Strategien in wirtschaftlich schlechten Zeiten: Personalfreisetzung oder Effizienz im Personalwesen

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Automatisierte Recruitingverfahren, Management per Kennzahlen, Mitarbeiter-Portale, elektronische Leistungsanalysen und digitale Personalakten: Die Modernisierung der Personalarbeit geht ungebremst weiter und wird durch immer neue Software- und Dienstleistungsangebote unterstützt.

Mit ihrer aktuellen SoftTrend Studie "257 – Human Resources Software" bietet SoftSelect GmbH eine fundierte Entscheidungshilfe und zeigt aktuelle Trends im Personalwesen auf.</b>

Nicht zuletzt die Auswirkungen der Globalisierung und des anhaltend hohen Wettbewerbsdrucks in nahezu allen Branchen des deutschen Mittelstands haben in vielen Unternehmen eine notwendige und kritische Analyse der gesamten Organisations- und IT-Infrastruktur ausgelöst.

Abdeckungsgrad einzelner Funktionsbereiche

Gerade im Personalwesen herrscht nach wie vor hohes Interesse an Lösungen, die einerseits Kosten senken und andererseits die Produktivität des Mitarbeiterpools steigern sowie verborgene Leistungspotenziale aktivieren. Waren es früher vermehrt größere Unternehmen, die mit HR-Instrumenten den Verwaltungsaufwand und Prozesskosten reduzierten, sind es heute eben auch die kleineren und mittleren Betriebe, die unter dem Zwang stehen, weite Teile ihrer naturgemäß mit wenigen Ressourcen ausgestattete Personalabteilung durch effiziente Organisationsabläufe und IT-Systeme zu unterstützen.

Aber es sind nicht mehr nur die rein administrativen Themen, wie etwa die gesetzeskonforme Abrechnung der Löhne und Gehälter, die heute bei der HR-Systemauswahl im Vordergrund stehen. Nachdem wichtige Abläufe wie Bewerbersuche und Auswahlprozess automatisiert und vielfach auch ausgelagert wurden, stehen aktuell die qualitative Ressourcenplanung, die Digitalisierung der Personaldaten und Automatismen bei administrativen Aufgabenfeldern an.

Controllingtools erleichtern zudem das Personalmanagement über Kennzahlensteuerung und machen z.B. drohende Engpässe in der Stellenplanung oder die Rentabilität der Mitarbeiter sichtbar. Features wie Qualifikationsprofile, Urlaubs- und Krankheitsstatistiken, Personalentwicklungsanalysen oder Plan-/Ist-Vergleiche erleichtern und optimieren die Stellen- und Personaleinsatzplanung nachhaltig.

In den letzten Jahren war eine deutliche Entwicklung zu spüren, dass insbesondere analytische Komponenten in den Fokus der Entscheider rücken, die die Forderung einer engeren Verzahnung der einzelnen Bereiche ERP, HR, CRM, Controlling, Business Intelligence, Produktion und Rechnungswesen innerhalb einer Applikationsfamilie betonen. Eine tiefe Integration soll zudem die proaktive Gestaltung von kaufmännisch relevanten Prozessen und nicht nur eine reaktive Aufarbeitung von Datenmaterial ermöglichen.

Allerdings bieten viele der untersuchten Systeme nicht den Integrationsgrad, wie er aktuell für das Personalwesen möglich und wünschenswert wäre. Lediglich Kerndisziplinen - etwa die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Zeitwirtschaft - haben sich mittlerweile durchgesetzt und stehen dem Anwender in größerem Umfang zur Verfügung. Themen wie beispielsweise das Angebot eines Mitabeiterportals (59,8 %), Unterstützungs-Tools für das Personalkostenmanagement (40,2 %) oder auch E-Learning-Funktionen wie Internet Based Training (11,5 %) bilden noch die Ausnahme im Lösungsangebot der Hersteller.

Insbesondere bei der realitätsnahen Abbildung weicher Faktoren, beispielsweise bei der Bewertung von Arbeitnehmern bzw. Bewerbern (wie Persönlichkeit von Arbeitnehmern, Zukunftspotenzial, Motivations- und Lernfähigkeit oder Kreativität), stoßen Systeme auch heute noch oftmals an ihre Grenzen.

