Spektrum der Intranets: Content Branding, Wiki-Intranet und Portal Roadmap
Die siebte und achte Episode der Online-Konferenz "Intranets Live" nahm ein breites Spektrum an Themen rund um die Wirtschaftlichkeit und Technologie von Intranets unter die Lupe. Mit Beiträgen von BT, Capital One, Philips, Razorfish und anderen internationalen Unternehmen wurden wertvolle Einblicke und Lösungsansätze in typische Intranet-Problembereiche gewährt.
Stephan Schillerwein war wieder Teilnehmer der Veranstaltungen und fasst die Höhepunkte des Programms kurz zusammen (alle Screenshots wurden "live" aufgenommen).
Die Informationsflut durch Content Branding zähmen
Die Orientierung in großen Informationsbeständen, wie sie in Intranets typischerweise anzutreffen sind, stellt ein Hauptproblem für die meisten Benutzer dar. Da Optimierungen an Suche und Informationsarchitektur alleine dieses Problem häufig nicht zufriedenstellend lösen können, sind zusätzliche kreative Lösungen gefragt.
Im Intranet des Beratungsunternehmens Arup wird zu diesem Zweck jeder Inhalt auf Basis seiner Zugehörigkeit zu einer Themenkategorie "gebranded".
Farben und Symbole, die zum Branding des Contents verwendet werden
Über einen prominenten Balken in der entsprechenden Symbolfarbe und durch Anpassung des Farbschemas an den jeweiligen Bereich wird die Zugehörigkeit jedes Inhalts zu seiner entsprechenden Content-Kategorie sofort sicht- und spürbar:
Ein Content aus dem Bereich "Essentials"
Ein Content aus dem Bereich "Networks"
Doch nicht nur beim Navigieren steht diese optische Orientierungshilfe jederzeit zur Verfügung, auch die Suchresultate sind entsprechend gebranded. Die Symbole neben den Suchergebnissen liefern dem Benutzer wertvollen Kontext zum jeweiligen Treffer und erleichtern so die Beurteilung, ob das entsprechende Ergebnis dem gesuchten Inhalt entspricht oder nicht.
Weiterhin ist auch eine Einschränkung nach Content-Bereichen möglich, sodass bspw. nur Treffer aus dem Bereich "Networks" angezeigt werden können, wodurch sich die Gesamtzahl der Ergebnisse deutlich einschränkt.
"Gebrandete" Suchergebnisse im Intranet von Arup
Ein Intranet wie Wikipedia
Die nächste Live-Tour führte die Teilnehmer in das Intranet von Razorfish, das zur raren Spezies der reinen "Web 2.0 Intranets" gezählt werden darf.
Optik und Aufbau erinnern stark an Wikipedia. Dies ist von den Machern bewusst so gestaltet. Denn obwohl Razorfish als Branding- und Design-Agentur mühelos ein großartiges Intranet-Design hätte entwerfen können, sollten im Intranet die Funktionalitäten und Inhalte im Vordergrund stehen.
Homepage des Intranets von Razorfish im Wiki-Style
Ein zweites – ebenfalls eher ungewöhnliches – Grundprinzip dieses Intranets ist die Integration von externen Diensten, wie flickr , del.icio.us und digg . Dahinter steht die Überlegung, dass die Mitarbeiter sowieso bereits rege Nutzer dieser Web-Dienste sind und das Anbieten vergleichbarer interner Funktionen bspw. zum Social Bookmarking deswegen nur auf wenig Akzeptanz stoßen und für die Mitarbeiter nur zu mehrfachem Pflegeaufwand führen würden.
Diskrepanzen zwischen geschätztem und realem Wert des Intranets
Im nächsten Thema ging es um den finanziellen Wertbeitrag von Intranets. Die Teilnehmer wurden zunächst gebeten, den Wert ihres eigenen Intranets zu schätzen. 71% der Beteiligten taxierten ihr Intranet dabei auf weniger als 5 Millionen britische Pfund, 21% sogar auf unter 500.000. Am Beispiel des Telekommunikationskonzerns BT wurde demonstriert, das der tatsächliche Wert in der Praxis jedoch bedeutend höher sein kann. BT hat kürzlich als erstes Unternehmen eine detailierte wirtschaftliche Untersuchung ihres Intranets, den sogenannten "Intranet Financial Value Benchmark (IFVB)", durchgeführt.
Im Gegensatz zu anderen Bewertungsansätzen, bei denen meist die theoretische Ersparnis von Arbeitszeit pauschal in Kostensenkungen umgerechnet werden, basiert der IFVB auf einem von betrieblichen Bewertungsgrundsätzen geleiteten Modell, das Kostensenkungen, Mehreinnahmen und Prozessverkürzungen detailiert erfasst und konservativ umrechnet.
Der Wert des Intranets BT beläuft sich nach dieser Methodik auf mehrere hundert Millionen Pfund. Zusätzlich konnten noch unausgeschöpfte Potentiale in einer ähnlichen Größenordnung nachgewiesen werden.
Es bleibt zu hoffen, dass diese bahnbrechende Untersuchung den Weg zu einer völlig neuen Sicht der Unternehmen auf ihre Intranets und deren Beitrag zum Unternehmenserfolg ebnet.
