauswahl ist in Abb. 1 dargestellt:

Abb. 1

Die Phasen des Modells:

1. Zieldefinition: Eine formale Zieldefinition ist für den Auswahlprozess und das Projektcontrolling unerlässlich. Dabei sollten die Ausgangssituation, die angestrebten organisatorischen und technischen Verbesserungen sowie die Wettbewerbsposition, der Zieltermin und das voraussichtliche Budget dargestellt werden.

2. Prozessanalyse: In dieser Phase soll ermittelt werden, welche Ist-Prozesse den größten Verbesserungsbedarf haben. Dazu werden der Ist-Zustand erhoben, Potenziale ermittelt (z.B. technisch und organisatorisch), Vorschläge abgeleitet und abschließend dokumentiert. Der Aufwand der Prozessanalyse ist skalierbar und hängt vom Untersuchungsziel ab.

3. Anforderungsspezifikation: Im Vordergrund dieser Phase steht die Frage, welche Funktionen des neuen Systems einen wirtschaftlichen Mehrwert erzielen können. Dabei kommt es nicht auf die Quantität der zu spezifizierenden Anforderungen an, vielmehr sollten diese auf den Wertbeitrag der IT-Lösung ausgerichtet sein. Die Anforderungs-spezifikation bildet die Basis für eine erste Grobauswahl potenzieller Neusysteme.

4. Marktübersicht: Nach Abschluss und Verabschiedung der Spezifikationsphase ist es erforderlich, Anbieter von Standardsoftware für einen Vergleich des Funktions- und Leistungsumfangs auszuwählen. Dies kann z.B. über Fachzeitschriften, Bücher, Messebesuche, Internet oder Produktübersichten externer Dienstleister erfolgen.

5. Screening / Anbieterbefragung: Ziel dieser Phase ist es, aus einer Gruppe ausgewählter Anbieter eine verbleibende Restgruppe von ca. drei Systemen zu selektieren und deren Leistungsspektrum zu prüfen.

6. Anbieterpräsentation: Der Kerngedanke der Anbieterpräsentation besteht darin, die Anbieter mit unternehmensspezifischen Stammdaten und Prozessen zu konfrontieren.

7. Endauswahl / Entscheidung: Auf Basis der Ergebnisse der Anbieterpräsentation und des Angebotes kann eine Entscheidung getroffen werden.