Personal-Controlling als Prognose-Instrument zur Entscheidungsunterstützung

Die Gespräche und Umfragen von SoftSelect im ersten Halbjahr 2008 zum Thema "Effizienz im Personalwesen" haben im Jahresvergleich gezeigt, dass das Interesse an Controlling-Tools in der Personalwirtschaft mittelständischer Betriebe zugenommen hat. Denn der Einsatz von Personal-Controlling Systemen dient nicht nur einer rückblickenden Betrachtung oder bestenfalls einer monatsaktuellen Personalstatistik. Vielmehr versprechen sich Anwender Entscheidungsgrundlagen für die betriebliche Personal- und Kostenplanung.

Personalkosten wurden z.B. in vielen Unternehmen nicht richtig geplant, sondern lediglich vergangenheitsbezogen erfasst. Möglichkeiten zur Budgetierung, Simulation und für Plan-/ Ist-Vergleiche fehlten oft gänzlich oder wurden nicht genutzt.

Heutige Instrumente des Personal-Controllings erlauben aber auch eine Zukunftsbetrachtung mit Hilfe von Vorausschau- und Prognosedaten. Sie erleichtern und ermöglichen so Entscheidungen mit Zukunftsperspektive. Neben der Ressourcensteuerung – im Einklang mit unternehmens- und finanzpolitischen Zielen – können Unternehmen mit dem Personal-Controlling eine Optimierung der Personalstruktur, ­bezogen auf Alter, Qualifikation, Soft Skills etc. sowie eine Effizienzsteigerung durch Benchmarking erreichen.

Schaut man sich jedoch das Angebot der Hersteller an, werden die Instrumente des Personal-Controlling nur von etwa 49,4 % der untersuchten Lösungen abgedeckt. Un dies auch teilweise nur eingeschränkt, da die Abbildung qualitativer Kennzahlen wiederum bei etwa 42 % der betrachteten Personal-Controlling-Systeme nur sehr bedingt möglich ist.

Marktrelevante Anbieter von stand-alone-Produkten für das Personalwesen (z.B. DATEV, eGECKO von CSS, LOGA der Personal & Informatik AG, tisoware Zeitwirtschaft, ATOSS der ATOSS Software AG, HR Manager der w&r informationssysteme AG (VEDA-Gruppe), S+P Personallösungen, PROVIA der VRG PersonalDienste GmbH, HRworks etc.) stehen sich leistungsfähigen HR-Modulen innerhalb der ERP-Suiten von Firmen wie beispielsweise SAP, ALPHA Business Solutions (proALPHA), Oracle, Microsoft (Dynamics NAV und AX), IFS, Ramco, e.bootis, Demand Software Solutions, Exact, etc. gegenüber. Bei den HR-Modulen der großen ERP-Suiten handelt es sich nicht immer um Eigenentwicklungen, sondern teilweise um integrierte Partnerlösungen, die ihrerseits wiederum von den stand-alone-Anbietern kommen.

In der Vergangenheit waren es vornehmlich die Big Player der Branche, die mit ihren jeweiligen HR-Suites Modulkombinationen anboten, die sämtliche Stufen des HR-Prozesses vollständig abbilden. Obwohl es heute noch eine Reihe von Herstellern gibt, die lediglich einen Bereich (z.B. Personalabrechnung) abdecken, wachsen die am Markt anzutreffenden Systemsichten immer weiter zusammen. Noch vor wenigen Jahren gab es eine konsequente Trennung zwischen administrativen (z.B. Personalabrechnung und -verwaltung) und dispositiven Funktionsschwerpunkten (Personalplanung und -entwicklung etc.). Das bedeutet konkret, dass viele Anbieter z.B. das Funktionsspektrum ihrer Payroll-Systeme um HR-Management-Komponenten ergänzt haben und somit dem Mittelstand attraktive Lösungsperspektiven bieten.

Fazit

Die SoftSelect Befragungen machen deutlich, dass die Bedeutung des IT-Instrumentariums im HR-Bereich mittelständischer Unternehmen stetig zunimmt. Eine flexible und automatisierte Entgeltabrechnung mit weitreichenden Simulations-, Voraus- und Rückrechnungsmöglichkeiten, ein Bewerber-Management, Personalentwicklungs- und Weiterbildungsfunktionen oder ein Personalkosten-Controlling werden mehr und mehr nachgefragt. Die Tools müssen dabei einfach bedienbar sein, wenig Anforderungen an die IT-Infrastruktur stellen und ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis aufweisen.