Schnelltest zur Analyse von Outsourcing-Risiken

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Zwar haben sich die Unternehmen in den letzten Jahren verstärkt um die Optimierung ihrer IT-Prozesse gekümmert und dabei zunehmend das Regelwerk ITIL eingesetzt. Dabei wurde aber vielfach die wachsende Auslagerung von IT-Funktionen mit ihren Prozessen zu den Dienstleistern außer Acht gelassen. Nach den Erkenntnissen einer aktuellen Studie der Unternehmensberatung exagon kennzeichnen sich jedoch die Schnittstellen zwischen Anwender und Provider als sehr erfolgskritischer Faktor des Outsourcings.

Denn in der Praxis fehlt es häufig an definierten Prozessen für die Schnittstellen zu externen IT-Partnern. Lediglich in 11 Prozent der befragten Unternehmen sind sie differenziert beschrieben, in drei Vierteln der Fälle sind sie nur allgemein oder uneinheitlich definiert. Jeder siebte Anwender hat bisher sogar ganz darauf verzichtet, sich den Abläufen von außen nach innen zu widmen. Auch eine gesamtheitliche Verantwortung für die Schnittstellen zwischen externen und internen IT-Prozessen ist eine Ausnahme.

Doch eine derart unklare Situation des Outsourcing-Management birgt erhebliche Risiken in sich, da der externe Leistungsbezug mangels ausreichender Transparenz nicht effizient gesteuert und auch nicht widerspruchsfrei in die internen IT-Prozesse übernommen werden kann. Als Konsequenz können erhebliche wirtschaftliche Nachteile entstehen, weil dem Unternehmen nicht klar ist, welche Outsourcing-Leistungen in welchem Umfang es überhaupt bezieht und ob zusätzlich berechnete Leistungen nicht bereits Bestandteil des generellen Vertrages sind.

Insofern müssen die Unternehmen ein deutlich größeres Augenmerk als bisher darauf legen, auf der Prozessebene das Zusammenspiel mit ihren Servicepartnern zu optimieren. Denn dort zeigen sich letztendlich die Nutzenvorteile respektive die Savings eines Sourcing-Deals. exagon hat deshalb einen Schnelltest entwickelt, mit dem IT-Verantwortliche anhand von Fragen zu zehn erfolgskritischen Aspekten ein tendenzielles Risikoprofil der Outsourcing-Prozesse ermitteln können:

1. Prozessorientierte Leistungsvereinbarungen: Sind die Outsourcing-Verträge mit dem/den externen IT-Providern explizit prozessorientiert ausgerichtet, damit sich die ausgelagerten IT-Services nahtlos in die eigenen Geschäftsprozesse integrieren?
2. Gestaltung der IT-Prozesse: Sind alle relevanten IT-Prozesse an den Schnittstellen zwischen Anwender und den Dienstleistern standardisiert
3. Standardisierungsregeln: Beruht die Standardisierung der IT-Prozesse auf unternehmensweit verbindlichen Regeln, damit sie auch bei Änderungen in den Leistungsvereinbarungen Anwendung findet?
4. Vereinheitlichte Leistungsvereinbarungen: Sind die Verträge über alle verschiedenen Outsourcing-Leistungen und Provider hinweg konzeptionell aufeinander abgestimmt und befinden sich personell in einer Gesamtverantwortung?
5. Übersichtlichkeit der Prozesse: Besteht eine durchgängig hohe Leistungstransparenz der gesamten IT-Prozesse und für alle Outsourcing-Partner?
6. Leistungsbewertung: Wird ein kontinuierliches Monitoring mit Dokumentation der Leistungsprozesse in quantitativer (Kosten) wie qualitativer (Leistungsqualität) Hinsicht durchgeführt?
7. Einheitliche externe SLAs: Sind die mit den gesamten IT-Providern vereinbarten Service Level Agreements konsequent aufeinander abgestimmt?
8. Gesamtheitliches Contract-Management: Besteht ein systematischer Abgleich zwischen den externen und internen Contracts und werden die Auswirkungen von Modifikationen oder Ergänzungen bei einzelnen Services über den Lifecycle dynamisch in den anderen jeweiligen Contracts berücksichtigt?
9. Optimierungsmanagement: Lassen sich anhand transparenter und vergleichsweise einfacher Analysen, beruhend auf der Leistungsbewertung, Potenziale zur Leistungs- und Kostenoptimierung in den bestehenden Sourcing-Vereinbarungen freisetzen?
10. Flexibilität der Sourcing-Strategien: Lassen sich Provider-Wechsel und andere Änderungen aufgrund der transparenten Bedingungen und standardisierten Prozesse störungsfrei realisieren?