Als konkretes Beispiel, wie ein Intranet nicht nur zu Produktivitätssteigerungen und Kosteneinsparungen führen kann, sondern auch zu direkten Mehreinnahmen für das Unternehmen führen kann, wurde die im BT Intranet rege genutzte Schaltung von externen Werbebannern demonstriert.
Bezahlte Werbung führt im BT Intranet zu nicht unwesentlichen Einnahmen, die sich ebenfalls positiv auf die Kosten-Nutzen-Ratio des Intranets auswirken
Dashboard-Homepage und Clustering der Suchresultate
Ein weiterer aussergewöhnlicher Intranet-Ansatz konnte in der diesmonatigen Episode von Intranets Live am Fallbeispiel des Suchmaschinen-Herstellers Vivisimo begutachtet werden. Die dortige Intranet Homepage besteht lediglich aus einer Suchbox und drei Dashboard-Portlets, die über den Nutzungsstatus der Social Media Funktionen des Intranets informieren.
Einstiegsseite in das Search-orientierte Intranet von Vivisimo
Das Intranet ist vollständig um die Suche als zentrales Steuerungsinstrument herum aufgebaut, sogar noch stärker als das im Intranet von Google der Fall ist (vgl. Review der Episode 6 ). Dabei sticht die dynamische Kategorisierung der Suchergebnisse ins Auge: die Treffer werden automatisch und ohne spezielle Vorbereitung des Contents zu logischen Themengruppen zusammengefasst ("Clustering"). Dadurch ist – ähnlich wie beim oben beschriebenen Content Branding – jeweils eine deutliche Einschränkung der Suchergebnisse möglich.
Automatisch generierte Themenzuordnung der Suchergebnisse
Reduktion der in Frage kommenden Treffer durch Auswahl eines Themen-Clusters
Das Clustering ist auch auf die Personensuche anwendbar. Hierbei bilden sich vor allem Themenzuordnungen zu Fachkenntnissen, Berufserfahrung oder Bildungsabschlüssen heraus.
Selbstverständlich ist diese automatisch generierte Zuordnung zu Themen nicht 100% korrekt und kann auch unsinnig erscheinende Ergebnisse produzieren. Im Vergleich zu der ebenfalls problematischen redaktionellen Zuordnung von Metadaten (z.B. Schlüsselwörter), stellt diese Technologie aber auf jeden Fall eine interessante und evaluierenswerte Alternative zur Optimierung der Auffindbarkeit von Inhalten und Personen dar.
Der Blick nach vorne: die Roadmap
Die Roadmap, ein Begriff, der auch in Intranet-Kreisen immer häufiger zu hören ist. Er wird in der Regel als Synonym für eine Strategie aber auch für einen Projektplan verwendet. In der Praxis führt das meistens zu einer Mischung aus beiden Ansätzen, die weniger formell und detaillierter als eine Strategie ist, jedoch einen längeren Horizont als eine Projektplanung aufweist.
So auch bei Capital One, einem Fortune 500 Unternehmen, das Financial Services anbietet. Dort wurde letztes Jahr der Bedarf für eine Intranet Portal Roadmap identifiziert. Diese sollte die bisher eher spontan verlaufende Weiterentwicklung auf eine feste Planungs- und Zielbasis für die nächsten 3 Jahre stellen. In einem kleinen, sehr engagierten Team, das direkt vom Top-Management unterstützt wurde, fand die Ausarbeitung statt.
Im Fokus der Roadmap standen technologische Entscheidungen, die den Weg zur Collaborations-Plattform der Zukunft ebnen sollten. Die drei wichtigsten Bedürfnisse waren dabei die Sicherstellung der folgenden Punkte:
- Überlappende Technologien im Bereich Collaboration zusammenführen
- Frühe Involvierung der Stakeholder ermöglichen
- Eine Basis für die kontinuierliche Weiterentwicklung und Budgetverfügbarkeit schaffen
Die Definition der Intranet Services sowie die Identifikation bestehender Lücken und Maßnahmen zu deren Behebung, waren weitere Bestandteile der Roadmap.
Herausgekommen ist eine "Roadmap zum Anfassen", die es den Intranet Verantwortlichen bei Capital One erleichtert, die Ziele des Intranets und den Weg dorthin aufzuzeigen. Auch die laufende Priorisierung der Entwicklungen und die Identifikation von Problembereichen wurden durch die Roadmap vereinfacht.
Als entscheidend für die erfolgreiche Ausarbeitung der Roadmap wurden den Zuhörern abschließend folgende Tipps mit auf den Weg gegeben:
- Kleines, kompetentes Arbeitsteam, dass sich ständig abstimmt (bei Capital One traf sich das Team während zwei Monaten vier mal pro Woche)
- Möglichst viele Kontakte im Unternehmen knüpfen und pflegen, um ein hohes Bewusstsein und Akzeptanz für das Thema zu schaffen
- Nicht vom Ist-Zustand und bekannten Barrieren lenken lassen, sondern von dem ausgehen, was das Unternehmen wirklich weiterbringt
Die nächste Episode: British Airways und Adidas
Am 07. Juli findet die nächste Episode von Intranets Live statt. Diesmal mit zwei neuen Live-Touren durch die Intranets von BA und Adidas. Für erstmalige Teilnehmer stehen erneut kostenfreie Gästekarten unter <a href="http://www.intranetslive.com" target="_blank">www.intranetlive.com<a> zur Verfügung.
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